新入社員が確認しておきたい会議マナーの7つのチェックリスト

会議を始めるにあたっては、数多くの事前準備が必要となります。全員が資料や前方スクリーンを見やすいよう、テーブルをセッティングしたり、椅子の数を数えて足りない分を用意したりとこまごまとした作業は、新入社員にとって大切な仕事といえます。また、配布資料がある場合は過不足がないか確かめたり、もしも不足している資料があればコピーに行ったりなど、積極的に動くようにしましょう。

また、会議の終了後には、撤収作業の手伝いも積極的に申し出ましょう。たとえば社内の会議室ではなく、貸し会議室で会議をする場合、会議終了後は原状復帰で帰るのがマナーです。貸し会議室によっては、原状復帰しやすいよう、配置図を置いている部屋もあります。その場合は配置図を参考にしながら、備品を元々あった場所に戻しましょう。

退出時は、忘れ物やゴミが残っていないかどうかなど、こまかいところに気を配る姿勢を見せると好感度アップです。

2．お手洗いを済ませ、鏡で身だしなみをチェックする

途中でトイレに立つことのないよう、お手洗いは済ませておきましょう。また、化粧室で簡単に身だしなみを整えておくと安心です。

「すいません、トイレ行っていいですか？」

学生時代でさえ、授業中にこの一言を発するのは、かなり勇気を必要とすることだったのではないかと思います。

社会人になって、しかも真剣な話し合いをしている会議中にこの一言を発するのは、なかなか容易ではありません。会議が始まる前にきちんと済ませ、万全の状態で臨みましょう。

ストレスや緊張により、過敏性腸症候群を発症してしまう場合は、あらかじめ医師に相談したり、市販薬を利用したりなどの対策をしておくと安心です。

なお、体調不良の場合は、事前に直属の上司に告げておきましょう。入り口に近いところに座り、トイレに立つのが会議の進行の邪魔にならないように配慮します。

会議は、同席している人の表情や身だしなみがよく目に入ります。曲がったネクタイ、にじんだお化粧などは、普通にデスクで仕事をしている時よりも目につきやすいもの。きちんと整えておきましょう。

他にも、自分で意外と気づきにくい身だしなみに「糸くずや毛」があります。糸くずだけでなく、髪の毛やペットの毛がスーツについてしまうことも。忙しい朝はついそのままにして出勤してしまいがちですが、会議のある日は、コロコロクリーナーや毛玉とりを念入りにかけて、きれいなスーツにしておきましょう。

3．携帯電話は音が鳴らないよう設定

携帯電話は、鳴らないように設定しましょう。着信音だけでなく、バイブレーションも静かな室内では意外と響いてしまうので要注意です。

社用とプライベート用、2台の携帯電話（スマートフォン）を使い分ける人も少なくない現代社会。プライベート用の着信音をオンにしている人はあまりいないかもしれませんが、注意したいのはバイブレーションです。ざわざわした社内ではそれほど仕事の差し障りにならなくても、静かな会議室では大きく響いてしまうことがあります。

会議中は、通知が来ても音やバイブレーションが鳴らないように設定しておくか、電源を切る、スマートフォンは機内モードにしておくなど、会議の妨げにならない状態にしておきましょう。

なお、急ぎの仕事があったり、病気の家族がいたりするなど、どうしても出る必要がある連絡を待っている場合は、事前にその旨を伝えておくと角が立ちません。電話に出る際は、まず会議室を出て、外で電話を取るようにします。

■会議参加中に注意したいこと

新入社員が会議へ参加するにあたり、万全の準備をしてきたとしても会議中の急な専門用語や社内事情など、把握しきれていないこともしばしばあります。知らないことは決して恥ずかしいことではありません。

先輩や上司たちも新入社員に完璧を求めているのではなく、「何が分かっていて、何が分からないのか」を自分で把握し、それにどう対処するのかといった対応力を培う場にしてほしいと思っています。会議に呼ばれたからには「何を話しているのか分からない、自分には関係ない」という姿勢で臨むのは、自身の評価を下げる要因になるので、注意しましょう。

1．メモを取ることと話を聞くことのバランス

出席者の発言や提示された数字など、会議の重要なポイントになりそうなものについては、必ずメモを取ります。メモを取っていることで、会議中に発言を求められた際に正しく意見を述べることができますし、会議の主催者や会議の参加メンバーは「この新入社員は集中して会議に参加できている」と判断してくれます。

しかし、あまりにもメモを取り過ぎていると、「この新入社員は参加者の話を聞いて理解しているのか？」と疑念を持たれかねません。

メモはあくまでもメモです。話の論点になりそうなものはどこなのか考えながら会議に参加することで、メモを取ることと話を聞くことをバランスよくできるはずです。

2．発言のタイミング

会議では、会議の司会者もしくは主催者が発言をしてほしい人を指名するケースがほとんどです。会議内容を聞く中で、すぐに聞きたい質問があったとしても、参加者の誰かが話をしている途中で割り込んで発言をするようなことは止めましょう。

発言をしたい内容があったとしても、会議の司会者もしくは主催者から指名を受けないこともあります。その際には挙手をした上で、自分が指名されてから発言をするようにしましょう。

3．伝わりやすい発言

いくら発言の機会を得たとしても、思ったことから順番に発言しているようでは、「この新入社員は何が言いたいのか？」と会議の参加メンバーから思われかねません。発言をする際には伝えたいことの結論を言い、その後に、結論に至った理由を、どちらも可能な限り端的に言うようにしましょう。

4．個人的な感情は持ち込まない

個人的な「意見」と「感情」の区別をつけましょう。

社内会議では、気心の知れている同僚と話し合いをすることがほとんどです。そのため会議が白熱すると、普段から反感をもっている同僚や派閥に対して、人格を批判するような発言をしたり、個人的な悪感情の混ざった発言をしたりしてしまう人がいます。

しかし、会議はビジネスの場であり、個人的な感情を元に意見をぶつける場ではありません。個人的な批判や悪口ともとられかねない発言はしないように、よく自制しましょう。

個人的な意見と、個人的な感情の違いを明確に理解し、良識ある社会人として行動することが大切です。

また、仮に個人攻撃をされても相手にしてはいけません。怒りの感情にまかせて言い返したり、会議室で泣き出したりということがないようにしましょう。

5．頬杖や貧乏ゆすりなどは厳禁！姿勢良く話を聞こう

会議に出席しているのは友達ではなく、仕事の関係者です。話を聞く態度に注意しましょう。

会議が長丁場になると、普段からのさまざまな癖が出てしまうこともあります。列席者に失礼な印象を与えないよう、自分のふるまいに気をつけましょう。

人の話を聞いているときに出やすい癖には、頬杖、貧乏ゆすり、腕や足を組む、髪の毛を触るなど、さまざまなものがあります。

疲れてくるとまず出てしまうのが頬杖です。背筋を伸ばすのがきつくなったとき、話者へ視線を向けづらいときなどに頬杖をついてしまいやすくなるので、注意してください。

知らず知らずのうちに、しかも本人は無自覚にやってしまいがちなのは貧乏ゆすりです。テーブルの下に隠れていても、両隣からは足が見える上、振動は床やテーブルを通して伝わります。足の裏に力を入れるなどして、衝動を抑えましょう。

腕を組む、足を組むといった所作は、集中したり考え込んだりする際、無意識に出やすいので注意が必要です。目上の人が話している時に腕や足を組むのは、特に失礼な仕草とされているので、気をつけたいところです。

6．わからないことは挙手して質問しよう

わからないことをそのままにしないのが、円滑な会議の鉄則です。

説明されたことがわからなかったり、早口すぎて聞き取れなかったりというときは、そのまま曖昧にうなずいて話を進めてしまうのは絶対にNGです。

話が進んだ時に意味が通らない返事をしようものなら、「聞いていなかったのか！」、「話もわからずに聞き流していたのか！」と激昂されてしまいます。

わからないことは「不勉強で申し訳ありません」と前置きして質問しましょう。そこで得た知識は、これからの仕事にも必ず役立つはずです。

7．話を聞きながら頷いて意欲を示そう

無表情は禁物です。目を合わせて頷くことは、話している人に安心感を与えます。

会議の内容を理解したら、頷くようにしましょう。大勢が出席している会議では、つい無表情のままで座ってしまいがち。ですが、発言者は全員の顔を見渡しながら、出席者が話についてきているかどうか、自分の話が理解されているかどうか、常に気にしています。

理解しているというアピールのために、無言の頷きはとても効果的です。

しかし、あまりに頷きすぎると適当に調子を合わせていると思われがちなので注意しましょう。話の節目に軽く頷くくらいがちょうど良いですね。

■失敗は今だから許される...実践を繰り返してモノにしよう！

新入社員の今であれば、笑って許されることもあります。しかし、最初に持たれた印象を覆すには、努力と経験が必要です。来年以降は自分が後輩に教えられるように、会議マナーをしっかりと自分のものにしておきたいですね。

せめて遅刻だけは絶対にしないようにしましょう。エッサム神田ホールなら、駅から近くて迷いにくいですし、雨の日でも濡れずに会議室にたどり着けるため、身だしなみに影響が無いのが魅力的です。

もしもあなたが会議をセッティングする立場になったときには、ぜひ一度下見に来てみてくださいね。

エッサム神田ホールが選ばれる理由に気がつくはずです。

2016年10月20日の記事を再編集しました。