ダメな会議資料に共通する9つの特徴

2017年 01月 11日

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会議で使用する資料は、参加者全員を納得させる必要がありますよね。それは「読みやすい」という一点に集約されそうです。

では、会議においてどのような資料が「ダメ資料」と認識され、嫌われてしまうのでしょうか?

9つ、ご紹介してまいりましょう。


こんな資料が会議をダメにする!


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よくテレビなどに政治家や行政の会議シーンが映されることがありますが、机の上に置かれている資料の何と分厚いことか。

時間に限りのある私たちの会議において、100ページも200ページもあるような膨大な資料を渡されてしまったら......。果たしてどれだけの参加者が読み込めるのでしょうね。


日本の会議は、ダラダラと長いばかりで肝心なことがその場で決まらない、というパターンが多々うかがえるようです。

では、どのような資料が会議の長時間化を助長しているのでしょうか?

9つ挙げていきましょう。


(1)文字のサイズが小さすぎる


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まず、資料の体裁面から見られます。


最初に挙げたいのが文字のサイズです。

会議にはその会社の幅広い年代層の方が参加されます。その中には視力の良い方もいれば、極度の近眼や遠視などでメガネが離せない方もいらっしゃいます。

では、どちらの方を優先して文字サイズを決めるべきでしょうか?


当然ながら視力の弱い方を基準にするべきですね。

虫眼鏡を使わなければならないくらいの極小サイズの文字では、その資料は3秒で閉じられてしまうでしょう。


(2)書体が統一されていない


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次に気を付けたいのが「書体」の統一です。

たとえば、同じページ内で太字や細字が目まぐるしく登場してきたら、どうでしょう?

また、段落ごとにゴシック体や明朝体、アルカイック文字などが続いたら、読む方はどう思うでしょう。


一般的に会議に使う資料の書体というのは統一するのが大原則でしょう。明朝体を用いれば格調が高い文字であるため読みやすいようです。線が太いゴシック体も親しみがあるようですね。

このようにあくまで読み手の事を最優先に考えて作るのが会議の資料だと思いますよ。


(3)見出しの種類が多すぎる


見出しも資料を読みやすくするための重要なポイントです。

作り手があまりにも資料作りに酔ってしまうと、自分が主張したい部分を大見出しにしたり太字にしたりカギカッコなどの記号を多用したりしたくなります。


しかし、ここも書体と同じで読み手がぱっと見てすぐに分かる文章だと思ってもらえることが最優先事項です。見出しは「大見出し」「中見出し」「小見出し」の3つだけ。それ以外はなるべく省略したほうがスッキリして見やすい資料となるでしょう。


(4)色の種類が多すぎる


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色を使用する場合は多くても3色程度に抑えた方がスッキリとした構成になります。

基本の文字の色は黒。あと赤と青を用途に応じて使い分ける程度で十分ではないかと思います。

今の時代、パソコンで資料作りをするのがほとんどでしょうが、腕に覚えのある人はここぞとばかりに会心の力作を作成しようとしていませんか?


会議の資料作りが主になってしまって肝心の会議の中身がおざなりでは、せっかくの資料も台無しです。

むしろ資料は情報が不足気味でも構わないのです。問題は会議中のプレゼン能力です。資料に一から百まで、全てを網羅する必要はないですからね。

資料に掲載していない部分は、自らのコミュニケーション能力でカバーするようにしたいものです。


(5)一文が長すぎる


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会議用の資料に長文は禁物です。

会議は論文の発表会ではありません。議題に挙げている問題点や解決事項などを、参加者全員の知恵と経験によってクリアーしていくためのものです。

よって、いたずらに長文化された会議資料では、誰も真剣に読んでくれないことでしょう。


会議用の資料の文章は、せいぜい、ワン・センテンスに30字から60字くらいまでに抑えるべきです。伝えたいことが多くある場合は中見出しや小見出しを効率的に使って、なるべく箇条書きにされた文章にするように心がけましょう。


第一、いつ当てられるか分からないのが会議です。長文の文章を真剣に下を向いて読み込んでいたら他の人の発言を聞き逃してしまい、赤っ恥をかく可能性もありますよ。


(6)ページ数の表示がない


ページ数の表示はあまり重要視されないかもしれませんが、緊迫した会議中であったり、ついうとうとしてしまったりした時などはかなり大きな助けになってくれるものです。


また、資料が膨大で分厚い量の場合などは、ページ数表示がないとパニック状態に陥るかも分かりません。会議は時間との戦いです。猛スピードで議事進行していったならば、資料をじっくり眺めている余裕などないでしょうから。おのずと、参加者は議長に指示されたページ数を無条件にめくることになるのです。


(7)データ(数字)でなく、文章だけで説明しようとする


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営業成績の結果を反映させる会議の場合は、資料のほとんどが数字(データ)となることでしょう。そのような会議では文章は必要ありません。出た結果(営業成績)だけに対しての会議となるでしょう。


ただ、会議資料として使うデータは当然のことながら、信憑性のある正しい数字を記載しなければなりません。データが全くのデタラメであったり、嘘ばかり並べた数字であったりしては、会議の体を成さなくなってしまいますからね。


(8)あたりまえの情報ばかり並んでいる


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ダメな会議資料に共通する事柄として、あまりにも世間一般で知れ渡っている情報を、さも貴重な情報であるかのように必要以上に掲載している場合が見受けられます。


時間との勝負である会議の場において、物知り情報的な資料が果たして必要でしょうか?そんな情報は後で、ネットで検索すればあっという間に手に入れることができる安直な情報であるといえるでしょう。まさしく時間と労力の無駄遣いです。


会議の資料は簡単・明快が大前提です。しかし、会議の内容次第ではこういった耳より情報も入れておいても悪くないかもしれません。そんな場合は、この会議に出席したからこそ手に入れることができた情報を掲載するように心を砕くといいですね。


会議の参加者にとって有意義で実のある情報ならば、資料の作り手に対する評価も一変するかもしれません。殺伐とした会議の雰囲気を一瞬でも和らげてくれることもあるでしょう。

こういったところにあなたのセンスを発揮するチャンスが転がっているのかもしれませんね。


(9)余白がない


会議資料の隅から隅まで、文字や数字がビッシリ埋め尽くされているような資料を配られたりしたら、どんな気持ちになるでしょうか?

恐らく、誰も真剣にその資料に目を通してくれないことでしょう。


簡単・明瞭に仕上げるのが会議用資料の基本ですから、1ページのうちの30%程度は余白をあえて作っておくことをお勧めいたします。


そうすることによって、読み手側の心に余裕が生まれるでしょうし、何かメモを書くのにもうってつけの状態になります。とにかく会議資料は見やすさが第一という意識のもとで作成したいものですね。


まとめ~ダメな会議資料の共通点


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ダメな会議資料の共通点を、ご理解いただけたでしょうか?


基本、会議という場は数字とのにらめっこです。

そのために、会議資料にはこれでもか、というぐらいに細かい数字を列挙する構成が多いものと思われます。


会議はその会社の経営方針や方向性を確認、共有していくための重要な場であることに間違いはありません。

耳で聞く情報だけに偏らないためにも目で見て感じ取れる会議用の資料は必需品です。


会議がスムーズに進行するためにも、見やすく分かりやすい資料作りを徹底したいものですね。