リモートワークにレンタルスペース・貸し会議室がオススメな理由とは

 

エッサム神田ホールにおける新型コロナウイルスの感染予防対策について

 

「リモートワークで自宅勤務が増えたけど、作業がはかどらない...」

 

リモートワークを取り入れる企業が増える中、新たな課題に直面する企業も多いようです。

慣れないリモートワークで、企業・社員側も仕事環境が整わず大変ですよね。そんな中、リモートワーク導入に伴い、レンタルスペースや貸し会議室をうまく取り入れる企業・個人事業主が増えている傾向があります。なぜ、今リモートワークでレンタルオフィスや貸し会議室の利用が増えているのでしょうか。リモートワークの課題やいまの状況に合わせた働き方と照らし合わせて見てみましょう。

 

 

■リモートワークとは？

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リモートワークとは、在籍中の会社へは出社せず、自宅やレンタルオフィス、貸し会議室などから離れて業務すること（リモート）を指します。

 

リモートワークのことを在宅ワーク、在宅勤務、テレワークと呼ぶことがありますが、ほぼ同義語です。

 

■リモートワークに関するアンケート結果

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今回のコロナウイルスの影響を受け、ペーパーロジック株式会社が東京都在住の会社員111名へ実施した「リモートワーク・テレワーク」に関するアンケート調査よると、下記の結果となりました[1]。（アンケート調査期間：2020年3月2日～2020年3月3日）※画像は、アンケート調査で集計されたものを掲示しております。

 

Q．新型ころなウイルスの問題が起き、あなたの会社ではリモートワーク・テレワーク推奨されましたか？

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強く推奨された：42.3％

推奨された：44.1％

あまり推奨されていない：9.9％

全く推奨されていない：1.9％

わからない：1.8％

 

このアンケート時点で、テレワーク・リモートワーク推奨は全体の86.4％。ほとんどの企業でテレワーク・リモートワークの導入を実施していることがわかりました。

 

Q．あなたの勤務先では、リモートワーク・テレワークの課題はどのようなものがあると感じていますか？（複数回答）

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対面よりコミュニケーションが難しい：45.9％

書類に勤務先のハンコを押印する必要があり上司の承認・決裁が取りにくい：28.8％

特に課題はない：25.2％

ツールが整っていなくて非効率：24.3％

Wi-Fi環境やPC環境が整っていなく、非効率：21.6％

リモートワーク・テレワークの運用が整っていない、非効率：21.6％

自分がどのように評価されているか不安：13.5％

わからない：0.0％

その他：6.3％

 

リモートワーク・テレワークについて、通常業務と変わりなく仕事できているところもあれば、45.9％と最も高い「コミュニケーション」の課題や決裁に関する「業務間の報連相」の課題が浮き彫りになった。

 

今回の新型コロナウイルスの影響で、リモートワーク・テレワークを導入してみたが急な対応で、現場側と経営側に大きなすれ違いが起きているようです。

 

その他に、リモートワーク・テレワークに感じている課題について自由回答を求めたところ、

・「顧客との対面の仕事があるので、どうしても出向かないといけない。」という対面営業などの営業スタイルの改善

・「情報セキュリティの問題」や「アクセスできる情報に制限がある。」といった、IT周辺に関する環境整備

・テレワーク中の電話応対について

などさまざまな意見がありました。

 

Q．あなたの勤務先で、リモートワーク・テレワークが今後進んで欲しいと思いますか？

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強く思う：55.9％

思う：40.5％

あまり思わない：3.6％

全く思わない：0.9％

 

今後のリモートワーク・テレワークの勤務を希望する人が96.4％と定着を望む声が多いようです。

 

その理由として、

・「満員電車に乗らなくて楽」、「交通費が抑えられる」といった経費・時間の効率化

・「育児や介護の促進のため」、「多様な働き方を推進することが必要」といったライフスタイルへの柔軟な対応

・「出勤しなくても仕事可能」という仕事の生産性が十分補える

などの理由が挙げられました。

 

アンケート結果をまとめると、リモートワーク・テレワークへの受け入れは好感触であるが、そのためにも仕事環境の整備が急務であることがわかりました。

 

■リモートワークを取り入れるメリット

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アンケート結果でも触れていましたが、リモートワークを取り入れることで期待できるメリットをまとめます。

 

1．時間の効率化

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毎日会社へ行くために、バスや電車を乗り継いで通勤・帰宅していた時間が解消され、満員電車のストレスから解放される点です。そのため、住所に関係なく仕事ができるので、今までと違った働き方も検討の余地があります。

 

2．ストレスがたまりにくい

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職場での何かしらのストレス解放や仕事を任せてもらえるといった充実感から、ストレスが緩和させた人もいるのではないでしょうか。リモートワークでは、個々の仕事へ集中できる人もいて、仕事効率がはかどったという声もあります。

 

3．経費の削減

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経営者側にとっても社員へ支払っていた交通費を抑えられたり、オフィスへの備品が最小限で済んだりとコスト面での削減が期待できます。

 

4．従業員の健康へ配慮

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今回の場合でいえば、新型コロナウイルスの影響で感染予防のために人との接触を防ぐ取り組みとして、リモートワークは企業でも積極的に採用されました。東京駅や日本橋駅などのオフィス街でもリモートワークの取り組みが進み、街中を歩く人影が減ったように感じます。新型コロナウイルスが終息して元の生活に戻るのではなく、多くの企業でリモートワークへの可能性を感じ、働き方の見直しが行われることでしょう。

 

■リモートワークの注意点をチェック

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利便性が多いリモートワークですが、今回の新型コロナウイルスによって、矢継ぎ早に取り入れたことで大小さまざまな問題が起きています。今からでも対策できるので、参考にしてみてください。

 

1．セキュリティ問題

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これまで環境の整っていたオフィスワークでの仕事でしたが、リモートワークによって、自宅での作業をすることになった人も多いのではないでしょうか。

 

そのために最も注意したいのが、セキュリティへの配慮です。

 

これまで個人PCで仕事関連の書類を取り扱う機会がなかったのであれば、なおさらセキュリティについて確認しておくべきでしょう。

 

例えば、いま新型コロナウイルスに関連付けた「フィッシング詐欺」や「マルウェア」などが横行しています。これらは、個人で閲覧したWebサイトやアプリのダウンロードなどで知らず知らずのうちに、個人情報を抜き取る被害があります。

 

セキュリティ対策として、まだWindows7を使っているのであれば、Windows10への無料アップグレードを行いましょう。

 

2．コミュニケーション問題

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コミュニケーション不足から、会社への帰属意識低下を懸念する声もちらほら聴きます。やはり、人と顔を合わせて仕事することに慣れていると、誰しも違和感をもつようです。

 

リモートワーク先陣企業のひとつであるリクルートホールディングでは、事業部ごとに細かいリモートワーク規定を用意し、事業部の生産性が上がる方法に合わせてリモートワークとうまく付き合っています。リモートワーク社員の中には、顔を合わせないからこそ意思の疎通を図るため、コミュニケーションを積極的に行う機会が増えたと感じる人も多いようです。[2]

 

コミュニケーションツールとして、チャットワークやSlack、Skypeなどのチャットツールをうまく活用している企業が多い印象です。その他にも会議で画面共有が必要な場合、Zoomや Google Meet（旧：Hangouts Meet）などで円滑な会議ができます。もしまだ、試していないのであれば検討してみてはいかがでしょうか。

 

3．評価・行動の透明化

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社員1人ひとりがリモートワークであるがゆえに、評価基準の新たな確立が必要になりました。いままで日本の企業で取り入れてきた評価基準の多くが、仕事に対する姿勢についての情意評価や業務員の働きぶりを見定める業績評価、個々の能力を推し量る能力評価で構成されていました。

 

しかし、リモートワークによって社員の行動を直接見ることができなくなったからこそ、評価基準の改革で成果評価や能力評価の項目に重きを置く企業が増えることが予想されます。

そのため、成果を出すことにストレスを感じる人も今後増える可能性があります。リモートワークにおける成果の定義づけを明確化して、社員1人ひとりに周知させることが必要です。

その評価基準によって、仕事するにあたって何を目標にすべきかが明確になり、モチベーションの維持につながるでしょう。

 

■リモートワークにレンタルオフィス・貸し会議室の需要が増えている

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少し驚かれる人も中にはいるかもしれませんが、全国的に見てレンタルオフィスや貸し会議室を利用する人がリモートワークをきっかけに増えつつあります。

 

リモートワークの良さ・問題点を見てきましたが、自宅でも職場でも仕事に支障がない！という人もいれば、逆もまた然り。リモートワークにおける悩ましい問題で、自宅だと誘惑が多い...、子どもがいて仕事に集中できないなど、人の数だけ悩みがあるのではないでしょうか。

 

そこで、出てきたのがレンタルオフィスや貸し会議室です。

 

最近のレンタルオフィスや貸し会議室では、

・Wi-Fiや電源、コピー機完備

・仕事環境として必要な備品が整っている

・贅沢なホワイトボード活用

と、これまで縁がなかったオフィスワーカーにも人気を得ています。

 

さらに今回の新型コロナウィルスの影響で、「Wi-Fi環境がある場所を探し求めてカフェなどに行く」とプライベートならできていた人も、不特定多数の人が出入りするお店やセキュリティの懸念があるため、人が集まる場所から足が遠のく人もいます。

 

その点、レンタルオフィスや貸し会議室であれば、

・8人用のスペースを4人で作業すればパーソナルスペースを十分確保

・不特定多数の人が出入りすることがない

・常にレンタルスペース・貸し会議室側が館内を掃除してくれるので清潔

といった点が、後押しして利用者が増えつつあるようです。

 

■エッサム神田ホールでのリモートワークについて

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エッサム神田ホールでは、この度の新型コロナウイルスの感染予防について、下記の対応に取り組んでおります。

 

・施設スタッフのマスク着用

・ビルの入口でのアルコール除菌スプレーの設置

・ご利用後の室内の30分以上の換気

・除菌効果のある洗剤を含ませた布でのテーブルの板面の清掃

・除菌効果のあるウエットティッシュでマイクの清掃

 

エッサム神田ホールでは、大小さまざまな貸し会議室を37室ご用意しております。神田エリアにおいてゆとりある貸し会議室で、全部屋にWi-Fi環境を完備。小会議室は、最大8人の収容スペースのため広々と快適にご利用いただけます。（下記バーチャル内覧は、2号館の707号室をご提示しております。）

 

また各部屋の詳細情報として、バーチャル（360°）内覧をご用意しております。お客様が安心してご利用いただけるよう、スタッフ一同努めてまいります。ご利用方法やご相談は下記お問い合わせよりご連絡ください。

 

参照先

[1]^ペーパーロジック株式会社, アンケート調査で浮き彫りになったテレワークの課題

https://paperlogic.co.jp/wp-content/uploads/2020/03/d140b430432b05ea81a105f4ecf1208b.pdf

[2]^ウートピ, 働き方の変革は社員の成長に繋がる　リモートワークを導入したリクルートに聞く

https://wotopi.jp/archives/35334