間違えたら大変!会議室で大事な席次のマナー

2016年 11月 30日

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みなさんご存知のとおり、会議の際の席次には「上座」「下座」がありますよね。この「上座」「下座」の位置は、そのときの机の配置や来客の有無によって微妙に異なるケースがあり、悩まされることも多いでしょう。


しかし、基本的な席次のルールを把握しておけば、どんな会議でも迷うことが激減します。会議直前になって慌てることがないように、席次・席順の意味とマナーを身につけておきましょう。


席次はどうして大切なのか


社会人のマナーとして、席次や席順を知っておくことがなぜ大切なのでしょうか?


実は席次や席順には、目上の人や年長者を敬う気持ちや、来客に対するおもてなしの気持ちが反映されているからです。


つまり、会議はもちろん、外での会食や車移動の際の席次や席順についても理解して実行できれば、「この人は人に対する敬意やもてなす心を表現できる人だ」と認識してもらうことにもつながるのです。


1.席次の基本ルール、出入り口から遠いほうが上座



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基本的には、出入り口から遠いほうが上座となり、出入り口に近いほうが下座となります。


例えば、下記のような会議室の場合には、出入り口から一番遠い①が上座ということになります。


まずは出入り口に着目したこの席次のルールを頭に入れましょう。


2.議長や進行役がいる場合の席次は?


会社の会議を行うときには、議長や進行役がいるケースが多いのではないでしょうか。


そのような場合、一般的には、議長や進行役に近い席ほど上座ということになります。


[ケース1]机の配置が「ロの字型」の場合



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出入り口から一番遠い場所の真正面に議長や進行役が着席します。その上で、出入り口から最も遠く議長や進行役に最も近い①の席が上座ということになります。


そして、2番目の上座は、①ほどは出入り口からは遠くないものの議長や進行役に最も近い②の席ということになります。あとは、①と②の席を決めた時のルールをそのまま適応して③~⑥までの席が決まります。


[ケース2] 机の配置が「コの字型」の場合



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ただ、会議の席はいつも「ロの字型」という時ばかりではありません。会議室の机の配置が「コの字型」になったらどうなるでしょうか。


その答えは下記の通りです。


出入り口から一番遠い場所の真正面に議長や進行役が着席するというルールは机が「ロの字型」の時と同じです。


変わってくるのは上座のポジションです。机の配置が「コの字型」の場合、出入り口から最も遠く議長や進行役に最も近い席は、議長や進行役が着席する席の隣ということになります。


また、議長や進行役から見て右側が上座というルールがあるので上図の①の場所が上座ということになります。


2番目の上座は議長や進行役の左側である②ということになり、あとの③~⑧までは①と②の席次ルールに従って決まっていきます。


3.会議室の机が円形の場合の席次は?



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取締役をはじめとした会社の重役たちが使う会議室の場合、円形の机が置いてあることがあります。普段は使いなれていない円形の机で会議をする場合、上座がどこになるか、みなさんはご存知ですか?


上の図のように「出入り口に一番遠い席が上座」であることや「議長・進行役の右側が上座」というルールを知っていれば、上記のような席順が正しいということが分かるはずです。


ちなみに、この円形の机に関する上座・下座のルールは、中華料理店での接待の際の席次にも使えるルールですので、覚えておきましょう。


4.会議室にお客様を招いて会議をする場合の席次は?


自社の会議室で開催される会議に、来客が参加する場合も少なくありません。このようなケースではどこの席が上座になるのでしょうか。


例えば、来客側が3名、自社側が3名の計6名が「ロの字型」の机の配置となっている会議室で会議を行う場合を考えてみましょう。


まず、来客側の3名は出入り口から最も遠い列に座ることとなります。


そして、自社側の3名は入口に近い側の列に座ることになります。


その席次ですが、下の図をご覧ください。
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3人の中央、上の図の①のポジションが、来客側・自社側ともに上座です。


そして、上座の隣であり入口から最も遠い席である②が2番目の上座、次が③ということになります。


5.応接室にお客様を招いて会議をする場合の席次は?



ここまでは、会議の場が会議室であることを前提として、席次に関する上座・下座を見てきました。しかし会議は会議室だけで行われるものではありません。来客の役職によっては応接室を使って会議を行うケースもあります。応接室に来客を招いて会議をする場合、どこが上座になるのでしょうか?どのような席順になるのでしょうか?


[ケース1]長椅子がある場合



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一般的な応接室の場合、3人掛けの長椅子と1人掛けの椅子があるケースがあります。このように長椅子と1人掛けの椅子という組み合わせの場合、上座になるのは出入り口から一番遠く、かつ、長椅子である①の場所が上座となります。そして、出入り口から遠い順に②・③となります。そして、自社側の上座は④の席となり、下座は⑤となります。


上記の図は来客側が3名であることを想定していますが、来客側が2名の場合は次の図のようになります。


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出入り口から一番遠い長椅子の席である①が上座で次が②となります。自社側の上座が③となり、下座が④となります。


[ケース2]長椅子がない場合


応接室の一部には、長椅子を置かず全て1人掛けの席となっている場合もあります。以下のようなケースです。

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このような場合の上座・下座は、来客側が3名、自社側が3名の計6名が「ロの字型」の机の配置となっている会議室で会議を行う場合の上座・下座と同じです。


つまり、来客側は出入り口から遠い列に座り、その中でも真ん中の位置が上座です。次が②・③の位置というようになります。自社側3名の上座・下座の位置も同様です。


6.景色や調度品が楽しめる応接室・会議室にお客様を招いて会議をする場合の席次は?


また、最近は景色の良さをお客様に見せようと、部屋の片面が全面ガラス張りとなっている応接室や会議室がある会社があります。また、おもてなしの心からか、美しい調度品が飾られている応接室をもつ会社もあります。


このような場合、今までの「出入り口から一番遠い場所が上座」というルールが覆ることがありますので、気をつけましょう。


例えば次のような応接室・会議室です。出入り口から一番遠い場所に景色が見える窓があったり調度品が飾られたりしています。
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このような場合は、お客様に対する「おもてなしの心」を優先するというルールを思い出しましょう。


素晴らしい景色も美しい調度品も、来社したお客様に見せたくてそこに見えるようにしているものばかりです。ですから、景色や調度品が見えやすい場所が上座ということになります。そのなかでも出入り口から一番遠い席である①が上座ということになります。
つまり、上の図のようなシチュエーションでは、出入り口から一番遠い列である④が下座です。慣れないうちは違和感があるかもしれませんが、これが正しい席次ですので、しっかり覚えておきましょう。


エッサム神田ホールにも庭園が隣接している会議室があります。
このような部屋のときは、立場が上の人から景色が見えるように、席次に配慮が必要だと言えます。


なお、この「素敵な景色が見える側が上座」というルールは、料理だけではなく景色も味わいの一つとして売りにしている、料亭やレストランで会食をする際の席次としても使えます。取引先に対して接待をする機会のある人は覚えておくと損はないはずです。


席次の意味が分かればいろいろなケースに対応できる


ここまで見てきたように、会議ひとつとっても様々な席次が存在します。しかし、席次の基本的な考え方が分かっていれば、相手に不快な思いをさせずに済みます。


周りからも「やるな!」と言われるような社会人になるスタートは、会議の席次にあり、かもしれません。


エッサム神田ホールではすべての会議室の情報と共に、フロア図面を公開しています。
会議の予定がある方は、事前にこれらをチェックして、当日の席次をイメージしてみてはいかがでしょうか。