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会議の生産性を上げたいなら5つのことを見直そう！
2024年 12月 26日
ビジネス・経済の世界では、生産性が滞ってしまったら、満足のいく成果とは程遠くなるでしょう。
その生産性を落としてしまう原因の一つが、他でもない、会議なのです。
では、どうすれば会議の生産性を向上させることができるのでしょうか。
5つの見直すべきポイントを見ていくことにいたしましょう。
■生産性の低い会議を改善しよう
会議というものは、そもそも組織や会社の利益を改善向上させるために行われるはずです。
ところが、多くの組織において、必ずしも会議が生産性の向上につながっている訳ではないようです。
生産性の低い会議には、共通して次のことが当てはまります。
・そもそも会議が必要なのかを考えていない
昨今では便利なツールが増え、会議を行う意義を根本から考える必要が出てきました。面と面で合わせた方がいい会議もあれば、ツールを活用し会議をしない方がいいこともあります。
・目的がない、不明瞭
会議がルーティン化してしまっているところでは、「何のために行う会議なのか？」が無くなっていたり、目的が不明瞭だったりすることでただの集まりと化していることがあります。
・ダラダラと時間だけが過ぎていく
会議で何を議題にするか、どのような情報が必要かなどをまとめていないと、雑談が増え時間だけが奪われていくことが多いです。
・着地点がない、話がまとまらない
会議のゴールが定まっていなかったり、会議のゴールに関わる決定権を持っていなかったりする状況では、会議に時間を取られてしまい、何度も会議を繰り返す羽目になってしまうこともあります。
・関係性の薄いメンバーが参加している
安易に会議に全員参加を導入していると、会議中にただ座っているだけの人が出てくることも。会議の内容を見直し、参加者を精査するべきです。
・資料が多い
資料作成に時間を取られてしまうことはもちろん、膨大な資料では会議中に理解するには限界があります。資料は要点をまとめ、何を目的に提示するのかを考えて作成に取り掛かりましょう。
では、それらの事態を考慮しながら、会議の生産性を上げるための方策を見ていきましょう。
【見直すべきポイント1】会議の目的を周知徹底させる
たとえ、数名での会議だったとしても、参加者が会議の議題を把握していない状態だったら、中身のある有意義な会議にさせることは困難でしょう。
ましてや参加者が数十名単位ともなれば、収束のつかないカオス状態に陥ってしまうかもしれません。
生産性の上がる会議にするためには、最低限、今回行う会議の議題、及び問題点の絞り込みについて、2～3日くらい前までには参加者全員に周知徹底させる必要があります。
参加者も日常業務に追われて忙しい身のはずです。議題も分からないままに会議に参加させたら、会議に身が入らないでしょう。
今は一人に一台、スマホや携帯を持っている時代です。メールを1本送るだけで周知はできるはずですよ。
ただし、送りっぱなしはいけません。参加の有無を確認し、議題の意味を理解してもらえたかどうかも確認することが必要でしょう。
【見直すべきポイント2】事前に"宿題"を与える
会議にただ出席するだけでは、実りある有意義な時間にはなりません。
会議の生産性を上げたいのならば、出席者による熱い議論は欠かせないものです。何とか、会議のテンションを上げたいものです。
そのために、事前連絡時に「宿題」とも呼べる、会議で発言してもらう予定の事柄を伝えておくのはいかがでしょうか？
ハッキリ言って、日頃から上司と部下との風通しがよく、距離も近いなら、仕事や会社に対しての自由な意見交換は行えているでしょう。
それなら、なにも会議の場だからといって、「宿題」まで与えて改まる必要もないのです。
このような「宿題」を与えないと誰も発言しないという風潮を作っているのは、経営者を含む幹部たちかもしれません。
どうすれば風通しの良い会社となるのか。会議の生産性云々を考える前に、先にこちらのテーマを潰しておくべきでしょうね。
【見直すべきポイント3】会議のタイムスケジュールを分単位で組み立てる
会議に生産性がないと思われる最大の原因は、長時間をかけてもこれといった発言がなく、ダラダラと既成事実の確認のみに終始するような会議が頻発しているからではないでしょうか。
そういった状態の会議になってしまうのは、最終意思決定者がその会議に参加していないからだとも思います。
いや、会議の性質上、それほどの立場の人が参加する必要はないんだ、という声も聞こえてきそうですね。それならばいっそのこと、1時間の予定の会議を30分で切り上げてみてはいかがでしょうか？
司会進行役も、1時間あると思っているから、それに合わせて時間配分を想定してしまうのです。
しかし、それを半分の時間で行え、と指示されたらどうするでしょう？きっと頭をもっと働かせて時間内で全ての議題が終了するように運んでいくでしょう。発言者を当てたり、最終決裁を取ったりといった段取りもスムーズになるはずです。
これらの行動をてきぱきと行えば、会議の進行は驚くほど早くなっていくでしょう。つまり、頭を働かせて考える会議の場となるのです。
参加者にとっても短時間でスパッと終わってくれた方が、その後の仕事のモチベーションにも大きく影響してくることでしょう。
【見直すべきポイント4】紙の資料をやめる
従来、会議に紙の資料はつきものでした。司会者の議事進行を聞いていなくても資料にサッと目を通すだけで、分かる人には８割がた会議の概要が理解できることでしょう。
しかし、参加者の中には資料の数字の読み方が理解できず、会議の話を聞くのは二の次で資料の活字を追いかけることに必死になっている人もいます。
本来、理想的な会議とは、目と耳と口をバランスよく使って進行させていくもの。
それなのに読むことばかりに集中されていては、議事進行に支障をきたし、会議が長引いてしまう要因にもなりかねません。
そこで思い切って紙による資料の配布は一切、やめてしまいます。必要なデータや情報はプロジェクションを使って大きく表示するだけ。それらを目で追い、司会進行役の話を聞く。このスタイルに思い切って変更してみるのです。
これは教科書のない学校の授業と同じ発想ですね。参加者は手元に何も資料がないのですから司会の話をよく聞くしかありません。自ずと五感のうちの聴覚が冴え渡り、記憶力と共に集中力もアップするというわけです。
人間、五感の全てをいつも不自由なく使えるという安心感があるから、集中力や緊迫感が鈍ってくるのです。あえて手元に資料をなくして視覚を使わせないことによって、会議を生産性のあるものに変えてみるという方法もあるのです。
【見直すべきポイント5】会議を立って行ってみる
長時間の会議は誰でも苦痛です。しかし、会議の場には必ず一人一人に椅子が用意されています。いくら長時間になったとしてもじっと座っていられるのですから、肉体的にはすこぶる楽です。
しかし、このことが会議を長時間化させてしまい、生産性を損ねている要因の一つであるという見方もできないでしょうか？
人は苦痛からは早く脱出したいと思うもの。
小学校時代、全校朝礼で校長先生の長い話を立ったまま聞いて、大変だった思い出のある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
苦痛から解放されるためには、短時間で効率的に話をまとめて切り上げていくしかありません。必死さが求められるのです。誰だって必死になって物事に当たれば、成功する確率はぐんと上がるはずです。
これまでのんびりと椅子に座りながら行っていた会議。立ったままで行うことで、時間の短縮と足腰の強化という一石二鳥を味わえそうですね。
■まとめ～貸し会議室で会議の生産性が上がるかも！
会議の生産性を上げるために有効な手段をいくつか挙げてみました。
なかには、心当たりがあってギクリとしてしまう指摘もあったのではないでしょうか。
実践できることから、コツコツと改善を試みましょう。
それでもあまり代わり映えしない、あるいはもっと実りのある会議を目指したいなら、ぜひとも貸し会議室の利用をオススメします。
机やイス、マイクやプロジェクターなどの設備も使いやすいものを揃えているため、余計なストレスが無くなることで会議そのものにますます集中できることでしょう。
場所を変えるだけでいつもと違うアイデアが生まれたり、発言が活発になったりすることもありますよ。
無料で下見もできるので、まずはエッサム神田ホールにどんな会議室があるのかチェックしてみてください。
2017年01月12日の記事を再編集しました。
