オフ会するなら会場は貸し会議室!幹事の準備事項と開催までの流れ

2017年 09月 11日

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オフ会を自分で開催してみたいけれど、なんだか難しそうだな......と諦めていませんか?小規模なオフ会なら、特有のちょっとした配慮さえすれば、飲み会の幹事をするのとそれほど違いはありません。

今回は、オフ会特有の準備事項と、会場選びのポイントをご紹介いたします。


『オフ会』って何?どんな良いことがあるの?


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インターネット上のSNSなどを通じて知り合った者同士が、実際に会っておしゃべりをしたり遊んだりすることを『オフ会』と呼びます。

普段はオンライン上でコミュニケーションを取っているけれど、この日だけはオフラインで集うというところから、オフ会という呼称がついたと言われています。


一昔前までは、ネット上で知り合った人と実際に会うなんて危険だ、なんて言われていましたが、それはもはや過去の話。

もちろん顔を知らない相手と会うにあたって気をつけるべきことはありますし、人間同士ですから学校や会社と同じでトラブルもあるかもしれません。

でも、オフ会を通じて新たな友人に出会い、学校や会社やご近所付き合い以外のコミュニティに所属するということは、私達の人生に大きな刺激や発見をもたらしてくれるのです。


オフ会をやりたい!開催を決める前に......


さて、「オフ会をやってみたい!」と思ったら、開催に向けて突っ走ってしまう前にいくつか確認すべき事柄があります。


オフ会のメインに何をするのかを決めよう


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あなたが、そのオフ会を開く目的は何でしょうか?

マイナーなB級映画のファン同士で集まって、鑑賞会をするのもいいですし、お酒を飲みながら語り合うのもいいですね。

「同じ都道府県出身で東京在住のボードゲーム好き」のように複数の共通項を持つメンバーを集めて、一日中ゲームで白熱するのも楽しそうです。

歌うのが好きだったら、曲のジャンルを絞ったカラオケオフ会もいいでしょう。


このように、まずはオフ会のメインの活動を何にするのか、決定する必要があります。これを決めないと、会場や募集定員、お手伝いを何人頼むかなどなど、他のことを決定できないからです。


映画鑑賞をメインにしたいのにスクリーンの無い会議室を予約するわけにはいきませんし、ただお酒を飲みながら親睦を深められればいいのなら、広い貸切スペースを予約するほどではないですよね。

まずはメインとなる目的を決定するところからすべてが始まります。


仮募集で参加人数の見通しを立てよう


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やりたいことは決まったけれど、本当にこの会に人が集まるのかどうか不安だという場合、仮募集をしてみましょう。会場の大きさを検討する材料になります。


たとえば「こういう内容のオフ会を、このぐらいの時期にやりたくて、一人の予算がこれくらいだとしたら、参加したいという方はいますか?」のようなニュアンスです。SNSや掲示板で呼びかけたり、友人に尋ねたりしましょう。あくまで仮の募集であることの明記を忘れずに。


このとき、開催する時期や曜日、地域、予算の目安くらいはあらかじめ決めておかないと、仮募集が参加人数の見通しとして役立たなくなってしまいます。

「せっかく仮募集で手を挙げたのに、土曜日にやるなら仕事を休めないや......」なんて方が続出したら残念ですからね。


オフ会開催が決まったら、会場を選定しよう!


何をするのか決めたし、人数も集まりそうだ。ここまできたら、本格的に会場を決定しましょう。

いくつかのオフ会のパターンごとに、会場の選択肢をご紹介します。


オールマイティに使える貸し会議室


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貸し会議室は、1時間単位や半日・一日単位で借りることができる会議室です。会議やセミナーだけでなく、パーティなどの用途にも使うことができます。


貸し会議室がオフ会に向いているポイントは、そのアクセスの良さです。

地元の友人だけで集まって遊ぶのとは違って、共通の趣味のために集まるオフ会では、参加者の居住地は多方面に及びます。

その点、大抵の貸し会議室は、駅から迷わずに行ける範囲にあるので、初めての土地でも安心です。


エッサム神田ホールへのアクセス


また、プロジェクターやマイクなどの設備が充実しているため、映像を写したり、一人ひとり何かを発表したりといったタイプの会にはぴったりです。

これらは普通の居酒屋では叶えられないことだと言えるでしょう。


エッサム神田ホールで使える設備一覧


歌ったり騒いだりするならカラオケ


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老若男女におなじみのカラオケボックスは、音漏れを気にせずに盛り上がれるのが魅力です。

歌やダンスが好きなメンバーで集まるときや、大勢で盛り上がるタイプのテレビゲームをするときにぴったりです。

お店によっては、DVD/BDプレイヤーを貸し出してくれるところもあるので、コンサートの映像を鑑賞しながらみんなでサイリウムを振るのも楽しそうですよね。


隣の部屋から聞こえてくる音や、外から部屋の中が見えてしまうことが気にならないのであれば、オススメできる選択肢です。


とにかく安く済ませたいなら公民館もアリ


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公民館の魅力は、値段の安さです。参加人数で割り勘すれば、ひとり数百円で借りることができます。

学生さんや若い世代の人がたくさん集まる会にしたいなら、値段が安いに越したことはありませんから、大きな音を出す予定が無いのであればオススメと言えるでしょう。


ただし公民館は早めの予約が必須です。3ヶ月前に予約を申し込んだ上に、さらに抽選で当たらないと使用できないという自治体も多々あります。

オフ会開催予定日に確実に人を集められるという自信が無いと、なかなか利用が難しいかもしれません。


飲んで語り合えればそれでいい!安定の居酒屋もオススメ!


オフ会の目的は、同じ趣味や属性を持つ人達と会って、飲んで語り合うことだという方。居酒屋で開催するのもオススメです。

プロジェクターやマイクなどの設備はありませんが、飲んで語るだけなら必要ありません。行き慣れている場所ということもあり、幹事にとって開催のハードルが低く感じられるというのも大きなメリットとなるでしょう。


まずは仲間を募って飲み会を開き、そこから次は大きなオフ会をやってみようと次につなげるケースもありそうです。


会場候補が決まったら下見をしよう!


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さて、会の目的を設定し、会場の候補をいくつかピックアップしたら、下見に行ってみましょう。

お店のスタッフさんとお話できるのであれば、絶対にしたほうがいいです。いろいろと質問をする中でコミュニケーションをとりつつ、好感が持てたらその場で予約を確定してもいいでしょう。

いくつかの会場を検討する場合は一度持ち帰って考えることになりますが、いつまでに確定の返事をすればいいかを確認しておくべきです。


他にも下記のような確認が必要でしょう。


  • ・駅からの道のりはわかりやすい?
  • ・人数の増減は可能?いつまでに確定すべき?
  • ・最大収容人数はどのくらい?
  • ・プロジェクターを使うなら、接続方法は?
  • ・机や椅子の配置は変更できる?


下見は必須ではありませんし、電話やメールで質問することも可能です。しかし、店内の雰囲気がイメージに合っているかどうかは行ってみないとわかりません。

理想のオフ会に近づけるためにも、ぜひ下見に行ってみてくださいね。


オフ会特有!?準備しておくと便利なもの


初対面の人が集まるオフ会だからこそ、これらのものを用意しておくと便利です。幹事自身の負担軽減にもつながりますので、前日までに用意を済ませましょう。


参加者名簿と筆記用具はほぼ必須!


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参加メンバーのうち、誰が来ていて誰が来ていないのか、お金は徴収したのかどうかを把握しやすくするため、名簿と筆記用具は必ず用意しましょう。


釣り銭と集金袋を用意してお会計をスムーズに



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あらかじめ小銭や千円札を多めに用意しておくと便利です。釣り銭として持参した金額がいくらなのかも忘れないようにメモしておきましょう。

集めたお金は袋に入れて、お支払いを終えるまで肌身離さず持っていましょう。


名札があると初対面でも認識しやすい!


オフ会に参加するのは、顔見知りの人だけではありません。名前(ハンドルネーム)と顔を早く一致させて、打ち解けるためにも、名札を用意しておくのもオススメです。

絵を描くのが得意なら、イラストを添えてオシャレにデザインしてみると、その日の思い出として参加者の手元にずっと残りますよ。


オフ会にもオススメの貸し会議室、ぜひ一度見てみてください!


オフ会開催までのイメージが湧いてきたでしょうか?

初めて会う人が多かったり、集まる目的がはっきりしていたり、準備しなければいけないものがあったり......特有の注意事項・準備事項はありますが、そこまで難しいことではありません。あなたがちょっと勇気を出して実行すれば、多くの人の人生に彩りが増えるかもしれませんよ。


また、パーティに対応できる飲食店や貸し会議室は、オフ会会場としての利用に慣れている傾向があります。電話やメールで質問したり、実際に下見に行ってスタッフに相談したりすると、最適な料金や料理のプランを提案してくれることもあるのです。


エッサム神田ホールは、神田駅からすぐそばですし、秋葉原駅からも歩いて行くことができます。設備も新しくて、ちょっと贅沢な気分が味わえる貸し会議室となっていますので、オフ会やパーティのための利用についても、お気軽にご相談ください。


最新の機器を備えた豪華な庭園付の会議室は必見です。