上司を唸らせる議事録を作ろう!会議中と会議後のマル秘テクニック!

2016年 11月 29日

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社会人になると、一度は会議の議事録を作る担当に任命されることがあります。上司や先輩は「じゃ、議事録よろしく。今日中にね。」だなんて気軽に言いますが、そもそも、会議に出席している人にとって議事録なんて不要なのでは......と思う人も少なくないのではないでしょうか。

 

今回は、社会人であれば是非とも知っておきたい議事録の必要性と、上司が唸るくらい上質な議事録の作り方について見ていきたいと思います。

 

 

そもそも議事録ってなんだろう?


議事録とは、会議や打ち合わせの内容について記録し伝えるための文書です。会議や打ち合わせの中で出た議題だけではなく、論点がどのような経過をたどり、どのような結論となったのかといった内容についても、議事録に書き残します。

 

議事録はなぜ必要か?作成前に知っておこう!


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1.誰がどのような結論を決めたか明確化するため


会議や打ち合わせでは、会社の将来を左右するような重要な決定がなされる機会がたくさんあります。将来、過去に誰がどのようなことを考え、議論し、決めたのかという内容が書面という形で残っていれば、事業の成果をほかに展開するときにも役に立ちますし、何か不祥事が生じた場合には証拠として役に立ちます。

 

2.正確に情報共有をするため


会議や打ち合わせは、出席すべき人が全員出席できるとは限りません。出席できなかった人にとって、議事録は、何がどのように話し合われ結論付けられたのか正確に知ることができるツールです。

 

また、口頭で情報共有をしてしまうと事実とは異なるニュアンスで伝わる場合もありますし、会議からしばらく日にちが経過したのちに会議や打ち合わせの内容を思い出そうとしても正確に覚えていない可能性も出てきます。

 

このように、会社にとって議事録は「財産」とも言うべき大切なものなのです。

 

議事録を作る際に気をつけるポイントとは?


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議事録はその場のやりとりだけ書かれていれば問題ないと思う人がいるかもしれませんが、実は、後に誰が読んでも分かるくらい上質な議事録を作ることは大変なことです。

 

ただ、議事録を作る際に7つのポイントに気をつければ、上司が唸るくらいの上質な議事録を誰でも容易に作ることができます。

 

<ポイント1>会社指定のフォーマットがあるなら使う


どのようなフォーマットにすれば誰もが理解しやすい議事録になるのか考えるだけで、時間があっという間に過ぎてしまいます。会社に議事録用のフォーマットがあるのであれば迷わず使いましょう。

もしも会社に記事録のフォーマットがないのであれば、上司や先輩に相談してみましょう。上司や先輩も今まで何度も議事録を書いてきた経験があるはずですから、過去に提出した議事録のフォーマットくらい持っています。

会社のフォーマットや上司・先輩から譲ってもらった議事録のフォーマットを使うことができれば、議事録のフォーマットを考えるという時間を削減することができますし、「この要素が足りない」「あの記述をなぜ書いていないのか?」などのダメ出しも最小限に抑えられます。

 

1-1.過去の議事録を見せてもらおう

上述の通り、議事録を作成する際、過去に作成された議事録のフォーマットを基に作成してください。

その理由としては、以下の通りです。

 

  • ・過去に実際に作成された議事録を参考にすることで、どのくらいのレベル感で議事録を作成しなければならないかが分かる
  • ・会社ごとに議事録の流儀があり、それにのっとったものを作成できる
  • ・議事録で重要な「迅速性」を担保できる

 

議事録と一言でいっても、ポイントのみが明確になっていればいいというものから、一言一句漏らさず書かれているようなボリューム感のものまで、いろいろなレベル感のものが想定されます。

どのようなものを作るべきなのかということは、これまで先輩たちが作ってきた議事録を確認したうえで、作成以前に認識してくべきです。

 

また、会社によって、議事録の流儀というものがあります。

たとえば、最初に作成者の名前を付ける、目次をつける、会議室の場所まで記す――などでしょうか。そのあたり、上司からのチェックをうける前段階で認識しておくほうが余計な手直しをしなくて済むため、効率的です。書き方についても過去に作成された議事録を踏襲して作ったほうが無難です。

 

あらためて、議事録というものは、上司(または会社全体)から求められるものを、いかに迅速に工数をかけずに作成できるかというのが重要なポイントとなります。

 

<ポイント2>箇条書きでできるだけ多い情報を書き留める


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会議というのは、当たり前ですがある程度クロストークで進行していくため、話の流れは不規則に変化していくことが往々にしてあります。

ですので、話の流れ・要点は、ある程度話が進んでいかないとつかめないというケースもありますよね。しかし、それをつかもうとするがあまり、最初にどんな話をしていたか忘れてしまうといったケースも想定できます。

 

そのため、箇条書き、単語レベルでも結構です。なるべく多くの情報を書き記しておきましょう。

とはいえ、それでもメモが追い付かない状況も想定されることから、ボイスレコーダーや携帯電話の録音機能を利用して、重要なところや聞きのがした箇所を後で改めて聞くといいでしょう。より正確な内容把握を行うことができます。

 

ただし、上述にある通り、議事録はスピード感が重要なので、全部を改めて聞くという時間はないと思ってください。あくまでもボイスレコーダーなどで録音したものは、議事録を作成するうえで「補助的な」役割であるということは十分認識してください。

 

2-1.会議中のメモはアジェンダを活用しよう

会議中にメモをしっかり残し、多くの情報を書き残す必要があるのと同時に、前述の通り会議の「話の流れ」をつかんで残しておくのも重要です。

 

話の流れをつかむのは一定の時間を必要とする場合もありますが、会議のアジェンダがある場合は、会議は原則その通りに進行していきます。

そのため、アジェンダがある場合は、アジェンダを利用してメモをとっていくと非常に話の流れがつかみやすいです。

ただし、アジェンダの余白を利用する場合は、空欄が限られていますのでメモが取れなくなるケースもあります。そのため、加筆をするために、大きめの付箋を利用してもいいでしょう。

 

会議にPCを持ち込んでも問題ない場合は、アジェンダのデータをPCに入れておき、そのファイルを利用してパソコンでメモを作成することをオススメします。

また、上級者の方であれば、会議の内容を聞きながらその場で議事録作成をしても良いでしょう。少し難しいですが、ベテランの中には会議中に議事録を作成してしまう方もいらっしゃいます。こうすることで、より正確な議事録の作成を行うことができそうです。

ただし、議事録を作成することに注意がいき、話の流れを把握できないといったことが起こり得るので、その点については注意してください。

 

<ポイント3>24時間以内に議事録を提出する


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会社に残る議事録だからこそ丁寧に時間をかけて作りたいという思いがあるかもしれませんが、前述にもある通り、議事録は「迅速性」が求められます。会議の内容を早めに記しておくことが重要です。そのため、議事録は会議や打ち合わせが終わってから24時間以内に提出するようにしましょう。

24時間以内であれば、議事録内容に不備があったとしても、上司や先輩が自分の記憶やメモから正確な情報を引っ張ってきて上手く訂正してくれます。

しかし、仮に議事録内容に重大な問題が隠れていたとしても、人間の記憶は時間が経過すれば曖昧になり、メモはどこかに消えてしまいがちになるので、議事録に正確性を求めることは難しくなってしまいます。

 

<ポイント4>議事録内容は5W1Hを意識すること


議事録は会議や打ち合わせに出席できなかった人はもちろん、将来の従業員が読む可能性のある文書です。そのため、議事録は正確であることはもちろん、「漏れなくダブリなく」内容が記載されていることも重要です。

 

ですから、議事録を作成する時には5W1Hを意識して書くようにしましょう。「いつ」「どこで」「だれが」「なにを」「なぜ」「どのように」の要素が入っていれば、少なくとも記載すべき内容の漏れを防ぐことができます。

 

<ポイント5>自分の記録が曖昧な点は出席者に確認する


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今は情報管理の問題もあり、会議や打ち合わせの内容を録音することができないケースが増えています。また、どんなに完璧に会議や打ち合わせで出た内容をメモしようとしても、私たちはボイスレコーダーのように100%正確にメモを残すことは困難です。ですから、もしもメモや自分の記憶に自信のない箇所があるのであれば、遠慮することなく出席者に会議の内容を確認するようにしましょう。

 

このような事情もあるため、[ポイント2]であげたように、会議や打ち合わせを終えてから24時間以内に議事録を作成・提出する必要性があるのです。

 

<ポイント6>議事録の"肝"、決定事項・対応事項を確実に押さえる


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議事録は正確に漏れなくダブリなく書くことが重要だと説明しましたが、それでは議事録の「肝」となる部分は何かご存知でしょうか?

それは決定事項と対応事項です。一番重要なことは決まったことと対応すべきことで、決まった経緯は補足程度で十分なのです。

ちなみに、会議の中で必ずといっていいほど懸念点が出てくる場合があります。懸念点の多くは、会議や打ち合わせで出てきても、解決できるような策の立案までいかないことがほとんどです。そのため、会議や打ち合わせで出てきた懸念点については議事録の最後のほうに書くようにしておきましょう。

 

6-1.「結論→理由」の順で書くとベスト

議事録を残す目的は、決定事項・対応事項など、キーになる事項を明確にし、ネクストアクションをとることです。そのため、何が決定事項なのか、何が確認必要事項なのかなどといった、キーポイントを明確にしておくことが望ましいです。

 

では、どのように記載すればよいのでしょうか。それは「結論→理由」という構成にしておくことです。

イメージはこのような構成です。

 

■ テーマ

<決定事項>

・××××××××××

・×××××××××

・×××××××××

<対応事項>

・×××××××××

・×××××××××

<背景・理由>

・×××××××××

・××××××××

 

このような書き方をすることで、何が決まったのか、何が対応事項なのか、なぜそのような結論に至ったかというのが、端的にわかります。

基本的には、会社ごとの流儀にあわせてもらうことが良いとは思いますが、整理された書かれ方をした議事録は非常に見やすく、関係者たちにどんなネクストアクションが必要なのかを伝えやすくなります。

「結論→理由」という構成にし、重要なセンテンスを頭出しするような文章構成にすることをお勧めします。

 

また、このような記載の仕方は、議事録に限らずビジネス文章の「基本中の基本」です。

社会人になりたての方、また年次のいった方でも、初めて文書作成を行う必要が出てきた方においてはぜひ認識していただきたいものです。

 

<ポイント7>簡単なToDoリストも入れておく


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会議や打ち合わせは数回にわたって同じテーマで継続されることもあります。そのような場合、いつまでに誰が何をやるかといった内容も協議で決められます。

議事録に懸念点を記載しているのであれば、その次くらいの位置に箇条書きで構いませんので「ToDoリスト」を入れておきましょう。次回までに与えられた責任が明確になりますし、宿題になっていた事項をやってこなかった人に対して責任を提示することができます。

 

なお、ToDoが明確になっている場合は、結論の次に頭出ししておくほうが、ToDoを対応する方へより強い認識を持ってもらえるため、オススメです。

 

<ポイント8>上司の許可を得てから配信する


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議事録が完成したら上司に報告の上、必ず許可をもらってから対象者に議事録を配信するようにしましょう。

理由としては、議事録内容に不備があった場合に上司がチェックしてくれるというメリットがあるからだけではなく、上司が配信許可を出すということは、上司自らの責任で配信した証になるためです。万が一、会社の上層部にとって気に入らない議事録内容であったとしても、上司の許可が出ていれば、責任の大部分は上司にあることになります。

上司が忙しいからと上司のためを思って、上司の許可なしに議事録を独断で配信してしまうことは、非常に危険な行為です。

 

8-1.Wordの校正機能を活用!文法にも気をつけて

上述のように、議事録は上役の方にも目を通していただくものとなります。

記載内容についてミスのないように十分チェックしたうえで、上司に確認してもらってください。

といっても漠然とチェックしただけでは、ミスは防げないケースが往々にしてあります。

ここではどんな観点でチェックすればよいか、ご紹介します。

 

  • ・全体の流れ
  • ・文法
  • ・誤字脱字

 

まず、議事録としてちゃんと成立しているかどうか、まずはここからチェックしましょう。

すべての事柄を記憶できるわけがないので、ときにキーセンテンスを無理やりつなげて議事録を作成するという方もいらっしゃるかもしれません。そうすると、話がまったくかみあっていない、前後の文脈が無茶苦茶...ということも起こってしまいます。そうなった際は、上司に提出する前に気づくことが大事です。

どんな話だったか曖昧だったり、理解できていなかったりする場合は、あなたが記したワードをもとに、周囲に確認し、提出前に修正しましょう。

 

あとは、文法・誤字脱字ですが、Wordには間違った文法や誤字脱字をチェックする機能がありますので、それを活用しましょう。

ただし、それだけだとミスを拾いきれないこともあります。Wordのチェック機能を活用して修正したら、最後に紙にプリントアウトした上で、それぞれのセンテンスごとに文字をたどってチェックすると、より詳細にミスを洗い出すことができます。

また、この「確認」というタスクについても、細分化・ToDo化しておくと良いでしょう。

 

ここまで見てきた8つのポイントを押さえつつ、何度も議事録をつくることで、一歩ずつではありますが上司が唸るような上質の議事録を作れるようになります。

 

上質な議事録は絶好のアピールネタになる!


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議事録は誰もが進んでやりたがらない仕事の1つです。内容を漏らすことなく端的にまとめるには、自分の会社や会議・打ち合わせの事情を理解することや、文章の要約力も必要です。

だからこそ、議事録は自分の価値を周囲にアピールする絶好のネタとなります。「面倒だな」「苦手だな」という気持ちを乗り越えて、これからは積極的に「議事録を作ります!」と手を上げてみてはいかがでしょうか。社内でキャリアアップしていくためのスタートラインに立てるかもしれません。

エッサム神田ホールの貸し会議室では、全室でインターネット回線が無料で使えます。会議中にパソコンでとったメモをクラウド上に保存しておけば、スムーズな議事録の作成に役立つことでしょう。

その他にもさまざまな最新設備が整っていますので、エッサム神田ホールの館内設備・備品の一覧をチェックしてみてください。