セミナー後の懇親会は貸し会議室で開くのが最適。その理由とは?

2017年 10月 12日

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セミナーを開催したら、終了後に懇親会を開催することが多いと思います。
あらゆるタイプのセミナーにおいて、セミナー後の懇親会は主催者側にも参加者側にも大きなメリットがあります。

ただし、懇親会の会場を選ぶときに気をつけなければならないポイントがあります。

懇親会をセミナー会場とは別の居酒屋などではなく貸し会議室で行うメリットをご紹介いたします。

 

鉄は熱いうちに。懇親会会場への道中での離脱をさせないため


セミナー後、居酒屋などで懇親会を行う場合は貸し会議室などのセミナー会場から
皆で移動することが多いかと思います。

この時、セミナー中に受講者どうしであまりコミュニケーションが行われていないことなどが原因で
移動中に気まずくなってしまい、居酒屋につく前に帰ってしまうことがよくがあります。


また一度、建物の外に出てしまうことで心理的に意識が日常に戻り、熱が冷めてしまうという
デメリットもあります。そのため、セミナーから懇親会への離脱率を下げるためには同じ会場でそのまま懇親会を行うのがベストです。

 

セミナーと懇親会は同じ会場で続けて行うと準備が楽


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同じ会場といっても、セミナーが終わった直後にケータリングなどの準備を行ってしまうと、
セミナー参加者の出入りによって入り口が混雑してしまったり煩雑になりがちです。


そのため、同じ建物で別の会議室をあらかじめ押さえておくのがおすすめです。
前もって準備ができますし、参加者の移動もスムーズです。できれば同一階のフロアがよいでしょう。

理由はエレベーターに乗ったり、建物から出てしまうことでセミナーでせっかく盛り上がっても
一旦冷静になりますし移動時間が意外にかかってしまうからです。

 

移動時間の無駄を省けるので参加率が上がる



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セミナーによっては遠方からの参加者が多く見受けられる場合があります。
当日、新幹線や飛行機で帰らなければならないなど時間の制約がある参加者の場合、
懇親会の会場が別で移動が必要となるとそれだけ、物理的にも精神的にもハードルが上がり、
参加率が落ちてしまいます。


セミナー会場でそのままの流れで行う懇親会であれば、そういった方も気軽に参加してもらえる確率が
上がる利点があります。

 

そもそもセミナー後に懇親会を行うメリットは?


セミナーはワークショップや質問など参加者が発言できる機会が設けられる場合もありますが、
基本的には講師が参加者に対して一方的に話すことが多く、講師と参加者、または参加者同士の
コミュニケーションの場を作ることが難しいものです。


セミナーの後に懇親会を行うことで、セミナー中では消化しきれなかった点の補足をすることができますし、
参加者の悩みや本音を聞くことができます。 さらに必要に応じてセミナーのクロージングもすることができます。
また、次回のセミナーの精度を上げるための貴重な意見を集めることもできます。

 

セミナー参加者の満足度が上がる



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お酒を飲んだり食事をすることで、セミナー中の緊張がほぐれ参加者同士のコミュニケーションが
活性化しますので、セミナーの印象も残りやすくなります。
同じ立場の参加者同士で感想や意見を交換することで、セミナー中にわからなかったことが解決したり、
理解が深まることが期待できますし、自分とは違う価値観に触れることで、新たな気づきを得られることもあります。


セミナーに参加するということは貴重な時間とお金と引き換えに何かを学び、体験しに来ているわけですから、
セミナーの効果を高めるためにも懇親会はなくてはならないものになります。

 

講師との距離が縮まってファンになってくれることも



また講師との距離がセミナーと比べ近くなるため、セミナー中にできなかった質問など参加者の疑問を
解決する場としても大いに役立ちます。

 

セミナー中に司会者から「何か質問のある方はいらっしゃいますか?」と質問タイムが設けられても、
なかなか大勢の前で質問をするには勇気がいりますよね。

そういった潜在的な参加者の質問や疑問に答える場を提供することでユーザーの満足度は大幅に上がります。
また壇上にいた講師と目の前で話ができるという場自体に価値を感じる参加者も多いです。

 

セミナー終了後、懇親会を始めるまでの最適な時間


懇親会をセミナーと同じビル内で行う場合、懇親会の会場への移動はスムーズになると思いますが、お手洗いや喫煙に行けるくらいの時間を 10~15分程度、用意するとちょうど良いでしょう。


このインターバルが長すぎても短すぎてもよくありません。
長すぎると先述のように熱が冷めてしまいますし、短すぎるとセミナー後のアンケート等を書く時間がなくなり、参加者の心の余裕がなくなってしまいます。


一定の時間を設けると、先に懇親会の会場に入って待つこともできますし小休憩を挟むこともできるため、
時間に適度な柔軟性を持たせるができます。

 

懇親会にはケータリングが便利



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セミナー会場と同じ貸し会議室などで懇親会を行う場合に悩みがちなのがお酒や料理の準備です。
立食なのか、着席なのかシーンによっても異なりますが、多くの参加者が限られたスペースで交流するためには立食がおすすめです。

移動が自由なので参加者のペースで気軽に参加できますし、退席も気兼ねなくできます。
この場合に見栄えや衛生的な問題点などをすべて解決してくれるのがケータリングサービスです。


ケータリングの良いところは、すべてプロに任せられることです。
参加人数を考慮して用意すべき量や衛生面での配慮、見栄えの印象など主催者が行うと手間になる部分をすべて代行してくれます。 懇親会の労力を軽減することでセミナーの内容作りや進行に集中できることもセミナー成功の近道となるでしょう。

 

セミナーと懇親会は同じビル内の貸し会議室で行うのがベスト


このようにセミナーを成功するために必要な懇親会。 セミナーの結果を最大化するためにも懇親会は セミナー会場と同じビル内の貸し会議室を用意して開催しましょう。


神田駅徒歩1分、東京駅から1駅の好立地のエッサム神田ホールでは最新の設備と豊富な種類の
貸し会議室をご用意しています。セミナーと懇親会をセットで行うことも、もちろん可能です。


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