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貸し会議室の利用でよくあるお悩みの解決策10選
2025年 02月 28日
「貸し会議室って便利そう！利用してみよう！」
そう思ってはみるものの、実際に利用するにあたり色々な悩みが頭に浮かんできて、結局のところ貸し会議室の利用には至らないというケースが少なからず見受けられます。
「どの会議室を選べばいいの？」
「設備はちゃんと使える？」
「会議後の打ち上げはどうしよう？」
など、初めての利用者や慣れていない人にとっては、スムーズに決められないことも多いでしょう。
そこで今回は、貸し会議室を利用するによくある10個のお悩みと解決策を紹介します。
【お悩み1】会議の打ち上げをしたいけど移動が面倒
＜解決策＞ケータリング対応の貸し会議室を選ぼう！
会議後の打ち上げをしたいと思っても、別の場所を手配して移動するのは手間がかかりますよね。
だからといって、会議室で打ち上げをするために、飲み物や食べ物の買い出しを自社の従業員が行うのも大変な手間になってしまいます。
そんなときは、お弁当やケータリングを手配できる貸し会議室がオススメです。
幕の内弁当やオードブルが乗った大皿、お寿司など、食事内容は多岐にわたります。配達の時間帯や個数も柔軟に対応してくれる貸し会議室が多いので、事前に確認しておくと安心です。
エッサム神田ホールと提携しているケータリングサービス一覧から、お好みのものをぜひ利用してみてください。
【お悩み2】どの貸し会議室を選べばよいか迷う
＜解決策＞使用目的を伝えて相談しよう！
貸し会議室選びで迷ったら、利用目的や参加人数、必要な設備を貸し会議室側に相談しましょう。
候補になりそうな貸し会議室を2～3部屋ピックアップし、電話やメールで問合せれば、最適な部屋を提案してもらえます。
予算や施設の充実度はもちろん、事前に電話やメールでのやりとりを通して、貸し会議室側の対応のよさなどがわかるため自分たちに合う、合わないといった判断ができ、より安心して会場を選べるでしょう。
電話まではちょっと...という場合でも、まずはお問い合わせフォームから気軽に相談してみてはいかがでしょうか。
【お悩み3】貸し会議室は趣味の集まりでも利用できる？
＜解決策＞貸し会議室はビジネス以外にも利用可能！
貸し会議室というとビジネスだけの利用に思われがちですが、ビジネス以外にも趣味の集まりなど、幅広い用途に利用できます。
特に、貸し会議室の強みのひとつである高品質な設備（スクリーン・プロジェクタ―・スピーカーなど）は、ビジネス以外で貸し会議室を使いたいと思っている人には魅力的です。
たとえば、参加者それぞれが撮影した映像・写真などの鑑賞会を貸し会議室で開催してみると、自宅で揃えるには高額な機材を利用できるので、今までとは違った発見ができそうです。
貸し会議室の多彩な用途については、こちらのコラム記事で詳しくご紹介しております。
>>映画鑑賞やゲーム大会も！？貸し会議室を趣味でもとことん活用する方法11選
【お悩み4】機材の音漏れやオンライン環境が不安...
＜解決策＞防音設備とオンライン環境が整った貸し会議室を選ぼう！
貸し会議室の防音性やWi-Fiの速度が気になる場合は、防音仕様の部屋や高速インターネットを完備した会場を選びましょう。
特にオンライン会議や配信を行う場合、事前に下見をして音環境や接続の安定性をチェックしておくと安心です。
貸し会議室を予約していなくても下見に行くことは可能です。下見をした上で貸し会議室を借りるかどうか、どの貸し会議室を借りるかを決めるという方法もあります。
【お悩み5】配布資料を会場に持ち運ぶのが大変...
＜解決策＞コピー機完備の貸し会議室なら配布資料の持ち運びが不要！
貸し会議室の中には、高性能コピー機を完備している会場もあります。このような場合、USBメモリに必要なデータを入れ、貸し会議室に持っていけば、その場で印刷できるため、資料の持ち運びが不要になります。
ただし、貸し会議室によっては印刷できるのはPDFデータのみなど、印刷対応可のデータ形式に制限がある場合がありますので、事前に貸し会議室側に確認をしてみてください。
また、荷物の事前預かりサービスを実施している貸し会議室もあります。
預かってもらえる期間が決まっていたり、サービス自体に別途費用がかかったりと何かしらの制限がある可能性はありますが、貸し会議室を利用する当日に大汗をかきながら配布資料を持参する手間は削減できます。
エッサム神田ホールで対応可能な資料の宅配・預かりサービスやコピー機の情報を事前にご確認ください。
【お悩み6】会議当日に筆記用具を忘れてしまった！
＜解決策＞売店併設の貸し会議室や近くのコンビニで対応可能！
貸し会議室の中には、筆記用具をはじめ会議でよく使う資材を販売している売店が併設されています。
このような貸し会議室であれば、「あれがない！」「これが足りない！」という事態になったとしても冷静に対処できそうです。
また貸し会議室を選ぶ際には、近くにコンビニがある貸し会議室を選んでおくと便利です。会議に使いそうな資材はもちろん、電池やケーブルといった忘れがちな機材備品をはじめ、飲み物や軽食の調達がスムーズにできます。
なお、貸し会議室の中には提携先から取り寄せたお弁当・ケータリング以外の飲食について、持ち込み禁止としている貸し会議室もありますので、事前に利用規約をしっかり確認しておきましょう。
【お悩み7】研修に伴い宿泊施設の手配が必要
＜解決策＞ホテル・旅館と提携している貸し会議室を探そう
最近は新人研修や管理職研修をはじめ、数日にわたって開催される研修の場として貸し会議室を利用するケースが増えています。貸し会議室側もこのような利用者のニーズを考慮し、貸し会議室から移動しやすい場所にある旅館やホテルとの提携が加速しています。
旅館・ホテルとの提携を既にホームページで明示している貸し会議室もあれば、電話やメールで問い合わせをすると提携先の旅館・ホテルを教えてくれるケースもあります。
貸し会議室に加え宿泊先の手配も必要な場合は、予約の際に問い合わせてみてください。
【お悩み8】会社説明会や内定式などの運営が大変
＜解決策＞イベント業者と提携している貸し会議室を活用しよう！
会社説明会や内定式など、大規模な行事の運営を自社の社員だけでまかなうのは大変ですよね。そこで最近は、企画・運営をサポートするイベント業者と提携をしている貸し会議室も増えています。
企画や進行をプロに任せることで、スムーズな運営ができるだけでなく、次回以降の参考にもなるでしょう。
エッサム神田ホールと提携しているイベント業者の情報もぜひご覧ください。
【お悩み9】多言語対応や案内が不足しているのが不安
＜解決策＞外国語対応のある貸し会議室を活用しよう！
海外の参加者がいる場合、多言語対応が求められます。施設利用方法や案内板など、英語や他の言語に対応している貸し会議室を選ぶことで、スムーズな案内が可能になります。
また、初めての利用者でも迷わないよう、当日の案内サポートが充実しているかを事前に確認しておくと安心です。
【お悩み10】貸し会議室の利用料金が予算と合わない
＜解決策＞割引プランや時間帯別料金を活用しよう！
貸し会議室の料金は、利用時間や曜日によって異なる場合があります。早朝や夜間の割引プランを提供している会場もあるため、予算に応じた時間帯を選ぶのがオススメです。
また、長時間利用する場合はパッケージプランを活用することでコストを抑えられることもあります。貸し会議室によっては、料金が高い分サービスが充実していることもあるので、何を優先したいか決めておくとよいでしょう。
まとめ：貸し会議室の悩みは相談すれば解決できる！
以上、10個のお悩みに対して解決策をご紹介いたしました。
どのお悩みも、昨今の貸し会議室であれば柔軟に対応できるものばかりです。分からなかったり悩んだりしていることがあるなら、まずは気軽に貸し会議室に相談してみましょう。
きっと今まで以上に、貸し会議室を使いたいという想いが湧いてくることでしょう。事前に情報をチェックし、最適な会場を選ぶことで、快適な会議やイベントを実現しましょう！
2016年12月01日の記事を再編集しました。
