新人のあなたが会議を有意義にするためにできる8つのこと

2017年 01月 10日

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新社会人となったあなたは、会社から見たらまっさらな「新人」です。

そして会議というものは、新人にもベテラン社員にも関係なく、これからのあなたの会社人生において逃げることのできないイベントです。


今回は新人のあなたが、会議というものに先入観や違和感なく取り組んでいけるような、8つの方法をご紹介いたしましょう。

これであなたは、いち早くその会社に打ち解けていくことができるでしょう。


会議に参加する前に最低限、抑えておきたいポイント


新人にとっては、会議とはどういうものでどういった準備を行えばいいのか、全く見当がつかないかもしれませんね。まず、会議に臨む前に最低限、抑えておくポイントを紹介いたします。


(1)会議の日時・予定時間の把握


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社会人が行動を起こすためには、5W1Hの法則で動くべき――ということを聞いたことがあるのではないでしょうか?

「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「いつまでに」「どのようにして」ですね。


まずは会議が何月何日の何時から行われるのか、このことを知っておくことが必要ですね。

新人が大切な会議の初日に遅刻するような致命的なミスがあっては、後々まであなたの足を引っ張ってしまうかも分かりませんからね。


(2)場所の把握


次に大事なのが場所です。

その会社に会議室が1か所しかないのであれば問題はないでしょう。しかし、大きな会社になると第一会議室とか第二会議室、営業用の会議室といった具合に細分化されていることもあり得ます。


会議の場所を間違えて遅刻してしまったら言い訳は通用しません。社会人のモラルとして「どこで」という意識は常に持っていましょう。


エッサム神田ホールで会議の予定がある方は、アクセスを事前に確認しておきましょう。


(3)参加者の把握


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その会議にどのようなメンバーが集うのか、事前に知っているのといないのとでは、会議の進行に大きな違いを発生させる可能性があります。


通常は、自分の配属部署の上長や責任者は参加しているでしょう。最も気を付けたいところはその会社のトップの参加、いわゆる社長ですね。社長が参加する会議に新人が同席するということは、自己紹介など、発言しなければならない状況が生まれるということです。


会議に事前準備は欠かせません。参加者の把握は会議を円滑に乗り切るための必須事項なのです。


素敵な会議にしたいなら、押さえておきたい5つのポイント


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では、一歩踏み込んで、新人さんでも素敵な会議だったなと思えて、かつ周りの人達から一目置かれる存在に見てもらえるような、会議の臨み方を紹介いたしましょう。


【ポイント1】率先して準備を手伝う


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新人さんにとっての初めての会議。いきなり並み居る強者の先輩社員と肩を並べるような発言や言動は、とてもできないことでしょう。

そこで新人がやっておきたいことは、さまざまな雑用を率先して行うということです。


資料作り、資料の配布、コピーの応援、会議室の机の配置換え、急な飲み物のなどの買い出し、などなど。これらの用事を意の一番に引き受けるのです。


先輩社員たちにとっても、会議の時間というのは正直なところ苦痛な時間です。企画などを推し進めるだけの打ち合わせなどならいいでしょうが、営業会議のような結果を問われるような会議の場合は生きた心地がしません(勿論、成績優秀な実績を作っていればそんな心配はいりませんが)。


なので、少しでも先輩社員たちの負担を減らす意味でも率先して雑用をこなしましょう。案外、こういった行動は会社の人の目に好意的に捉えてもらえますからね。


【ポイント2】お茶出しをスムーズに


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新入社員にとっては、お茶出しは自分をアピールするいい機会になるに違いありません。長時間の会議で疲れ切った先輩社員のもとへ、きびきびと、かつ笑顔でお茶出しを行えたなら、あなたのポイントは大きく上がることでしょう。


気をつけたいのは、どこの会社でも時間との闘いが大前提であることです。はっきり言って、会議にだらだら時間を使うようなことは極力避けたいと思っています。同様に、お茶出しにもスムーズさが求められてきます。

しかし、ただ早くやればいいというものでもありません。スムーズさの中にはおもてなしの気分も味わえるくらいの気配りも求められたりします。


新人にとっては、どのような些細な行動でも周囲からの評価につながります。たとえお茶出しといえども最大限のあなたの魅力をアピールしましょう。


会議におけるお茶出しの基本を網羅した記事もご用意しておりますので、会議の本番前に学習しておきましょう。


【ポイント3】発言する機会があるものだと心して参加する


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新人が最初に臨む会議の場は、恐らく右も左も分からず、ただ、緊張しながら会議の進行をじっと身をこらして眺めているだけかも分かりません。ただ、会社によっては相手が新人でも容赦なく当ててきて発言を求めるケースもあり得ます。


そんな時に「別に」とか「何もありません」などと言った発言は避けたいものです。場合によっては「君はこの会議に参加しているのに何も感じなかったのか?」といった具合で、上役陣から悪い評価を植え付けられてしまう恐れもあるからです。

たとえ新人でも、一歩、会社に入ってきたならば誰彼関係なく見ていくよ、という表れです。会議の場は、一つも気が抜けないということなのです。


少なくともその会議の主題や論じられている議題の中身について、全てが理解できないまでも自分なりの意見が言えるように頭を整理しておく必要はあるでしょう。

あなたの方が勝手に「新人はお客さん扱いのはず」なんていう固定観念だけは持たないようにしましょうね。

【ポイント4】議事録役を引き受ける


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議事録、その会議で何が話し合われどういうことが決まったか、また出席者や、いつ行われたか、などの記録が議事録と呼ばれるものです。


議事録についてはこちらの記事でも詳しくノウハウを紹介しております。

上司を唸らせる議事録を作ろう!会議中と会議後のマル秘テクニック!


この議事録の作成が、案外、億劫がられます。皆、自分の発言に精一杯でとても議事録の作成に関わっている余裕がないからです。

ならば、議長から議事録の作成を依頼されたら引き受けてみるのも、あなたの株を上げる良い機会になるかもしれません。


新人が議事録作成を行えば、それなりのメリットがあります。

まず、会社の主要な先輩たちの顔と名前を覚える絶好の機会だからです。どんな職場であっても新人さんがまずやらなければいけないことは、先輩社員の顔と名前を一致させることです。


普段はなかなか話しにくい人や距離のある人でも、会議の場なら同じ空間内にいます。丁寧に議事録を作成していけば自ずと人の顔と名前は一致してくるはずです。いち早くあなたはその会社に打ち解けることができるでしょう。これが議事録を作成する最大のメリットです。


それプラス、会社の温度や熱意を肌身で感じることができます。傍観者の立場で会議に参加しているのとでは雲泥の差を感じるでしょう。

こんな貴重な体験をすることができますので、積極的に議事録の作成係を引き受けてみてはいかがでしょうか。


【ポイント5】最初の会議がイマイチでも、ネガティブになりすぎない


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会議の内容には、その会社の規模の大小に関係なく、おおむね共通していることもあります。

それは、時間ばかりだらだらとかけて結局何も決まらないという、ポイントのずれた会議が起こりうるということです。


本来会議という場は、その会社や部の方針を、参加者一同の同意をもって決めていくための場であるはず。

そう、全員が前向きな気持ちになるべき場であるのです。


ところが時として、社長や役員クラスの一方的な意思の伝達だけで終わったり、営業成績が伴わなかった部員をつるし上げるだけの会議になってしまったり......。

方向性がずれてしまうケースも多々、見受けられることがあるかも分かりません。


ただ、新人さんたちはここを、気を付けなければならないのです。

たったの1回、会議の末席に参加しただけで会社の良し悪しを判断しない、ということです。


人間、第一印象での記憶は鮮明で強烈な印象を持ってしまいます。最初の会議がイマイチだと、自分が苦労して入社した会社の実態があんなものだったのか、という思いを拭えない状態に陥るかもしれません。

しかし、どんな会社も似たり寄ったりが現実なのです。どうか、客観的な視点で最初の会議に臨んでくださいね。


自分の会社は実はああだ、こうだ、と批評家まがいの発言を始めてしまったら、ネガティブ思考に傾いてしまっていることを肝に銘じましょう。


まとめ~新人にとっての素敵な会議は気構え次第


新人にとっての会議の臨み方、つかみだけでもお分かりいただけたでしょうか?


会議というものは、会社がある限りなくなることはありません。情報共有と意思の疎通を図るためにはなくすわけにはいかないからです。

会議を素敵なものにできるかどうかは、あなたの心構え次第ですね。否定的な発想で物事を見たらあなたに何のメリットもないのと同じように、会議も前向きな気持ちで臨むことが最も肝要です。


もしあなたが会議をセッティングする立場になったときは、素敵な会議ができるように、貸し会議室を選んでみるのもいいかもしれませんね。場所を変えてみるだけでも、頭が冴えて前向きな気持ちになれますよ。

ぜひ、貸し会議室の一覧をチェックしてみてください。