貸し会議室の利用でよくあるお悩みの解決策8選

2016年 12月 01日

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「貸し会議室って便利そう!利用してみよう!」


そう思ってはみるものの、実際に利用するにあたり色々な悩みが頭に浮かんできて、結局のところ貸し会議室の利用には至らないというケースが少なからず見受けられます。


そこで今回は、貸し会議室を利用するにあたってありがちな「お悩み」を解決する方法を紹介したいと思います。


よく耳にするお悩みばかりを集めましたので、貸し会議室の利用になかなか踏み切れないあなたの参考になるかもしれません。


【お悩み1】会議の打ち上げもしたいけど移動が大変そう......



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<解決策>お弁当やケータリングを依頼できる貸し会議室を利用しよう!


会議をしたあとに打ち上げをしたいと思っても、別の場所を手配しておいて移動するというのは若干面倒な気がしますよね。
だからといって、会議室で打ち上げをするために、飲み物や食べ物の買い出しを自社の従業員が行うのもたいへんな手間になってしまいます。


しかし、貸し会議室の中には、お弁当やケータリングを依頼できる貸し会議室があります。
食事の内容は、幕の内弁当・オードブルが乗った大皿・お寿司など多岐にわたります。配達時間も昼の時間帯だけではなく午前から午後に至るまで幅広く設定されており、配達個数も数個から可能という貸し会議室もあります。


【お悩み2】貸し会議室のどの部屋を使うべきか迷って決められない



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<解決策>使用目的を伝えて貸し会議室側に相談しよう!


悩んで選びきれないのであれば、候補になりそうな貸し会議室を2~3ピックアップし、電話やメールで相談をしてみましょう。貸し会議室側は利用目的や予算感が分かれば、部屋の広さや設備を中心に考慮し、「このような会議室はいかがでしょうか?」と提案してくれます。


そして、いくつか問い合わせをして提案してもらった貸し会議室の中から選んでみましょう。予算や施設の充実度はもちろん、事前に電話やメールでやりとりをしているわけですから、貸し会議室側の対応について自分たちに合う・合わないといった判断もしやすいため、今までのように迷うことなく「この貸し会議室であれば満足して使えそうだ」と判断できるはずです。


【お悩み3】貸し会議室ってビジネスではなく、趣味の集まりでも使っていいの?



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<解決策>もちろんOK!貸し会議室の強みを最大限に活用しよう!


貸し会議室というとビジネス利用のことばかり考えてしまいがちですが、趣味の集まりのために貸し会議室を使うということも、もちろん可能です。
特に、貸し会議室の強みのひとつである高品質の設備は、ビジネス以外で貸し会議室を使いたいと思っている人には魅力的です。


たとえば、参加者それぞれが撮影した映像・写真などの鑑賞会を貸し会議室で開催してみると、自宅で揃えるには金額が高すぎるスクリーン・プロジェクター・スピーカーを利用できるので、今までとは違った発見ができそうです。


【お悩み4】プロジェクターなどの設備と、自分のPCとの相性が気になる......



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<解決策>ぜひ下見に行って確かめてみましょう!


「会議室を借りたものの、当日になって機材同士の相性が悪いことが発覚して、リカバリーするために参加者を待たせた」といった経験をしたことがある人、いるのではないでしょうか。
また、このような出来事があったばかりに、貸し会議室の利用を止めてしまった人もいるかもしれません。


機材同士の相性が心配であるならば、ぜひ貸し会議室の下見をしてみましょう。貸し会議室のほとんどは下見が可能です。電話やメールで下見ができる時間帯を問い合わせ、実際に当日使うノートPCを持っていって確かめてみましょう。


ちなみに、貸し会議室を予約していなくても下見に行くことは可能です。下見をした上で貸し会議室を借りるかどうか、どの貸し会議室を借りるかを決めるという方法もあります。


【お悩み5】大量の配布資料を会場に持っていくのが大変......



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<解決策>配布資料を持って行かなくても大丈夫なサービスがある!


貸し会議室の中には、本格的なコピー機を完備しているところもあります。このような場合、USBメモリに必要なデータを入れて貸し会議室に持っていけば、実費のみで印刷できます。

ただし、印刷できるのはPDFデータのみなど、印刷対応可のデータ形式に制限がある場合がありますので、事前に貸し会議室側に確認をしてみてください。


また、荷物の事前預かりサービスを実施している貸し会議室もあります。
預かってもらえる期間が決まっていたり、サービス自体に別途費用がかかったりといった、何かしらの制限がある可能性はありますが、貸し会議室を利用する当日に大汗をかきながら配布資料を持参するという手間は削減できます。


【お悩み6】会議当日、筆記用具を忘れてしまった!



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<解決策>売店のある貸し会議室もあります!


貸し会議室の中には、筆記用具をはじめ会議でよく使う資材を扱っている売店を併設しているところがあります。このような貸し会議室であれば、「あれがない!」「これが足りない!」という事態になったとしても冷静に対処できそうです。


また、貸し会議室を選ぶ際に、近くにコンビニエンスストアがある貸し会議室を選んでおくと便利です。会議に使いそうな資材はもちろん、電池やケーブルといった忘れがちな機材備品をはじめ、飲み物や軽食の調達がスムーズにできます。


なお、貸し会議室の中には提携先から取り寄せたお弁当・ケータリング以外の飲食について、持ち込み禁止としている貸し会議室もありますので、事前に利用規約をしっかり確認しておきましょう。


【お悩み7】数日間にわたる研修を行うので、宿泊施設の手配も考えなきゃいけなくて大変



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<解決策>近くのホテル・旅館と提携している貸し会議室がある!


最近は新人研修や管理職研修をはじめ、数日にわたって開催されるような研修の場として貸し会議室を利用するケースが増えてきています。貸し会議室側もこのような利用者のニーズを考慮し、貸し会議室から移動しやすい場所にある旅館やホテルとの提携が加速化しています。


旅館・ホテルとの提携を既にホームページで明示している貸し会議室もあれば、電話やメールで問い合わせをすると提携先の旅館・ホテルを教えてくれるケースもあります。

貸し会議室に加え宿泊先の手配も必要な場合は、予約の際に問い合わせてみてください。


【お悩み8】会社説明会や内定式などを自分たちで運営するのは大変......



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<解決策>イベント業者と提携している貸し会議室が増えてきている!


会社説明会や内定式など、会社の大規模な行事の運営を自社の社員だけでまかなうのは大変ですよね。そこで最近は、そういった行事の企画・運営をサポートしてくれるイベント業者と提携をしている貸し会議室も増えています。


これまで自分たちでやってきた会社説明会や内定式といったイベントも、一度プロに任せてみれば、翌年以降から自分たちでも真似できるようなアイデアや、運営のヒントを得られる可能性もあるでしょう。


以上、8つのお悩みに対して解決策をご紹介いたしました。
どのお悩みも、昨今の貸し会議室であれば柔軟に対応できるものばかりです。分からなかったり悩んだりしていることがあるなら、まずは気軽に貸し会議室に相談してみましょう。きっと今まで以上に、貸し会議室を使いたいという想いが湧いてくることでしょう。