- 東京都内の貸会議室 エッサム神田ホール
- コラム記事一覧
- 社内イベント成功の秘訣！納涼会や花火大会鑑賞に貸し会議室がおすすめ
社内イベント成功の秘訣！納涼会や花火大会鑑賞に貸し会議室がおすすめ
2023年 06月 30日
じめじめと蒸し暑い日が続いていますが、梅雨が明ければいよいよ夏本番を迎えるこの季節。企業によっては「納涼会」や「花火大会鑑賞（あるいは花火鑑賞会）」といった社内行事が目白押しですね。イベント幹事を任された方にとっては、事前準備や当日の会場セッティングなど、やることを挙げ出したらきりがありません。いつも同じ居酒屋だと味気ない、かといってこの時期はどこへ行っても混雑している。そんなお悩みを抱えている幹事さんの中には、貸し会議室を上手く利用している方も徐々に増えてきました。
いつもと一味違った思い出に残る夏イベントを成功させるため、何が必要なのか。穴場スポットとして、なぜ貸し会議室がよいのか。それぞれについて、詳しく見ていきましょう。
■いま企業が社内イベントに力を入れる真の目的とは？
社内イベントを実施する企業は年々増え続けていますが、なぜいま社内イベントに力を入れているのでしょうか。その背景として次の3つが挙げられます。
1．多様化した働き方におけるつながり
以前は、仕事に対して偏った価値観が根付いていましたが、現在は企業ごとに働き方が多様化していきました。企業によっては、勤務体制にリモートワークやアウトソーシング、テレワークなどを取り入れることで業務の効率化や生産性向上を図っています。
しかし、世界から見た日本の働き方としてはまだまだ課題が多く散在している現状です。同じ会社に属しているにも関わらず、働き方の多様化から会社と個人のつながりが希薄になりつつあります。その問題の解決の糸口として、取り入れやすいのが社内イベントといえます。
2．社員同士のコミュニケーション
従来の仕事の流れとして、業務を上から下へと一方向へ遂行する形態のため特定のコミュニティで物事が成り立っていました。
ですが、今では一つの仕事を見ても、チーム間での連携が大きく関わる仕事や社員同士のコミュニケーションが鍵となるクオリティを求められる仕事が増えつつあります。社内イベントには、普段仕事をする人だけでなく、別部署の人と仕事以外でコミュニケーションをとれる場として、結果的に仕事の生産性アップや業績アップにもつながるメリットがあります。
3．一人ひとりのモチベーション向上
会社を構成する社員一人ひとりのモチベーションが低いと、離職率が高くなったり、組織の士気が低下したり、仕事の生産性がダウンしたりと、企業として業績にも大きく影響してきます。
これまで社員一人ひとりのモチベーション管理は、自己管理で任せてきた企業も徐々に事の重大さから問題視するようになってきました。
社内イベントには、これら3つに対して、企業・職場・個人の関係を良好にする場として注目されています。社員一人ひとりが会社に対しての風通しや環境の良さを体感することで、職場内でのコミュニケーションの活性化につながり、企業全体の一体感が生まれます。
■社内イベントで人気の納涼会や花火大会鑑賞
夏の社内イベントとして、お盆だけであっという間に8月が過ぎていた...ということはありませんか。実は夏ならではの社内イベントとして、「納涼会」や「花火大会鑑賞」が人気を集めています。
エッサム神田ホールでは、納涼会や暑気払いに適した会場をご用意しております。ぜひ参考にしてみてくださいね。
納涼会とは？
納涼会とは、夏の暑さを避けるために涼しさや過ごしやすさについて創意工夫し、それを堪能する会のことを指します。そのため、涼しさを楽しむために冷えた飲み物や食べ物を味わったり、涼しさを体感できるイベントに参加できたりという「涼」をとる交流が会の目的といえるでしょう。
また「暑気払い」という飲み会は、納涼会と同じ意味合いで使われますが、「暑い時期に負けないようにする」という建前でからだを冷やす飲み物や食べ物を味わいます。また、暑気払いの方が納涼会に比べビジネス要素を含む言葉として扱われる場面が多いです。いずれにしても、夏に集まる口実として実施されることが増えてきました。
花火大会鑑賞とは？
自社オフィスやビルから夜空に打ちあがる花火を観つつ、職場の仲間とお酒やご飯を味わったり、河川敷や球場の花火大会で有料席を予約してみんなで花火を楽しんだりと、楽しみ方は企業ごとに存在するのではないでしょうか。
普段体験しないイベントを共に働く仲間と交流を深める場として「花火大会鑑賞」を社内イベントに取り入れる企業もあります。
■夏イベントを成功させるための5つの秘訣
夏イベントを社内活性化に利用したいと思いつつも、何から手をつけていいのやら...となっているそこのあなた！次の5つを押さえてあるか確認してみてください。
秘訣1．イベント開催の目的と概要を計画する
イベント開催はただ面白そう、盛り上がりそうといった理由では開催できません。開催にあたって、社内コミュニケーションの活性化や社員のモチベーションアップ、企業理念の浸透などを目的にしましょう。
目的が決まったら、その目的を達成するためのイベント概要を企てます。たとえば、社内コミュニケーションの活性化が目的であれば、納涼会や花火大会鑑賞会は普段関わる機会が少ない部署との交流がスムーズにでき、自分が所属している部署以外にも知り合いができることで、帰属意識を高める効果が期待できます。
イベントは1人で準備すると手が足りないので、運営メンバーを選出しておきましょう。可能であればさまざまな部署から募ると意見が充実するのでオススメです。
秘訣2．予算と日時を明確にする！
いざイベントを行おうとしてもイベント開催には多くの障害があります。限られた予算、参加者の点呼、イベント開催当日の流れ。次の企画書項目を埋めながら、何が足りないか一目でわかるようにしましょう。
イベントにおいて、開催場所や日時はとても重要です。全員が参加できる日を優先するのか、あるいは重役が参加できる日で参加人数が多い日に開催するのか、企業によって異なるため周囲とよく相談して決めましょう。
秘訣3．会場は必ず下見へ！当日の流れに必要なセッティングを確認！
イベントを運営するにあたって、イベントのキャパシティに合う会場か実際に見に行くようにしましょう。HP等で写真を掲載していることもありますが、写真と実際の状況が違うことはよくあります。また、会場を選ぶ際には、利用時間ごとの料金やアクセス方法もチェックしておきましょう。
飲み会のみの場合であれば、特に必要なものはないでしょう。ですが、いつもの飲み会と一味違ったイベントの場合は、そのイベントに合わせた物を準備しなくてはいけません。
たとえば夏イベントとして花火大会鑑賞を行った場合、自社内で行う場合であれば料理・お酒のデリバリーや買出しが必要です。また、社外で行うのであれば鑑賞場所の確保として、事前に予約しなければいけません。企画時点で、当日の大まかな流れをイメージできると、必要な物・リソースの把握に役立ちます。
必要な機材（プロジェクターやスクリーンなど）は会場で無料貸し出ししていることもあるため、当日の準備物を減らすのに活用しちゃいましょう！
イベントの会場や概要が決まったら、社内での連絡ツール（メールやチャットなど）を活用して告知しましょう。告知は複数回、違った角度でPRすると参加率が高くなります。
秘訣4．帰りの混雑回避が次回の開催を左右する！
夏はとにかくイベントが多いですよね。仕事帰りに一杯飲んで帰る人もいれば、サマーフェスティバルなどの夏限定企画に参加する人、観光で訪れている人など、いろいろな方がいます。楽しい時間を過ごしていたにも関わらず、帰りの混雑で家に着くときにはうんざりしてしまうことが誰しも一度はあるのではないでしょうか。
参加者の心を掴んでおくことで、次回のイベント開催の有無につながります。参加者の負担が生じないよう、帰り時間が混みあう前に会を切り上げることを意識してイベントを運営しましょう。
秘訣5．次回のイベントへ活かすためのアンケート
イベントは当日運営して終わりではありません。イベント終了の後日に、参加者によかった点や反省点などをアンケートで聞きましょう。アンケート結果をもとに注意すべき点や参加者から高評価だったレクリエーションなどをまとめ、次回のイベント開催でよりよい会を開催するために役立てましょう。
■なぜ穴場スポットとして貸し会議室がおすすめなのか？
社内イベントというと居酒屋やイベント会場の予約が多いかと思います。そんな中、実は貸し会議室が穴場スポットとして利用する企業も増えつつあります。なぜ貸し会議室がおすすめなのか、次の3つが挙げられます。
おすすめ1．駅から近い！参加人数に合わせて規模を調節OK
貸し会議室は、ビジネスパーソンの利用が多いため、人気の貸し会議室は立地や交通アクセスのよさがあります。また居酒屋や鑑賞席などの予約の場合、急な人数調節で融通が利かなかったり、キャンセル料が発生したりすることがあります。その点、貸し会議室であれば多少の人数調節も融通が利きます。
おすすめ2．人混み回避に最適
せっかくの社内イベントでも人が多い中だと、疲れがどっと出てしまうことが考えられます。花火大会鑑賞や納涼会で風流に楽しみたいと思うのであれば、最近では最上階を開放している貸し会議室もありますので、おすすめです。
>>エッサム神田ホールのガーデンホールやスカイホールを見てみる
おすすめ3．料理やお酒の飲食もOK
貸し会議室と聞くと、飲食NGなイメージがありますが、実はデリバリーサービスを活用OKでお酒や料理の手配がラクにできるようになりました。また、自社内でイベントを行った場合には、食べ物や飲み物の調達や後片付けがあり、開催者にとっても悩みの種になります。貸し会議室であれば、デリバリーサービスを使ってセッティングを行ってもらえますよ。
■貸し会議室は会議以外にも使える魅力が多い！
今年の夏は、チーム活性化として社内イベントに取り組んでみるのはいかがでしょうか。普段と違った体験は、思い出にもなり、参加者の一体感も生まれます。エッサム神田ホールでは、会議だけでなく懇親会やビアガーデン、立食パーティーなど、幅広い用途に活用できる貸し会議室をご用意しております。
今回のお話しにも出た「納涼会」や「花火大会鑑賞」に最適な貸し会議室として、神田駅から近いガーデンホール やスカイホール があります。特に隅田川花火大会の花火をスカイツリーと一緒に観られる景色は色鮮やかで見ものです。
またエッサム神田ホールではNURO光を導入しているため、レクリエーションでプロジェクターやスクリーンを使え、ネット回線もスムーズでイベントを円滑に運営することも可能です！
ご利用についてご不明点がありましたらお気軽にご相談ください。
打ち上げ場所とエッサム神田ホールの位置関係は下記マップを参考にしてくださいね。
2019年7月29日の記事を再編集しました。
