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貸し会議室といえばエッサム神田ホールが選ばれる！その人気の理由とは？
2019年 03月 27日
冬から春に向けて、歓送迎会や入社式、株主総会、会社説明会や選考会など、企業にとってさまざまなイベントが盛りだくさんです。行事の度に開催場所のセッティングや参加者アナウンス、懇親会手配などに頭を悩ませるイベント担当者も多いのではないでしょうか。今回は、イベント会場として貸し会議室はどうなのか、なぜ数多くある貸し会議室の中からエッサムが愛され続けるのか、その理由を紐解いていきます。
目次
■イベント会場選びに欠かせない必須項目とは？
いざイベントを開催しようにも、会場選びで欠かせないポイントと言われると戸惑ってしまうことがあります。次の5つの項目は、会場を選ぶ上で最低限の項目のため、この5つ以外に独自に必要な項目がないかリストアップしておくとよいでしょう。
1.会場規模
イベントの規模感によって自由に会場を選べることは、自社内の会議室だとできない魅力の1つと言えます。会場サイズが大～小と利用者のニーズに合わせた提案が可能なことで、イベント当日に会場の良さを活かせます。また、会場の利用目的が選んだ会場とマッチするかなども下見するべきポイントです。たとえばイベント利用者が年齢層高めの方であれば、ドアがしっかりと開けた状態で止まる（ドアクローザー）がメンテナンスされているかなど、細かいところにも気を配っているかチェックしてみましょう。
2.利用可能サービス・設備
会場によっては、現地で借りられる備品やサービスなどを充実させています。利用可能なサービスとして、資料コピーの代行や昼食手配、研修向け宿泊施設の手配など、そのサービスはさまざまです。またプロジェクターやマイク、音響などある会場であれば、イベント担当者が用意する手間が省けられます。利用前には、イベントでどのような備品が必要か把握しておきましょう。
3.アクセス・立地
どんなに利用しやすい会場を選んでも、人が来なくてはイベント会場として本末転倒です。来場者にとってわかりやすい道順か、駅から会場は近いか、遠方の方であれば新幹線や空港からのアクセスはどうかなどを考慮して選ぶとよいでしょう。そのひと手間があるかないかで、来場者数は大きく異なります。
4.トラブル回避案
リピートしたいイベントを開催する場合、会場利用の使いやすさは大きく関係します。イベント開催時に女性が多く利用すると事前にわかっている場合、女子トイレの数は確保しておくべきです。当日のみ男子トイレを女子トイレとして臨時対応できる会場だと、トラブル回避につながります。またイベント内容が研修等であると、PCを持参してくる方を想定できます。会場内にインターネット環境があるか、もしない場合には事前のアナウンスが必要です。
その他に、喫煙スペースはどこにあるのか、道に迷ってしまった人への誘導や遅れて参加する方の応対、耐震構造や避難ルートの確認など、考えられる限りのトラブルを想定し準備しておくとよいでしょう。
5.タイムスケジュール
利用当日のタイムスケジュールを組立てた時、受付場所の確保や来場者の誘導など、スムーズな運営ができる会場セッティングを求められます。来場者が席につく場合、事前に机の上に資料を置いておくと、スタッフが案内しなくても、来場者が着席することができます。また、質問頻度が高いことが予想される自販機や喫煙所、トイレの場所などは、会場内の目に付く場所に提示しておくとよいです。
どんなに念入りなタイムスケジュールを組んでも、イレギュラーは発生してしまいます。その時に慌てることがないよう余裕あるタイムスケジュールを立ててみてくださいね。
■一般的な貸し会議室のメリット・デメリット
イベント会場として一般的な貸し会議室を使うメリットとデメリットは、どのようなところでしょうか。次の項目でいくつかピックアップしてみました。
メリット1.アクセス・環境
ホテルやセミナーハウスに比べ会場数が多く、立地がいい点が挙げられます。交通機関の多いところに集中する傾向があるため、企業やイベントの特色に合わせて貸し会議室を選ぶとよいでしょう。
メリット2.研修設備
利用者数の規模に合わせた設備利用ができます。また、研修施設と提携している貸し会議室では、段取りを分かっているスタッフがいるため担当者にとって頼れる存在です。
メリット3.価格
ホテルだと時期によっては、提示価格が変動する場所もあるため、予約の際に注意が必要です。それに比べると、貸し会議室は利用者規模に合わせた価格で使用料が一律のため安価で済みます。
デメリット1.グレード
一般的な貸し会議室だとホテルなどに比べ、高級感が見劣りしてしまうことがあります。イベントの開催内容に合わせた施設選びをする際に、高級感が必要な催し物であればホテルなどを候補に入れるとよいかもしれません。
デメリット2.ホスピタリティ
一般的な貸し会議室の場合、ホテルなどのように専属担当者が付くことがないため、開催者側が主体で段取りをすることが多いです。場所によっては、イベント開催のノウハウについてアドバイスをしてくれるスタッフもいるので、予約の際に聞いておくとよいでしょう。
■エッサムが愛される理由
先ほどまで一般的な貸し会議室についてお伝えしてきましたが、長く愛されているエッサムは他の貸し会議室と何が違うのでしょうか。その理由に迫ります。
その1.ニーズに合わせた豊富な会議室
高級感のある部屋、全面ホワイトボードの部屋、グループ研修に最適な一人机の部屋など、全部で37室あります。重役が出席する株主総会や役員会議など幅広い用途で利用できるエッサム2番館のスカイホールは、会議とは別にバーカウンターや庭園がついているため、会議後の会食をとることも可能です。庭園から見えるスカイツリーは、とても綺麗で穴スポットですよ。
その2.デリバリーコーヒー
エッサム2番館では、ご利用される方の満足度を追求した結果、「有機栽培豆」を贅沢に使用しています。香り高く、芳醇な味わいのあるコーヒーは、エッサム直営の飲食店「楽農園」で取り扱っていることもあり、お昼時にはわざわざコーヒーを買いに立ち寄るお客様もいます。
エッサム2号館だと、楽農園でコーヒーの準備を行い会議室までデリバリーが可能です。会議の際に、人数分の飲み物を手配するのは意外と手間がかかります。会議のちょっとしたブレイクコーヒーにもオススメです。
その3.企業ブランディング
エッサムでは洗練された会議室があり、セミナーや株主総会などの企業ブランディングに最適な空間を用意してあります。一般的な会議室のグレードだと難しい部分をエッサムならカバーできるのも人気の秘訣です。特別高級会議室や大会議室では、高級感あふれる創りのため、ドラマやCM撮影地として使用された実績があります。
その4.別々の懇親会場と会議室
エッサムでは、同一ビル内に会議室と楽農園という飲食会場があるため、天候等を気にせず開催できます。また、別会場であることで片付けや利用者のストレス緩和に貢献することも魅力です。その1にて、会食を同一会場で過ごすこともひとつの例としてお話ししましたが、あえて場所を変えることによって話題の切替えや来場者のリフレッシュにつながり、メリハリを持たせることができます。どちらのパターンも選べるエッサムならではのサービスといえるでしょう。
その5.一切の妥協を許さない郷土料理
エッサム2番館内では厳選された食材、ご当地の銘酒など本格的な秋田・山形の郷土料理を提供している楽農園があります。都会の飲食店では珍しい広々とした開放感あふれる店内です。料理はどれも絶品で、一度箸をつけると止められない美味しさのためランチやディナーに来る常連さんもいます。イベント担当者にとって、会議後の懇親会の会場選びは気苦労が絶えません。楽農園は、会議後の懇親会会場として利用できる飲食店として人気を集めています。
■会場選びで悩んだ時はエッサムにご相談！
最近では、貸し会議室の数が増え、至る所で目にするようになりました。ですが、数が増えてきたからこそ、常に利用者が貸し会議室に何を求めているかを追求していく必要があります。どこの貸し会議室でもいいではなく、私たちだからこそ伝えられる想いをこれからも精進し邁進していきます。会場選びや会場運営についてご不明点等ありましたら、お気軽にご相談くださいね。
