WEB会議VS. テレビ会議 会議の質を高めるシステムはどっち?

2018年 05月 25日

打ち合わせの様子

社内の重要事項や情報共有の場として「会議」はとても重要です。しかし、各地に拠点を抱える企業にとっては、会議に必要な人員を1度に召集するとどうしてもコストや時間がかかります。

 

最近では、国内や海外拠点を抱える多くの企業で会議の質と利便性を高めるために「遠隔会議」を取り入れています。遠隔会議には大きく分けて「WEB会議」と「テレビ会議」がありますが、細かい違いについて把握していない人が多いと感じます。

 

そこで、WEB会議やテレビ会議とはどういった特徴を持った会議なのか、どういったメリット・デメリットがあるのかなど、WEB会議とテレビ会議の違いをまとめました。自社の会議の質を高めたいと考えている経営者の方は是非とも参考にしてください。

 

■今までの会議では物足りない


会議についての悩み

拠点が1つの企業の場合は、社内の会議室などで必要な人員を集めて会議を行えます。しかし、各地に拠点を構える企業の場合、従来の会議では次に挙げる5つのポイントから見て非常に効率が悪いです。

 

●会議コストがかかる

遠方から会議に参加するために、新幹線などの交通機関を利用する人も出てくるでしょう。そのために、かかる交通費や人件費は無視できません。自社内に会議室がない場合は、どこか場所を借りなければならず、これにもコストがかかります。

もちろん、それを補って余りある結果の会議になれば良いですが、可能な限りコストを削減することは現代の企業において重要なことです。会議の度に交通費や人件費をかけている現状を放置することは合理的ではありません。

 

●参加者の日程調節が難しい

会議に参加することは、それだけ時間を拘束されます。特に遠方から会議に参加する場合、拠点から長時間離れるため、日程を調整しなければならなくなります。

参加者によっては何時間も移動に時間をかけたり、宿泊が必要になったりする可能性があります。その点を踏まえると、なかなか日程調整ができないのではないかと思います。また、責任者が拠点を離れることはリスキーなことでもあります。

 

●融通が利かない

会議の実施には、話し合われる議題に応じた人員の確保が必要です。定期的に行われるものであればスケジュール調整はしやすいですが、臨時に行われるものであればそうはいきません。

臨時会議に出席するために時間や場所の固定が入ってしまうと、本来のスケジュールを対応することは難しくなります。そのため、止むを得ず臨時会議に参加できないケースがあります。

 

●海外拠点の場合、コミュニケーションの質が下がってしまう

昨今の企業は、海外拠点が年々増加しています。会議において、海外拠点の人員も出席するケースが考えられますが、コストがかさむためよほど重要な会議でなければ電話やメールでの参加になります。

国内拠点の参加者は会議室に集まっているのに、海外拠点からの参加者だけ電話やメールでの参加では十分なコミュニケーションをとることが難しくなります。

 

●会社の重要情報の共有にタイムラグが生じる

会議の内容次第では、会議の参加者だけでなく各拠点・部門の責任者、あるいは全社員が共有すべきケースがあります。しかし、開催される会議すべてに全社員を動員することはまず不可能です。そのため、会議の様子を録画し各拠点に配信する対策がとられている企業もあります。

しかし、この形式では全社員に会議の内容が伝わるのに時間がかかります。会議の内容を速やかに全社員へ共有すべきですが、録画し後日配信では数日~数週間単位で情報共有にタイムラグが生じます。

 

■導入されつつある遠隔会議


従来形式の会議では、企業規模に合わせてさまざまな問題点がありました。そこで昨今は「WEB会議」や「テレビ会議」を利用するケースが増えています。

 

●WEB会議

WEB会議の導入

WEB会議とは、インターネットを利用(電話回線でつなぐことも可能)し行われる遠隔会議です。パソコンやタブレット端末などに専用のアプリケーションをダウンロードすることで、情報のやりとりができます。前述のインターネット利用可能デバイスがあれば、基本的にどこでも会議に参加可能です。

 

WEB会議のメリットは、3つあります。

 

第1に「初期費用が安い」ことです。利用するサービスによっては、基本的に初期登録費用がかかりますが、まれに無料で導入できます。必要なデバイスを既に社内で保有している場合、追加で設備投資する負担を抑えられます。

 

第2に「拡張性が高い」ということです。WEB会議に参加する人を増やしたい場合、ライセンスの追加契約とアプリケーションのダウンロードを実施すればすぐに参加できます。面倒な手続きや追加費用が過度にかかる心配がありません。

 

第3に「インターネット利用可能な場所ならどこでも参加可能」ということです。会議参加者の中には、日頃の業務で移動が多い人も少なくありません。WEB会議はタブレット端末やスマートフォンなどのモバイル端末で、インターネットと会議用のアプリケーションさえダウンロードできれば、いつでもどこでも会議に参加できる柔軟性があります。

 

デメリットは「インターネットの接続状況に影響を受けやすい」ということです。特に電波が届きにくい環境下で、WEB会議に参加する事は、会議の進行に差し支える可能性があります。その他にも使用するデバイスが古いと動作に問題が生じます。その場合はそもそもアプリケーションの必要スペックを満たしていない可能性があります。

 

●テレビ会議

テレビ会議の導入

テレビ会議とは、会議室などのスペースにハードウェアを設置し、専用回線で接続し行われる遠隔会議です。高いデータ処理能力があり、安定して会議を進めることができます。設置する2拠点間で1対1の形式で進行するとイメージされがちですが、複数の拠点間でもテレビ会議は実施できます。

 

テレビ会議のメリットは、2つあります。

 

第1に「運用コストが安い」ことです。WEB会議は利用料が毎月必要ですが、テレビ会議は保守費用のみです。長期的に運用する場合、トータルコストはテレビ会議の方がコストを抑えられます。

 

第2に「安定性が高い」ことです。専用回線とハードウェアを用いるため、インターネット接続のWEB会議と比較すると、テレビ会議の方が高画質の映像を安定的にやりとりできます。重役が揃う会議に適しています。

 

デメリットは「高額な初期費用がかかる」と「流用が難しい」ことが挙げられます。

 

専用の設備と回線が必要なため、既存のデバイスを流用できるWEB会議と比べ、初期投資が高額になります。設置する拠点を増やす場合も高額な追加費用がかかります。

 

また、高額な設備費用がかかる割に別の用途に活かすことが難しく、テレビ会議専用の設備に高額な資金投入が必要になります。そのため、複数の拠点間にテレビ会議で必要な設備を揃える事に消極的になります。

 

■まとめ


いかがでしたか。

海外や国内拠点を抱える企業にとって、会議の質向上を課題とする企業は多いのではないでしょうか。IT技術の発展により、従来の会議では補えなかった問題がシステムの登場で改善しました。今回お伝えした、WEB会議とテレビ会議のシステムは、図のようにメリット・デメリットがあります。

 

メリットとデメリット

双方の向き、不向きを知ることで自社の特徴にあわせた会議に反映させることができます。より質の高い会議にするために、自社の会議で抱える問題点を書き出し、対策を練ることが大切になります。会社規模や拠点の分布状況などによって適切な会議の形は異なるためです。

 

社内に遠隔会議システムを導入する事を検討しているのであれば、遠隔WEB会議システムを設置している貸し会議室を利用することで使用感を把握できます。エッサムであれば、アプリケーションのインストールが不要な「SaasBoard(サーズボード)」でWEB会議ができます。最大5拠点の地域と接続可能なため、時間やコストを抑えるのに最適です。また、SSL暗号化でデータの秘匿性に特化しているため、インターネットを使用しても安心して利用できます。

 

システムについて、ご不明点等ありましたらお気軽にスタッフまでご相談ください。