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貸し会議室が商談や打ち合わせにオススメな理由
2023年 09月 29日
初めての商談や打ち合わせをいざセッティングすることになったら、どこでどのような場所がいいのか、心配事が多いですよね。実は、商談や打ち合わせに貸し会議室を利用する人が多いのはご存じでしょうか？今回は、商談や打ち合わせになぜ貸し会議室が選ばれるのか、その理由をご紹介します。
目次
■商談と打ち合わせの違いとは？
商談とは、自社の商品やサービスの取引について交渉や話し合いを行うことを指します。一方、ここでいう打ち合わせは、主に取引成立後のアフターフォローや進捗状況の確認を目的に行われます。
■商談場所・打ち合わせ場所選びの重要性
極端なことをいってしまうと、商談や打ち合わせはいまのご時世、どこでも簡単にできてしまうでしょう。しかし、ここで注目したいのが「場所の与える影響力」です。
人が物事を決定する際には、もちろん商談内容や交渉人の人柄など、さまざまな要因がありますが、環境もまた影響を与えるといわれています。顧客への印象や信頼感、交渉の成否、業務の効率性、コミュニケーションの円滑さなどは交渉において非常に重要です。
商談内容に機密情報がかかわるのに、カフェやコワーキングスペースでは人の出入りが多く、情報漏洩のリスクがつきまとうでしょう。このように商談や打ち合わせ内容に合わせ、場所選びを考慮していく必要があります。
■商談・打ち合わせ場所選びのポイント
商談や打ち合わせ場所を選ぶ際には次の5つのポイントを押さえておきましょう。
1．目的や内容
自社と交渉相手がどのような目的で顔合わせを行うのか、その際の内容に適した場所であるか、確認しましょう。また1対1での商談・打ち合わせなのか、複数人が参加するのかによっても会場の規模が異なります。事前に誰が参加するのか確認しておきましょう。
2．場所の利便性
自社内に商談スペースを持つ企業であれば、交渉相手に来社してもらうことになるでしょう。しかし、商談スペースを持たない、あるいは遠方のために来社が難しい場合には、双方の中間地点が理想的です。駅などの交通の便がよく、徒歩圏内にある場所での商談や打ち合わせがオススメです。
3．セキュリティや防音
商談や打ち合わせの内容によっては、機密情報を扱うことが多いため、セキュリティや防音対策は万全にしたいものです。
さらに近年、働き方改革の影響で、フリーランスでも企業と交渉に臨む人も増えつつあり、「自宅＝職場」といった環境によってプライバシーの問題が発生してしまうので、場所選びに注意が必要です。
4．快適性
商談内容によっては時間がかかることが予想できます。時間をかけじっくり話を煮詰めていく上で、快適な空間は欠かせません。換気や空調が行き届いた場所で商談や打ち合わせを行いましょう。
5．費用
会場によっては、時間毎の料金のところもあれば、期間によって変動するなどさまざまです。また、サービスオプションやレンタル料金などが発生することもあれば、会場に完備してあり自由に使える場所もあります。
商談にかかる予算と照らし合わせて、会場を選びましょう。そのためにも会場に関する多くの情報を集めることが大切です。
■商談や打ち合わせで使われる場所
次の場所は、よく商談や打ち合わせで利用される場所になります。ご自身の商談・打ち合わせ内容に適した場所はあるか、見ていきましょう。
1．カフェや喫茶店
カフェや喫茶店は、打ち合わせ場所として定番のスポット。店内には音楽が流れ、リラックスした中で話ができるでしょう。ただ人の出入りが多いため、騒音や混雑があり、腰を据えた話し合いには不向きといえます。
2．レンタルオフィス・コワーキングスペース
Wi-Fiや電源が充実していて、場所によっては会話・電話OKのエリアとNGのエリアに分け、利用者の目的に合わせて場所が選べるレンタルオフィス・コワーキングスペースがあります。簡易的なオフィスとしての機能があり、備品や環境が整えられているため、利用しやすく人気を集めています。
ただ機密性を考慮するなら心許ないため、別オプションで専用の会議室を利用することになることもあるようです。
3．ホテルのラウンジ
ホテルならではの高級感や洗礼されたサービスがあります。利用するにあたって、ホテルの公式サイトから予約が可能です。ホテルのラウンジは、空間が広く確保されていたり、席がソファー席だったりと落ち着いて、時間をかけて話すことができます。しかし利用料が他の場所に比べ、高くなりやすいため予算と相談して利用しましょう。
4．オンライン
場所や時間の制約がなく、商談や打ち合わせを行えるツールとして頻繁に利用されるようになりました。オンラインでの商談・打ち合わせは、タイムパフォーマン・コストパフォーマンスともに優秀といえるでしょう。しかし、利用者によっては機械が苦手であったり、コミュニケーションが取りづらかったりするといった声を耳にします。
また、オンラインでの商談の場合、新規開拓のハードルが高く、成約が難しいと感じる人も。その理由は、オンライン商談に慣れていなかったり、自社の商品を体験しにくかったり、非言語コミュニケーションが読み取りづらかったりすることが挙げられます。
一方、新規顧客ではなく、既存顧客や自社の商材セミナーなどに参加した顧客へのオンライン商談には有効といわれています。オンラインでの商談は、交渉相手に合わせて配慮するとよいでしょう。
5．貸し会議室
貸し会議室は駅から徒歩圏内に立地していることが多く、商談スペースを持たない個人や企業でも使いやすい場所として、以前から知られていました。会議に特化した空間のため、必要な備品や環境も整っています。ただ場所によっては、施設だけの利用料でそのほかはレンタルする必要があることも。貸し会議室の数は多いので、目的や内容に合わせて会場を利用するとよいでしょう。
■商談や打ち合わせに向いたレイアウト
商談や打ち合わせを行うにあって、相手を納得させる場面が出てきます。その場合、テーブル越しの真正面に位置するのがよいでしょう。これによって、ある程度の緊張感が生じます。距離は、お互いに表情を読みやすく視線がしっかり合う120cm以下の距離が最適です。
■商談に貸し会議室がオススメなポイント5つ
さまざまな商談・打ち合わせ場所をご紹介しましたが、その中でもオススメなのが「貸し会議室」です。貸し会議室での商談・打ち合わせのメリットはどのようなことがあるかまとめました。
1．情報漏えい予防・商談に集中できる環境
公共スペースでは防音設備は整っておらず、不特定多数の人がアクセスできるフリーWi-Fiは、リスクが高いといわれています。また、混雑している状況下では周囲がうるさく、商談に集中できません。
貸し会議室であれば、防音完備かつ個室で周囲を気にせず会話ができます。貸し会議室専用のWi-Fiを利用もできるため、セキュリティ対策にも貢献しています。
2．利便性の良さ
多くの貸し会議室は駅から徒歩圏内あるため、遠方からの商談相手にも場所として提案しやすいのが特徴です。どちらかに有利な場所といった訳ではないので、互いに対等な環境で商談に臨めます。
3．内容によって部屋の規模を変更可能
商談は1対1で行うこともあれば、双方複数人が参加することもあります。参加人数や話し合いの内容によって、会場を自由に選べるのも魅力です。
4．設備の充実
貸し会議室という名だけあって、会議に必要とされるスクリーンやプロジェクター、ホワイトボードなどを完備しています。また部屋によっては、レイアウトを自分たちで自由に変更することも可能なため、使い勝手もよいです。施設の備品を積極的に使うことで、当日持ち込む荷物も減らせます。
5．場所を確約できる
座席指定が可能なカフェなどはまだ少ないため、急な商談や打ち合わせには適さないことも。貸し会議室によっては、ホームページ上で席の空き情報がひと目で確認できるため、予算と場所がよさそうであれば、予約して利用するのもオススメです。
■エッサム神田ホールでは、商談に適した会議室が充実しています！
いかがでしょうか。貸し会議室であれば、セキュリティ面や設備面でも充実しているだけでなく、話し合いの内容や目的に合わせて選べるため、自由度が高く双方がフェアな状態で商談に臨めます。
エッサム神田ホールは、神田駅から徒歩3分圏内の場所にあり、東京駅からのアクセスにも非常に便利な立地です。また、貸し会議室は全館合わせて37部屋あり、大中小とさまざまな規模をご用意しております。館内には常勤のスタッフがおりますので、困ったことがあれば迅速な対応が可能です。
またエッサム神田ホール2号館には、最上楽農園にて食事をとることも。商談後の親睦を深める機会に活用してみてはいかがでしょうか。
