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会議成功の秘訣！ダメな会議資料に共通する9つの特徴と改善ポイント
2025年 04月 30日
会議資料は、参加者全員が理解し、納得できるよう作成することが大前提です。そのためには「読みやすさ」が会議成功のキーとなります。では、会議においてどのような資料が「ダメ資料」と認識され、嫌われてしまうのでしょうか？
本記事では、ダメな会議資料に共通する9つの特徴と、その改善ポイントを解説します。資料作成を任された方は、ぜひ参考にしてみてください。
スクリーンに投影して使う、スライド資料作成のコツについてはこちらの記事を参考にしてください。
目次
■こんな資料が会議をダメにする！
政治家や行政の会議シーンでも見られるように、分厚く重たい資料はただただ時間を消耗するだけになりがちです。しかし会議においては、限られた時間で結論を出すための資料の読みやすさが決定的な要素となります。
ここでは、会議を長引かせてしまうダメ資料の9つの特徴を詳しく解説します。
（1）文字サイズが小さすぎる
会議資料では、幅広い年齢層の参加者を想定し、全員が無理なく読める文字サイズの設定が不可欠です。特に視力が弱い方や眼鏡を使用している方にも配慮しなければなりません。小さすぎる文字は読む気を削ぎ、内容を正確に伝える妨げになります。
また、資料をスクリーンに映して説明する場合、小さな文字はさらに読みにくくなります。読みやすさを重視することは、会議全体のスムーズな進行にもつながります。
改善ポイント
- 常に視力が弱い人を基準にフォントサイズを設定
- 最低でも14pt以上を基準とし、資料全体で統一する
- プロジェクター使用時はさらに大きなフォントを検討する
（2）書体が統一されていない
フォントがページごとにバラバラでは、資料に一貫性がなくなり、読みにくさを助長します。特にゴシック体と明朝体が混在すると、視線が分散し、集中力が削がれます。
読み手にストレスを与えないためにも、使用するフォントは資料全体で統一することが基本です。
改善ポイント
- 明朝体またはゴシック体のいずれかに統一する
- 見出しと本文で使い分ける場合も、スタイルは一貫性を持たせる
（3）見出しの種類が多すぎる
見出しは資料の構造を示す重要な役割を持っています。しかし、あまりに多くの見出しレベルを設定すると、読者はどこが重要なのか迷ってしまいます。
「大見出し」 「中見出し」 「小見出し」の3段階に留め、シンプルな構成を心がけましょう。
改善ポイント
- 見出しは最大でも3段階に抑える
- 重要度に応じた統一的なデザインルールを設ける
（4）色の種類が多すぎる
カラフルな資料は一見華やかですが、情報が錯綜し、読みにくさを助長します。基本色は黒とし、強調が必要な箇所だけに赤や青を使うのが効果的です。
色は視覚的なサポート役であり、目立たせるために使いすぎては逆効果になります。
改善ポイント
- 黒を基本とし、赤と青をアクセントカラーとして限定使用
- 使用する色数は3色以内に抑える
（5）一文が長すぎる
会議は論文発表の場ではありません。文章が長すぎると、読み手の集中力が続かず、ポイントがぼやけてしまいます。
短く区切った文章を意識し、要点を簡潔に伝える工夫をしましょう。特に箇条書きを取り入れると、視認性が向上します。
改善ポイント
- 1文は30〜60字以内を目安にまとめる
- 要点ごとに改行や箇条書きを使用する
（6）ページ数表示がない
会議では資料を素早く参照する場面が多々あります。ページ番号がないと、必要な情報にたどり着くのに時間がかかり、進行の妨げになります。
また、配布資料の抜け落ちや順番違いに気付けないリスクも高まります。
改善ポイント
- 全ページに通し番号を記載する
- 「1/10」 「2/10」といった総ページ数を示す形式も効果的
（7）データでなく、文章だけで説明
営業成績やアンケート結果など、数字を根拠にするべき内容を文章だけで説明するのは非効率です。視覚的に理解できるようにグラフや表を積極的に活用しましょう。
改善ポイント
- 重要データは必ず数値化し、グラフ・表を作成する
- 文章はグラフの補足説明程度に留める
（8）当たり前の情報ばかり並べる
誰もが知っている情報だけを並べた資料では、参加者の興味を引けません。新たな気づきや考察を加えることで、資料の価値が高まります。
改善ポイント
- ありきたりな内容を避け、独自性や最新情報を盛り込む
- 会議テーマに直結する実践的なデータを取り上げる
（9）余白がない
文字や図表でびっしり埋め尽くされた資料は、見るだけで疲れてしまいます。適度な余白は読みやすさを生み、資料全体に余裕を持たせます。
メモを書き込めるスペースとしても余白は有効です。
改善ポイント
- 資料の30%以上を余白にする意識を持つ
- 特に見出し周りや段落間に十分な空間を設ける
■会議資料をわかりやすくする3つのコツ
資料作成では、次の3つを軸に作成してみましょう。
1. 結論を先に言う（PREP法などを活用）
会議資料では，最初に結論を明示することが重要です。最初に伝えるべきポイントを明らかにすることで，読み手は以後の説明を理解しやすくなります。PREP法（Point-Reason-Example-Point）を活用し，「結論－理由－例示－再結論」の構成で説明を組み立てると，読み手にとって分かりやすく，簡潔に伝わる資料になります。
2. 図表を効果的に使い、視覚で言語
文字だけで説明するよりも，図表を用いることで情報を視覚的に伝えるようにしましょう。特に数値や比較を説明する場面では，表やグラフを使うと大変有効です。一直続で情報を理解でき，会議の議論流れも流年になります。図や表は「このポイントを理解して欲しい」というメッセージを明確に示すよう気をつけましょう。
3. シンプルなレイアウトと短文でまとめる
会議資料は，読み手がすぐに理解できるよう，シンプルで潔結なレイアウトを心がけましょう。読みづらい要因になるのは，長文やゴチャゴチャした構成です。ページごとに主題を明確にし，短文と見出し，箇条書きを納めると，読者によりよく伝わります。短文にすることで，読み手が一瞬でポイントを理解でき，会議の議論を停止させない効果も期待できます。
■資料の質を高めて会議を成功させよう！
会議資料の質を高めることで、議論の活性化と意思決定のスピードアップを実現できます。資料作成の工夫ひとつで、会議の成果は大きく変わります。
ぜひ今回ご紹介したポイントを参考に、次回の会議に臨んでください。
エッサム神田ホールでは、会議資料作成支援サービスも実施中です。お気軽にご相談ください。
今回ご紹介したポイントを参考に、最適な資料づくりを目指して見てくださいね。
貸し会議室のご利用前に、お気軽にご相談ください。
2017年01月11日の記事を再編集しました。
