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貸し会議室選びの決め手になる10個のポイント
2024年 08月 29日
今、各路線の駅前を中心に貸し会議室が増えています。大手の不動産会社をはじめとしたビルのオーナーがオフィスに利用できるビルの空室対策として積極的に貸し会議室への転換を図っているためです。
設備についてもIT周辺機器をはじめ充実させ、地元企業はもちろん、周辺地域の企業にも利用してもらおうとしています。
このように、使う側にとって満足度が高くなってきている貸し会議室ですが、借りる際は何を決め手としたらよいのでしょうか。
■貸し会議室選びの決め手となる10個のポイントとは？
次の10個のポイントを押させて貸し会議室を選んでみましょう。ここでは具体例として、エッサム神田ホールを取り上げます。
ポイント1．駅からの近さ
貸し会議室への来場者を考えたとき、主要駅からの利便性はとても重要です。会場が駅から遠い場合には、バスなどの公共交通機関の利用も考えなくてはいけません。
エッサム神田ホールの場合、JR神田駅から徒歩圏内で来場しやすい立地にあります。
ポイント2．会場の分かりやすさ
来場者の中には、土地勘が無く、道に迷われてしまうことも考えておかなくてはいけません。会場への案内板の有無や分かりやすい目印の有無など、下見の際には来場者の目線に立って確認してみましょう。
エッサム神田ホールは自社ビルを3棟保有しており、いずれも神田駅から近く、大通りに面した目立つ外観のビルとなっています。
ポイント3．設備の充実度
貸し会議室によっては、事前に付属している備品もあれば、備品の利用に別途料金がかかる場合もあります。目的や用途によって、必要な設備をピックアップしておきましょう。
エッサム神田ホールは、様々な利用シーンに対応できるよう、設備を充実させています。プロジェクターやスクリーンだけでなく、インターネットの回線速度にもこだわりました。
ポイント4．使える貸し会議室の広さ・部屋数
貸し会議室は利用目的に合わせたキャパシティーを借りましょう。広さがあれば、レイアウトに自由度が出ます。また利用目的によっては、1つの部屋だけでなく、複数の部屋も同時に利用するのもアリです。
エッサム神田ホールでは大・中・小の貸し会議室だけでなく、豪華な特別会議室を手軽に利用できる魅力があります。
ポイント5．共有部分の充実
貸し会議室がどんなに素晴らしくても、共有部分がお粗末では元も子もありません。トイレやエントランス、喫煙所など、来場者のニーズを考えて選ぶ際の参考にしましょう。
エッサム神田ホールの場合、足腰に不安な人も安心して利用できるようエレベーターを完備し、化粧室は清潔さを保ち、来場者を第一に考えた環境を徹底しています。
ポイント6．スタッフの対応
貸し会議室によっては、場所のみ貸し出すところもあれば、常駐スタッフによるサポートを行っているところもあります。利用当日に機材が使えないなどのトラブルの際、スタッフに頼れるのは安心ですよね。
エッサム神田ホールは、会場利用の前に会場の下見を推奨しています。下見の際には館内の常駐スタッフが案内し、利用用途や目的に合わせた提案をすることも。予約～受付、イベント終了までスタッフが常駐しているので、なんでも気軽に相談できるようにしています。
ポイント7．周辺地域の環境
貸し会議室はいまや至る所にあります。集客力のあるアクセスのよい立地はもちろん、近隣にある店舗も把握しておくとよいでしょう。
エッサム神田ホールの周辺には、ビジネス街があり、多くの人が行き交います。近くにはコンビニやカフェがあり便利です。
ポイント8．建物の安全性
万が一に備え、安全性を確保することで、当日の利用が盤石なものになります。地震や火災時の避難経路、セキュリティ対策、AEDの完備など、緊急時のトラブルにおいても確認しておきましょう。
エッサム神田ホールは、利用者の安全を第一に考え、耐震性や消防設備、セキュリティ、AEDなどを備えています。
ポイント9．ワンストップサービス
イベントを開催するにあたって、様々な業者へ依頼するのは手間になります。そこで、イベントがスムーズに手間なく運営できるためのワンストップサービスを利用できるか、確認してみましょう。シームレスな運営で、負担や準備が減った分、イベントのコンテンツ内容へ注力できます。
エッサム神田ホールでは、お弁当やケータリング、ホテル紹介などの会議運営をサポートできる体制を整えています。
ポイント10．全体のコスト
貸し会議室の利用料金で、会議室に付随する備品は別料金がかかることもしばしばあります。料金が明瞭であるか、事前にHP等で確認しておきましょう。貸し会議室の利用料金に加え、備品料金を含めたトータルコストが大切です。
エッサム神田ホールの場合、貸し会議室に付随する備品は無料でご利用できます。各部屋の料金については、それぞれの部屋の詳細ページにて提示しています。
■貸し会議室の利用シーンに合わせた決め手
貸し会議室の利用料は安いに越したことはありません。
しかし、使う用途によっては料金の安さよりも「駅からの近さ」や「設備の充実度」を優先した方がよい場合もあります。
それでは、どのような用途であれば、どのポイントがより決め手になるのでしょうか。利用シーンごとに見ていきます。
（1）来客・外部関係者を伴う会議を貸し会議室で行う場合の決め手
来客や外部関係者を招く会議の場合、一番重視したいところは「駅からの近さ」です。
なぜなら、会場までの距離が近いほうが、会議に向けた「マイナスの印象」を排除することができるためです。
来客・外部関係者の多くは、電車を使って移動します。
すると、駅から遠いところまで歩いたりタクシーやバスといったお金のかかる交通手段をさらに加えて会議室に赴いたりするよりは、駅を出てすぐという立地で会議をするほうが、「わざわざ、あんなに遠いところまで行くのは面倒だ」といったマイナスの印象を持たれる可能性が少なくなります。
その結果、マイナス要因がなく会議参加となるため、充実した会議がしやすくなります。
エッサム神田ホールへのアクセスはこちらからご確認ください。
特に1号館は雨の日でも濡れずに移動できる場所にあるので、参加者に喜ばれること間違いありません。
次に重視したいものは、設備の充実度です。
単に参加者が話し合いできればよいという会議であれば、設備の充実度は重視しなくても構いません。
しかし、参加者が多い場合にはスクリーンにPowerPointなどの資料を投影しながら会議をする必要があります。
会社からプロジェクターを持ち込むことは可能です。しかし、最近の貸し会議室は利用率を向上させようと、スクリーンやプロジェクターといったIT設備について高品質なものを準備し、低価格で貸し出しているケースが増えています。自社にある古い設備をわざわざ持ってくるより、貸し会議室を利用することで借りられる高品質なスクリーンやプロジェクターを使った方が、会議に参加する外部関係者の心象もよいでしょう。
エッサム神田ホールの設備はこちらからご確認いただけます。
おなじみのマイクやスクリーンをはじめ、パントリー、デジタルサイネージなど、なかなかお目にかかれないような最新設備まで整っています。
貸し会議室の広さは、会議に参加する来客・外部関係者の人数が多い場合には考慮すべき点ですが、先方と自社の参加者が3人ずつ計6名程度で済むのであれば、標準的な貸し会議室の広さで対応が可能なので、決め手として神経質になる必要はないでしょう。
（2）セミナーを貸し会議室で行う場合の決め手
アクセスの利便性や設備、会場の広さは集客力を左右します。
駅からあまり歩かずに行ける貸し会議室は、参加者に「近い」と思ってもらえるため、集客するには好条件です。
また、駅の近くであれば主催者側としても説明がしやすいので、参加者からの場所についての質問に対しスムーズに対応しやすくなります。
結果、駅から近いということが参加者の満足度を押し上げ、定期的にセミナー開催をすることで十分な収益を上げられるようになります。
貸し会議室でセミナーを行う際は「貸し会議室の広さ」や「使える貸し会議室の部屋数」についても決め手になりえます。
セミナーを実施することで収益を得ようと、魅力あるコンテンツを作り積極的に広報活動を行えば、100人以上のセミナー参加者を集客することも夢ではありません。
その際にあまりに小さな貸し会議室では、せっかく多数の参加希望者がいてもキャパオーバーとなってしまいます。
収益を得るためのセミナーを実施するのであれば、セミナーの内容自体に力を入れることと同じように、適切な貸し会議室の広さについて考慮しておきましょう。
セミナー会場として使用する貸し会議室以外に、あと1部屋・2部屋借りることができれば、資材置き場や、外部講師を招く際には控室として使えるため、非常に便利です。
こちらのフロアのように、ひとつの階に小会議室が複数あるところだと、資材置き場や控室として重宝します。メインとなるお部屋を広々と使えます。
（3）社内研修を貸し会議室で行う場合の決め手
いつもの環境から離れて新入社員研修・役員研修・全社員研修を行いたいのであれば、一番の決め手となるものは「料金の安さ」です。外から人を招くケースが少ないため、見栄えや利便性を追求するよりは、経費を安く抑えることが優先されるためです。
なお、外部講師を招いて社内研修を行う場合には、料金の安さと、最寄り駅から貸し会議室までの送迎費を天秤にかけてみましょう。
送迎費をかけた以上に料金を貸し会議室代のほうが安く抑えられるのであれば、安い会議室を選んで外部講師の送迎費を出してもよいでしょう。
それほど、駅に近い貸し会議室は地価の問題もあり賃料が高いのです。
次に決め手として考慮したいものは「貸し会議室の広さ」です。社内研修では、座学だけではなく体を動かしたりグループワークをしたりすることもあります。
そのため、人数×5倍くらいを収容できる広さの貸し会議室だと、広々と使えて気持ちいいですね。
設備については、内部向けに貸し会議室を使用するのであれば、品質は最低限でも許されるでしょう。
もしも宿泊を伴うような社内研修であれば、宿泊施設と貸し会議室までの距離を考慮に入れましょう。また近年の貸し会議室の中には、宿泊施設と提携するケースが増えています。
貸し会議室と宿泊施設をそれぞれ申し込むよりも、宿泊プラン付きの貸し会議室や、貸し会議室を提供する宿泊施設の中からプランを選んで契約をした方が、移動の時間もかからず、かつ費用を安く抑えられます。
■貸し会議室を選ぶ際には用途や目的が鍵！
貸し会議室選びの決め手になるポイントの中でも、用途によって決め手のポイントが変わってくることがお分かりいただけましたでしょうか。せっかく利用するのですから、悔いのないような選び方をしたいものです。
もしも貸し会議室の選択に迷ってしまったときは、お気軽にエッサム神田ホールまでお問い合わせください。スタッフがこれまでの設営ノウハウを活かし、あなたに最適なお部屋のご提案から当日のフォローまで、責任を持ってサポートさせていただきます。
2016年10月22日の記事を再編集しました。
