朝会議革命の決定版！今までの会議を効率アップさせる10の方法

大手自動車メーカーとして国内外に名が通っているトヨタ自動車では、毎週火曜日の朝にトップミーティングが行われます。参加者は、トヨタグループの長として業務を担う豊田章男社長と6人の副社長です。トップミーティングと聞くと、緊迫したシチュエーションをイメージしますが、会議は滞りなく和気あいあいと進むようです。その鍵はこのようなところにありました。(1)

・上下関係を作らず本音を伝える

朝会議の内容を濃くする秘訣は上下関係を作らずに、参加者それぞれが思った本音を伝えることです。

中身が伴わない形式的な会議になる要因として、役職などによって上下関係が作られることが挙げられます。トヨタ自動車では、円形テーブルを囲み参加者それぞれが意見を交わします。円形テーブルを使うことは、席位置を意識せず自由な発言を促すのに良いです。

・火曜日の朝に行う

火曜の朝に行うと聞き、「集まるのなら月曜日が良いのでは？」と、疑問に思う人がいるかも知れません。

トヨタ自動車のトップミーティングが行われるのは、決まって火曜日の朝です。豊田社長が火曜日の朝にこだわるのは、もちろん理由があります。それは、月曜日は土日を挟むことで金曜日の情報と大差が無いからです。また、週の始まりである月曜日は社内の予定やクライアントとの案件に動きがあるため、火曜日の方がより情報が新鮮で活かせる情報が得られます。

・テーマを決めない

会議の内容がマンネリ化する理由は、予め議題が設けられ、事前に考える時間が作られるからです。スムーズな会議進行はできますが、他者との意見のすり合わせなどがあり、内容が重複することがしばしば生じます。それを解消するために、テーマを決めずに会議を進めることは、参加者の自主的な発言を促し、より多様な内容に触れられます。

・資料を持ち込まない

トヨタ自動車の朝会議は、資料を持ち込まず、ぶっつけ本番で会議を進める特徴があります。資料を用意する場合、準備に手間がかかり、部下の手を煩わせかねません。その点、資料を使わないことで率直な会議進行が可能となるのです。

・お互いのベクトル（方向性）を合わせる

トヨタ自動車では、参加者同士のベクトルをすり合わせ、話し合いを進めます。複数の組織が関わる業務情報を滞りなく行う（情報のシームレス化）ためにタブレット端末を導入したことで、リアルタイムで情報の共有化が可能になりました。お互いの状況把握を容易にし、より建設的な意見を交わせます。

●トリンプの5つの方法

トリンプの5つの方法

ドイツ初の下着メーカーとして日本でも幅広いシェアを誇るトリンプでは、毎朝8時半から約1時間半を割いて定期的な会議を行います。朝会議を始めてから16年間連続で増益増収を誇りますが、そのポイントはこのようなところにありました。(2)

・問題はすぐに対策

社内で問題が起きたら、すぐに対応します。小さな問題を放置すれば、事態が悪化した際に解決までに手間と時間がかかるためです。それを小さなレベルのうちに処理することで、トータル的に解決への時間を短縮できます。

・個人視点と会社視点での仕事の取り組み

仕事の捉え方として、担当者個人と会社規模での取り組みについて視野を広げ見据えます。例えば、会議の決定事項についてデッドラインを決めたとしましょう。担当者として、急務を要すると取り組んだ仕事が、会社規模でその仕事を捉えた時、急務を要する仕事は別に存在することがあります。このように、個人と会社で仕事の優先度をすり合わせすることで、業務効率化を図れます。また、仕事をやり遂げることで達成感が生まれ、業務に取り組む熱意となります。会社としてもスピードある対応に業績がついてきます。

・「売上げを出せ」と言わない

会議における「売上げを出せ」という決まり文句は、社会人であれば、一度は耳にしたことがあるのではないでしょうか。プレッシャーがかかる言葉であるがゆえに、心意気が空回りしかねません。トリンプの会議では「売り上げを出せ」とは言わず、あくまで社員の積極的な行動に重きを置きます。それによって自由な発想の取り組みが可能となります。

・マニュアル継続は仕事が進化していない

仕事をスムーズに行うためのマニュアルは、どこの企業にもあるでしょう。ですが、マニュアルを改変せずに同じ内容を継続することは仕事の内容に変化がない、進化がないことと同様です。取り組みが変われば、それだけ仕事の内容も対応方法も異なります。この思考は、朝会議においてマニュアル的な進行ではなく臨機応変な審議を実施するための根幹になります。

・即断即決

トリンプの早朝会議は、1つの議題に対し2分以内に結論を出すように決められています。「2分という短時間に結論が出せるのか」と疑問を抱く人がいるかもしれません。ですが、前代表取締役の吉越氏によると、「長々と議論をしてもキリがない。議論にあげるべき課題は各担当者が解決案をもってきて審議にかければよいだけである。」という考えのもと、会議を進めます。さらに、解決案が決定すればデッドラインを設定し実行に移すのみです。即断即決が業務のスピードを上げます。

■効率化した会議の共通点

効率化した会議

トヨタ自動車やトリンプといった有名企業の朝会議の秘訣にクローズアップましたが、実績を叩き出す朝会議には共通点があります。

1．会議の方向性を決めておく

開始前に、その会議はどのような意味を持つのか、あらかじめ方向性を決めておくことが大切です。方向性が決まらないことには、ちぐはぐな内容になり時間の無駄になりかねません。会議の方向性が、参加者による意見出しの場か、業務の進捗確認行うか、あるいは現段階での情報共有か吟味します。各参加者が方向性を認識しておくことが必要です。

2．受身の姿勢はNG

各参加者にとって朝の貴重な時間を使うため、会議には積極的に参加すべきで受け身の姿勢は禁物です。参加者自身がなぜ会議に出席するべきなのか経緯を踏まえた上で、有意義な会議にするための積極的な発言が求められます。

3．脱マンネリ化

トヨタ自動車、トリンプ、双方の朝会議の共通点は、従来のマンネリ化した会議の改変です。例えば、トヨタ自動車では議題内容をフリーにして、発言者同士が興味あることに対して活発に意見交換されるようになりました。トリンプでは、1議題2分制を取ることで、無駄な時間を減らし、より有意義な朝会議を実践できています。このように、社内独自の会議システムを作り上げることで脱マンネリ化を図れます。

■まとめ

社員の積極的な発言を促し、よりスムーズに社内トラブルや議題を解決できる朝会議は、業務を円滑に進めやすくなり、さらには売り上げアップにもつながる可能性があります。

メリットが多い朝会議ですが、「どこで」開催するのかも重要です。

社内の会議室では早朝に使えなかったり、スペースが狭かったりなどの問題がありますよね。

そんな場合におすすめなのは、朝に利用できて、広さを選べる貸し会議室です。

例えば、神田にあるエッサム神田ホールでは、朝7時から貸出しを受付けていますし、参加人数によって広さを柔軟に選べます。会社設備の都合上、オフィスが9時から使用の企業であれば、始業前に会議ができる施設はとても有意義なものといえます。さらに、エッサム神田ホールは、神田駅から徒歩1分とアクセスが良く、朝の会議にうってつけではないでしょうか。

上手に貸し会議室を利用し、朝会議を有効利用してくださいね。

参照元：

(1) 初公開！豊田章男社長の「火曜朝イチ会議」, http://president.jp/articles/-/13683

(2) 大久保隆弘, 早朝会議革命~元気企業トリンプの「即断即決」経営, 日経BP社, 2003, 211p