同窓会の会場の選び方!パターンごとに費用や魅力をご紹介

2017年 04月 17日

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数年ぶり、数十年ぶりに旧友や恩師と会う同窓会の、幹事をすることになった皆さん。失敗したくないと思うと、会場選びは慎重になりますよね。

ホテルの宴会場が良いのか、レストランがいいのか、それとも貸し会議室・貸しホールが良いのか。参加人数や年齢、会の目的によって同窓会の会場は変わってきます。


同窓会幹事さんは会場選び以外にも案内状を出したり、当日の進行を考えたりとやることがたくさんありますから、効率的に最適な会場を選びたいですよね。

今回は初めての幹事でも思い出に残る素敵な同窓会を開催できるように、会場の種類ごとの魅力や会場選びのポイントをご紹介します。

自分たちの同窓会にぴったりの会場を選びましょう!


リーズナブルで用途も多彩!アクセスしやすい貸し会議室


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ビジネス利用のイメージが強い貸し会議室ですが、駅近でアクセスが良く、比較的費用も抑えられるので、実は同窓会会場として利用されることもとても多いのです。


同窓会には全国から参加者が集まることが予想されるので、初めてでも迷わず行ける場所が良いですよね。そのうえ、飲酒するとなればなおさら駅から近い会場の方が喜ばれます。

会議に使うスクリーンやプロジェクターは、修学旅行や運動会などの思い出の写真や映像、懐かしい校歌を流すのにも使えます。


前半はOBや恩師、活躍している同級生の講演会、後半はパーティーというふうに、一度に様々な用途で使えるのもとても魅力的で良いですね。


会議室と聞くと内装が質素で、同窓会のような式典には不向きなのでは?と考えがちですが、そんなことはありません。最近の貸し会議室は、従来のシンプルな部屋から高級感溢れるゴージャスな部屋まで、お部屋の種類が実に多種多様です。

同窓会の会場には、豪華な貸し会議室や貸しホールを借りて、もう一つ小さめのシンプルな部屋を資材置き場として予約しておくことも可能なのです。


結婚式場は大人数の同窓会におすすめ


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結婚式場は会場が広いので、大人数での同窓会におすすめです。予算は一人当たり8,000円~10,000円とお高めですが、料理も美味しくて雰囲気も良いのがメリット。


ただしデメリットとして、通称"婚礼ブロック"と呼ばれるものがあるので注意が必要です。

婚礼ブロックとは、結婚式としての利用を優先させるため、一般の宴会予約は2~3か月前からのみ受付を開始することです。

結婚式にはお日柄の悪い「仏滅」や連休の最終日は結婚式が入りにくいのでねらい目です。


ホテルは年齢や目的によってランクを選ぼう


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ホテルはランクによって予算が5,000円~10,000円と差があります。

そのぶん会場の雰囲気や料理、接客も変わってくるので年齢や目的によって使い分けるのがおすすめです。

例えば20代なら6000円程度、30代なら7500円程度などなど。


大小さまざまな会場が用意されている場合や、仕切りを使ってキャパシティを変更できることもあるので「○人くらい集まったら大きい会場を、それほど集まらなかった場合は小さい会場に出来ますか?」という相談もできるかもしれません。


レストランはカジュアルな雰囲気を演出できる


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堅苦しくないカジュアルな雰囲気にしたい場合はおすすめのレストラン。

予算4,000円~5,000円でフリードリンクをつけられたり、結婚式の二次会会場として使われるようなところであればプロジェクターやスクリーンの設備を無料で使えたりします。


しかしレストランの貸切には最低保証額が設定されていることが多いので、予約にはコツが必要です。最低保証額はキャパシティの大きいレストランになればなるほど高くなるので、予想参加人数が最低保証額に達するかをしっかり計算して赤字にならないよう注意しなくてはなりません。


幹事さんの中には「成人式後の同窓会は7割近くの人が参加したから今回もそれくらいかな?」と考えてしまう人が多いのですが、実は一般的な同窓会は2割から3割程度の参加率となることがとても多いのです。甘い見立てをしてしまって、当日急遽カンパを募るなんてことにならないように気を付けてくださいね。


予算重視なら居酒屋でリーズナブルに


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少人数の同窓会なら飲み放題付き予算3,000円~5,000円程度の居酒屋がおすすめです。

居酒屋ならお店や座席の選択肢も多いですし、お座敷を貸し切ればプライベートな空間を作れるので、リラックスして久しぶりに会う友達との会話を楽しめます。


ただし、居酒屋の場合は席を移動しにくいというデメリットがあります。

時間を区切って席替えのタイミングを設けるなど、できるだけたくさんの人と話す機会を作れるよう会の進行に工夫が必要です。

予約する際は、「お店に行ってみたら複数の個室に離ればなれ......」なんてことのないよう、お座敷のキャパシティを確認することを忘れずに!下見も必須です。


同窓会に特別感を出したいなら屋形船


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屋形船も各種宴会における穴場のひとつ。いつもの宴会やパーティーとは違う雰囲気なので、特別感を演出できます。思い出に残る同窓会になること間違いありません。

10人程度の小さな船から100人以上乗れる大きな船まであるので、参加人数によって船の規模を選びましょう。


屋形船は料理自慢の船も多く、新鮮な魚介類を使ったアツアツの天ぷらや旬の食材を使った逸品など美味しい料理も堪能できます。予算は8,000円~10,000円程度と少々お高めですが、風情があり魅力的です。


ただし、一般の会場に比べて料金体系や施設ルールなど確認事項が多いので、屋形船での同窓会を企画する際は計画的に、お店の人と密に連絡を取りながら行うべきでしょう。


景色を楽しむクルージング同窓会


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自然の海風に水上から眺める360°の景色は何とも贅沢で、記念撮影にはもってこいです。春は桜を見ながら、夏は花火大会を見ながらなんて企画も喜ばれそうです。酔い冷ましにスカイデッキに上がって、当時憧れていたあの人とおしゃべりする機会も期待できるかも?


ただし、クルージングも屋形船と同様確認事項が多いので企画は念入りに考える必要があります。乗船場は駅から離れていることが多いので、道に迷って乗り遅れてしまったなんてことのないよう、道中の案内係を誰かにお願いするなど、工夫も必要になりそうです。


見た目も香りも楽しめるバーベキュー場


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大勢で料理を作っていく過程ってワクワクしますよね。バーベキューにプラスして、ポットラックパーティーのように参加者が何か一品持ち寄れば、会費も抑えられて企画者と参加者の一体感も味わえるので会話もはずみそうです。


ただし、室内での開催と比べて、使える備品が限られてしまいます。プロジェクターやマイクなど、貸し会議室や結婚式場には必ずあるような備品がありません。大人数での、王道同窓会パーティーのようなことには不向きかもしれません。

また、道具を用意する手間もかかり、バーベキューに不慣れな人が多いと「次はどうしたら良いの?」なんてバタバタしてしまうことも。コーディネーターや専門の業者に依頼するなど、友達との会話に集中できるように配慮することが必要です。


バーベキューが得意な友人がいて、小規模~中規模で一風変わった同窓会をするならオススメですね。


会場選びで押さえておきたいポイント


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開催したい同窓会のイメージがまとまってきましたでしょうか。

イメージを元に会場の種類を決めたら、立地を選び、下見にも行って、最終的な確定をしていきます。


場所は学校があった場所を選ぶべき?


同窓会の会場は母校がある場所の近くを選ぶべきか、交通の便の良い駅付近で選ぶべきかで迷う方もいるかもしれません。

学校の所在地が大きな都市であれば、同窓会の開催地は学校の最寄駅や沿線上のターミナル駅がベストですが、地方の場合は市内の会場を選ぶ方が良いでしょう。


また、2次会へのアクセスのしやすさも選ぶ基準のひとつ。2次会ができそうなお店が近くに複数ある場所や、電車やバス・タクシーがすぐに捕まりそうな場所であれば移動も楽ですよね。

同窓会の案内状が届いたときに「なんでここ?」と思われない範囲で選ぶのがポイントです。


下見は必ず行いましょう!


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行ったことがある会場でも、レイアウトや設備を確認するために、会場の下見と担当者との顔合わせはしておきましょう。

下見の際は以下の点を中心にチェックしましょう。


①開催予定日の空き状況

②会場のキャパシティ

③利用金額の予算

④無料でキャンセルが可能な期間

⑤人数変更の可否。人数によって会場の変更ができるか。

⑥コーディネーターなど担当者の有無。

⑦天井の高さや、窓、柱の位置などレイアウトがイメージ通りか

⑧料理、飲み物のメニュー。持ち込み可能か、持ち込み費用が掛かるか。

⑨必要な設備や備品の使用は無料か有料か。

・テーブル、イス、ビュッフェ台、受付、荷物置き場(クローク)の場所

・スクリーンやプロジェクター、マイク使用可否

・PC、DVDプレイヤー、CD、iPodの使用可否

・お手洗い、控え室、授乳、喫煙所の場所

⑩駅からの迷いやすくないか

⑪駐車場は利用できるか

⑫写真撮影の場所


思い出に残るパーティーを開催しよう!


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同窓会の会場選びは、考えることがたくさんありますが、ポイントさえ押さえれば皆が楽しめるパーティーを開催することできます。

中でもおすすめなのは、充実した設備・備品が整っていて、部屋の種類もさまざまで、予算に応じてちょうどよい会場を選べる貸し会議室。当日参加できない人のためにウェブでリアルタイム中継するなんてことも可能です。

早速どんな部屋があるのか調べたり、受付に相談したりして、自分たちのオリジナリティ溢れる素敵な同窓会を企画しましょう!

ぜひ一度、エッサム神田ホールの多彩なお部屋のラインナップを見てみてくださいね。