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会社説明会を成功させるための資料作成とプレゼンのコツ
2021年 08月 31日
説明会には多くの求職者と企業が参加し、求職者は1日に複数の企業の話を聞くとなると残念ながら印象に残らない企業も少なからず存在します。求職者への会社説明を印象づけるためには、配布資料とプレゼンが重要です。今回は、会社説明会を成功させるためのコツをまとめました。ぜひ参考にしてみてください。
目次
■合同説明会での配布資料の役割とは？
合同説明会の規模に合わせ、参加企業は幅広い分野から集まります。会社説明会に参加する求職者によっては、時間を確保できないことが考えられます。そこで配布資料を渡すことで、プレゼンを聞く時間が取れなかった求職者にもPRできるチャンスです。
企業の中には、顧客用への会社説明の資料を手渡す光景を目にしますが、求職者の求める情報に合わせて配布資料を構成するとよいでしょう。
会社説明会の配布資料に記載すべきことに、求職者が聞きたい内容を事前に提示しておくことで、求職者の不安解消や有意義な質問の促進につながります。
このとき配布資料は見やすさが大切ですので、作成した際には複数人に確認してもらいましょう。
■会社説明会の資料作成のコツ
会社説明会の資料を作る際には、次の3つを意識して作ってみましょう。
1.配布資料は図表を使って完結に
箇条書きで効果的なこともありますが、数字を使った説明の際にはグラフや表を取り入れましょう。
2.書体は統一して不要な情報は記載しない
人の目は些細な違いにも気づくほどの性能を持ち合わせています。同じ言葉を用いたとしても、書体が違えば言葉から伝わる意図も異なります。資料作成において余分な情報は取り除くようにしましょう。
3.会社の雰囲気まで伝えることを心がける
会社独自の制度や社内イベントなどがあれば、アピールする絶好のチャンスです。写真を使用したり、資料に載せきれない情報はHPに掲載して閲覧を誘導したりするとよいでしょう。堅苦しい資料だけだと、会社の魅力は伝わりづらいので、ぜひ試してみてください。
■会社説明会で押さえておくべきプレゼン内容
求職者へ会社の内容を伝えるプレゼン内容に、次の9個のポイントを取り入れてみましょう。
1.自社の情熱をアピール
自社がどのような業界・分野に特化し、力をいれているのか。このときあいまいな表現だと、漠然とした内容しか求職者の印象に残らないので注意しましょう。
2.講義型の説明はできるだけ短くする
プレゼンターが求職者に伝える講義型のプレゼンは、一度に多くの求職者へ話を伝えられるメリットが挙げられます。しかし求職者が受け身で話を聞くだけになってしまいやすいので、要点を押さえ説明時間は短くし、ディスカッションの時間を設けましょう。
3.動画で親近感をアピール
プレゼンに時間枠を設けて行うのであれば、次のプレゼンまでの待ち時間や最後までプレゼンに参加できなかった求職者が、手軽に閲覧できる動画も効果的です。企業PRだけでなく、仕事場の雰囲気や勤務社員へのインタビューなど、動画自体は短い内容で構いませんので企業の特色に合わせて作成してみるのもひとつの手です。
4.求職者目線から見える企業プレゼン
合同説明会のゴールは、自社とマッチした人材の採用です。どんなに優れた事業内容を掲げていても求職者に伝わらなくてはゴールにたどり着けません。プレゼンの構成が固まったら、ターゲットとなる求職者に近しい社員にプレゼンを聞いてもらうとよいでしょう。
5.具体的な例で説明する
企業にとっての当たり前な内容でも、未経験者にとってはイメージしづらいものです。説明する際には、身近なものに当てはめて比喩したり、専門用語をかみ砕いたりしてプレゼンを聞いている求職者目線に立って話してみましょう。
6.企業のビジョンやミッションは明確に伝える
求職者にとって企業の成長戦略は、自身の働き方にも大きく関わるので気になります。もし具体的な事業計画案があるなら、予定表として視覚化することで、いつまでに何が必要なのかも伝わりやすいです。
7.福利厚生、社員の性格などは具体例を提供
会社独自の福利厚生を実施しているのであれば、他の企業と差別化する絶好の機会です。また、社員の属性表（男女比率や休日の過ごし方など）があると実際に働く現場が具体的にイメージできるのでオススメです。
8.過度な装飾はNG
伝えたい思いが先走りしてデザインや装飾が派手になってしまう企業も中にはあります。デザインばかりに目が行ってしまって、本来の事業説明が印象に残らないなんてことも...。
デザインや装飾は最低限の彩りを添える程度で問題ありません。
9.説明会において現場社員（人事以外）が伝えるべきこと
合同説明会には人事以外の担当者もお手伝いで参加することがあります。その際に、人事という役職以外の人だからこそ伝えられる話もあるので、お手伝いで参加する社員さんにも共有しておきましょう。
お手伝い社員さんに求職者へ話してほしい内容の例としては、仕事体験や目標達成のプロセスなどがあります。
仕事体験であれば、個人個人で向き合った仕事場面を具体的に言語化してもらいます。このとき時系列だと状況把握がしやすく、求職者にも伝わりやすいです。目標達成のプロセスについては、個々で設定した目標に対してどのように取り組んだか、どのような課題が出てきたかなどです。お手伝い社員さん自身の具体的な言葉で伝えるとなおよいです。
■現場社員が説明会で気をつけるべきこと
先ほど、人事以外の現場社員が説明会でどのような話をするかお伝えしました。現場社員は普段の業務の合間を縫って参加していることもあり、説明会ではどのような振る舞いをすればよいか分かりづらいことも考えられます。そこで、注意すべきポイントについてまとめました。
1.求職者は必ず対等な相手として向き合うこと
合同説明会にはさまざまな求職者が参加します。合同説明会にお手伝いとはいえ参加したからには、会社の顔として節度ある行動をしましょう。
2.求職者の目の前に立ったときから、情報発信は始まっている
求職者は配布資料やプレゼン内容だけを見ている訳ではありません。説明会に参加する社員さんの態度や雰囲気も重要な情報として気にかけています。社員一人ひとりの立ち居振る舞いには意識を払っておきましょう。
3.求職者一人ひとりとよい関係構築をする
説明会当日は多くの人と接して、同じ話を何度もする場面もあるでしょう。人は同じ作業をしてくると次第に慣れが出て、ほころびが出るものです。求職者一人ひとりとよい関係を築くためにも、こまめな休憩を入れてメリハリをつけるようにしましょう。
4.専門用語は置き換える
業界で働いていると当たり前になってしまう専門用語ですが、業界未経験の人にとっては聞きなれない言葉であることも。なるべく専門用語は使わないか、使う場合には補足説明をするようにしましょう。
5.技術力ではなく理念について説明
より良い人材を求めるあまり、持っているスキルや資格を気にかけてしまうことがあります。合同説明会で人材をふるいにかける必要はありません。
新卒向けの説明会であれば、スキルや資格を持っている学生は数少ないので、応募母数を増やすためにも仕事に対する考え方や理念を基準に話してあげるようにしましょう。
6.質疑応答にはリスクがいっぱい
お手伝いで参加した社員にも求職者と話す機会を設けることがあるかと思います。その際、質疑応答で求職者に回答しても問題ない内容とそうでない内容、現場担当者の指示を仰ぐべき内容について説明会前に共有しておきましょう。
自社の情報や一般知識、自分の経験などは回答して問題ないが、価値観や興味嗜好などは個々によって回答が変わるため取り扱いの注意が必要です。
7.間違った情報や認識は、はっきり否定する
求職者からの質問の中には、誤った情報による質問内容も時にはあります。一般知識や企業への誤った認識は、はっきりと否定しましょう。話を濁して回答すると、会社への不信感につながる恐れがあります。回答は常に当事者意識をもちましょう。
8.求職者に聞いてはいけないこと
近年、個人情報の取り扱いについては細心の注意を払う必要があります。求職者と対話する際には、出身地や家庭環境、思想といった個人に関わる情報には注意しましょう。
■会社説明会の開催にあたって
会社説明会では多くの人が参加し、さまざまな企業が一堂に集まります。近年では、オンラインでの開催も増えつつありますが、人と直接会える会社説明会も根強い人気があり、就職活動にも一役買っています。
開催にあたって、広々とした空間と十分なパーソナルスペースが求められ、開催場所に制限が出ている現状です。そんな中エッサム神田ホールでは、密を回避しつつ広々とした貸し会議室が数多くあり、駅からのアクセスにも便利な立地にあるため、説明会の規模や企業の要望に合わせた施設運営が可能です。また、オンライン配信と会場開催のハイブリッド説明会も行える設備をご用意しております。会社説明会には欠かせないマイクやプロジェクターなどの無料貸出もご利用できますので、お気軽にご相談ください。
