歓送迎会の幹事必見!会場選びのポイントとするべき準備事項

2017年 08月 03日

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通常の飲み会と違って、職場の歓送迎会は、出欠のとりまとめから会場や料理の手配、挨拶やプレゼント贈呈の演出など、事前にやるべきことが盛りだくさんです。

とはいえ、幹事を任されたからといって不安を感じることはありません。ツボを押さえて準備をすれば、たとえ初めての幹事であってもすばらしい歓送迎会を企画することができます。

今回は、歓送迎会の幹事がするべき、会場選びなどの事前準備のポイントについてご紹介いたします。


「通常の飲み会」と「歓送迎会」の違いを把握しよう


歓送迎会は、職場仲間や部署メンバーと気軽に参加する通常の飲み会とはまったく異なる特色がいくつかあります。歓送迎会の幹事を任された場合、あらかじめその点をしっかりと心得ておきましょう。


1.主役となる人物を尊重すべし


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まず、歓送迎会には必ず主役となる人物がいます。歓迎会なら新たに職場にやってきた人、送別会なら退職者や転勤する人といった職場を去る人です。

そして、歓送迎会は主役にスポットライトを当てることが大前提となります。それゆえに、主役に満足してもらうための演出が不可欠ですし、料理やお酒も主役のことを考えてセレクトすべきです。


2.たくさんの人の参加が不可欠


参加者が少ないと、どこか寂しい会になってしまいがちです。

家庭があるから早く帰りたい人や、業務時間外に職場の人と飲むのはプライベートの時間を無駄にしているように感じる人など、いろいろな考え方の人や事情を抱えている人がいますが、やはり、多くの人に参加してもらったほうが、間違いなく会は盛りあがります。

そこで、少しでも多くの人に参加してもらうために、最初から利用時間が決まっている会場を選ぶことをオススメします。そうすれば、終宴時間がだいたい読めるため、時間が気になる人でも参加しやすくなるからです。


3.挨拶タイムのための設備が必要


歓送迎会に華を添える要素に挙げられるのが、挨拶です。

参加人数にもよりますが、いくら地声の大きな人でも、盛りあがっている中での挨拶だとボリューム不足になることが多く、「聞こえにくい」という事態を招きがちです。

聞こえにくい場合はざわつきの原因につながりますので、事前にマイク・スピーカーを用意しておくべきでしょう。


4.花や色紙、記念品の手配が必要


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さらに、送別会の場合に特に忘れてはならないのが花束、色紙、記念品などのプレゼント類の準備です。記念品や花束は、予算に応じて手配しましょう。「予算は○○円くらいで記念品をお贈りしたいと考えているのですが、ご希望のものはありませんか」と事前に対象者にリサーチしておくといいでしょう。リサーチしておくことで、対象者にハズレ感を与えず、喜ばれるものを贈ることができます。


5.ビデオやスライドで心に残るメッセージを


ビデオメッセージは、対象者のみならず、参加者全員の心を打つすばらしい演出ができるのでオススメです。

この場合は、本人に気づかれないように、メッセージの録画を水面下で進めることがポイントです。また、当日、観賞するための機器としてプロジェクター・スクリーンが不可欠です。よって、機材を使える会場を選ばなければなりません。


以上の5点を踏まえると、歓送迎会の会場選びはスムーズに進みます。


ひとりで抱えず、「協力者」を見つけよう


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歓送迎会の幹事って、会場選びはもちろん、それ以外にも気をつけるポイントがあるから結構大変だな、と感じたでしょうか。

でも、だからといって苦痛を感じたり尻込みしたりすることはありません。何も幹事がひとりで抱え込む必要はないのです。長年職場にいる人や上司など、社内事情に詳しい人、もしくはこれまでの歓送迎会の幹事経験者に相談することがもっとも有効な方法です。


ただ、ここで注意すべきポイントとしては、「私、初めてでどうしたらいいかわからないのであとはよろしくお願いします」などといって丸投げしないことです。そう言われると、相手はどうしても不快になりますし、場合によっては信用まで失いかねません。

「調べたらこういう方法があったのですが、どう思われますか」「○○と△△、どちらがいいと思いますか」など、自分も手を尽くしたけれど判断がつかずに相談している、という努力のあとを示す必要があります。その点を理解してもらえると、頼られた方も喜んで、スムーズにアドバイスしてくれるでしょう。


挨拶は、必ず事前に依頼すること


歓送迎会のメインイベントのひとつにもなる、挨拶。フランクなものから、熱い思いのこもったものまで、話す人の個性が出る上、聞き手も感慨深い思いを味わえるのが挨拶です。

そして、挨拶をする人の選定も歓送迎会の幹事の大事な仕事です。歓迎会の場合は部署のトップ、送別会の場合も同じく部署のトップや当事者と親しい人にお願いするといいでしょう。間違えても当事者のライバル的存在の人を選んではいけません。


なお、挨拶は「言葉のギフト」です。そのため、挨拶する側も当然のことながら考える時間が必要になりますので、最低でも数日前までにはお願いするのがマナーです。「当日、ゴリ押しで」というのは論外ですので注意してください。


料理は、苦手なものを必ず聞いておくこと


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意外とうっかりしがちなのが料理の選定です。「人気店だからハズレがない」という安易な気持ちで選んではいけません。というのも、人気があっても主役の方の苦手な料理かもしれないからです。

まずは主役に、好みや苦手なもの、そしてアレルギーの有無についても確認してください。また、年長者が食べづらいようなメニューも避けるのが無難です。

さらに、日本人だとピンとこないかもしれませんが、外国の方の場合、宗教上食べられないものもありますので、その点も留意しておく必要があります。


歓送迎会の会場選びのポイント


では、歓送迎会の会場として、どのような場所がふさわしいでしょうか。いくつか候補として挙げてみます。


居酒屋(貸し切り)


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「飲みの席」としてぱっと思いつくのが居酒屋ではないでしょうか。確かに、居酒屋は飲み物も豊富でお酒に合わせた料理も揃っているイメージがあります。

ただ、多くの場合、居酒屋にはマイクやプロジェクターの用意がありません。一般的な飲み会にはぴったりですが、歓送迎会としては別途対策を講じる必要があります。


結婚式の二次会向きレストラン(貸し切り)


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マイクやプロジェクターなどの機材がばっちり揃っているのが結婚式の二次会向きレストランです。おしゃれでお酒にもぴったりのメニューから、軽食まであるのもポイントです。

ただ、職場がオフィス街にある場合、パーティー向きのレストランまで結構な距離があることが多いです。移動距離は参加者に負担感を与え、出欠を左右することにもなります。


ホテルのパーティホール・宴会場


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大規模な歓送迎会の場合、ホテルのホールを利用するのも一案です。広々とした会場は開放感もあり、参加者がくつろぎながら会を楽しむことができます。また、料理のバリエーションも設備も申し分ありません。

ただ、会場が広い分、事前準備に手間がかかります。また、整備の行き届いた豪華な設備であるため、結構な予算がかかることも忘れてはなりません。


クルージング・屋形船


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主役のみならず、参加者全員の記憶に残るのがイベント型の歓送迎会です。そのひとつとしてクルージングや屋形船で開催するという方法があります。

ただ、イベント型の歓送迎会は、早めの予約が不可欠です。また、海上での歓送迎会は風情がありますが、船酔いする人は尻込みしがちですので、配慮すべきでしょう。荒天の場合は出船停止になる可能性もあります。

さらに、クルージングや屋形船は限られた場所で楽しめるものなので、オフィスから近場にあれば選択肢のひとつになりますが、そうでなければ参加者が集まりにくいかもしれません。


貸し会議室・貸しホール


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貸し会議室・貸しホールはオフィス街にもあるので、職場からさくっと移動できて歓送迎会にも使えるというメリットを備えています。

また、部屋の大きさやタイプも種類が豊富なので、規模の大きさを問わずに対応できるのがいいところです。マイクやプロジェクターなどの機材も揃っているので、別途手配する必要はありません。

しかも、料理はケータリングサービスを利用できるので、手間をかけずに好みの料理をチョイスできて便利です。ただ、部屋数に限りがあるため、早めに予約することがポイントになります。


こちらの豪華な庭付きのお部屋、なんとこれも貸し会議室なんです。

好みに合わせてケータリングを依頼し、配膳までおまかせすることが可能ですよ。

このエッサム神田ホール2号館スカイホールの詳細はこちらからどうぞ。


幹事をこなして一目置かれたい!ならば必ず会場を下見しておこう


会社で歓送迎会の幹事を任されると、「面倒なことを押しつけられた」と感じる人もいるかもしれません。

ただ、よく考えてみると幹事は誰にでも任せられる役割ではありませんし、成功すれば周囲から一目置かれるチャンスでもあるわけです。だからこそ、誰もが失敗したくないと考えるものです。

そこで、会場を決定する前には、念のため下見をすることを強くオススメします。なぜなら、クチコミやネット情報を参考に、「この会場にしよう」と決めても、実際に行ってみると全然違った、ということもあり得るからです。電話で「歓送迎会の利用を考えているが、下見をしたい」と事情を伝えると、先方も快く応じてくれるはずです。


まとめ


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歓送迎会の幹事は、通常の飲み会にはない決定事項が多いため、ツボを押さえた動きが幹事役成功への道につながるといっても過言ではありません。


なかでも、歓送迎会のキモとなるのが会場選びです。

いくつか挙げた選択肢のうち、貸し会議室や貸しホールが歓送迎会の会場になるなんて意外だ、と思われる方もいらっしゃるかもしれません。ですが、設備面でも料理の面でも申し分なく、移動距離も短くてコスパもいいし、さらに、利用時間が決まっているので終宴時間も明確など、歓送迎会の会場としてはいいことずくめだと言えるでしょう。

また、室内の照明も明るいので、人の顔をきちんと見て話せたり食事を楽しめたりする、というのもポイントが高いです。

普段、ビジネスの場面で利用することの多い貸し会議室や貸しホールは、実は歓送迎会の会場としても活用度大です。「なかなかイメージがわかないな」という人も、まずは問い合わせをしてみることで、意外なヒントがつかめるかもしれません。


神田にある貸し会議室・エッサム神田ホールでは、担当スタッフがこれまでのノウハウを活かして、ご希望のイベントの成功までをサポートいたします。下見やスクリーンへの投影テスト、当日の運営フォローも行いますので、お気軽にお問い合わせください。