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できる秘書必見！役員会議で失敗しないランチ準備のチェックポイント
2018年 06月 01日
役員会議の際、失礼にあたらないランチを準備しようにもなかなか難しいですよね。
ランチセッティングを任された秘書には、役員が何を求めるか予想し、準備するスキルが求められます。
そこで今回は、会議参加者が満足するために欠かすことのできない、チェックポイントについてまとめてみました。
目次
■ランチの準備をする前に
ランチ準備の前に忘れてはならないポイント5つについて確認してみましょう。
1.参加者の好みをリサーチ
まずは直属の上司を始め、参加者のメンバーの好みをリサーチします。
アレルギーの有無、既往症による食事制限、ベジタリアンやビーガンであるかを確認します。
全員の好みを一度に叶えることは難しいですが、メイン料理となる食材は選べます。
身体上や宗教上の理由から、特別な配慮が必要な人がいれば、予算の枠内で別注文が可能です。
2.午後の進行をサポート
会議ランチは、あくまでメインは『会議』であり、『食事』は添え物です。
美味しいものを食べてもらおうと気持ちが張り切りがちですが、メインの会議進行を妨げないようにしましょう。例えば、匂いの強すぎるもの、準備や後片付けに時間が掛かり過ぎるものは、会議の食事ではNGと言えます。
3.話題作りを優先か、定番メニューを優先か
重役の出身地の郷土料理やいま話題の健康フード、話題に上った食材などは、ひと息つくことに役立ちます。例えば、役員の中に出張に行った人がいれば、その土地の名物料理を出すことが話題作りにもなるでしょう。
定例会であれば毎回が『幕の内弁当』スタイルだと、いずれは飽きます。
定番メニューを中心としながらも、時には遊び心を加えてみましょう。
4.メイン料理は複数を少量ずつ
男女比や年齢層によりますが、メイン料理が胃もたれするような食事では、好みに合わない場合、満足度に差が出てしまうでしょう。
色々なおかずを少しずつ楽しめる形式であれば、万人受けする可能性は高く、リスク回避に繋がります。
見た目の彩りが良い品を選ぶと、なおさら喜んでもらえます。
5.予算と人数の把握
一人当たり又は全体の予算、並びに会議への出席者数の把握は、秘書の大切な務めです。
出欠が分からない参加者がいる場合、参加確定がいつまでに分かるのか、お弁当の個数変更はいつまで可能なのかを把握しておくべきです。
また、前後の用事によっては途中出退席する参加者がいる場合、食事の要不要を確認しておきます。
■仕出し弁当を準備するなら
ここでは、人数分のお弁当を用意する場合について考えます。
会議の時間が短かったりテーマが複雑だったりする際に、会議室で食事しながらそのまま打ち合わせができるメリットがあります。
・和食が一番人気
上司は全員外国人のような特異な場合を除いて、基本的に誰にでも喜ばれる料理は、和食といえます。
複数のおかずを選んで食べられるため、和食のお弁当は幅広い層の人々に受け入れられやすいです。
手の込んだ見た目が多いのも、やはり嬉しいですよね。
・おかずは一口サイズ
食事の際に会話が弾むことを考えると、おかずが一口サイズで『食べやすいこと』は非常に重要です。
噛み切りにくいものや口元が汚れるものは、配慮に欠けてしまうと言われかねません。
食べる人へのおもてなしの心を込めて、食べやすいお弁当を選択しましょう。
・食後の緑茶もセットで準備
以前ならば、お茶は淹れ立ての熱いものが常識でしたが、昨今は事情が変わりつつあります。
ペットボトルのお茶と紙コップをセットで用意し、会議の最中にも気兼ねなく飲めます。
配膳に手間取らないので、大人数の会議であればなおさら有効な手段です。
お茶は人数分より多めに注文しておき、会議の最初から卓上にセットしておく形もスマートです。
■ケータリングを準備するなら
いつもお弁当では飽きてしまう、社外役員を招いて盛大に行いたい、そのような時に便利なのがケータリングです。配膳スタッフやシェフの有無など、要望に応じて見積もりができます。
会議を行う部屋とは別に食事の準備をすれば、時間のロスは少なく済みます。
・サービス範囲を明確に
プランに寄りますが、デリバリーと異なりケータリングは設置からゴミの後片付けまで業者に任せられます。忙しい秘書にとって、これは本当に大きなメリットですね。ただし、格安プランで設置や追加ドリンクが別料金の場合があります。予約打ち合わせの段階で、どこまでがサービス内かについて明確にしましょう。
・温かいものや冷たいものを
出来合いを持参するだけではなく、その場で簡単な調理をしてくれるのもケータリングの利点です。
温かいスープや冷たい前菜など、料理に適した温度で味わえるメニューが嬉しいですね。
季節に応じた料理が選べると、なお良いです。
・品数は多く小出しに
ビュッフェ形式の料理の1つに、フィンガーフードがあります。フィンガーフードとは、一口サイズで食べられることが特徴ですね。参加者が自由に食べ物を選択できるビュッフェ形式が最も理に適うと言えます。
■外食の準備をするなら
周辺の環境によっては、一度外に出て食事を取ることは有効な方法です。
外の空気を吸うことで脳内がリフレッシュされ、午後の会議が活発化します。
・会議場所から近い
歩いて数分の範囲内であれば、会議に支障をきたさずに済みます。
いくら有名店でも移動に車が必要になると、無駄に時間が取られます。
エッサム神田ホール2号館では、同一ビル内に最上 楽農園があり、
雨天でも心置きなくランチを堪能できます。
会議場所から近くても会議の進行状況によっては、定刻通り辿り着けない場合もあるので、
予約時間は幅を持たせておきましょう。
・会議とランチの場所を替えてリフレッシュ
一度会議室から出ることは、心機一転できる最大のメリットといえます。
建物から出なくても、ホテル内の会議室とレストランを利用することで悪天候時でも安心して移動できます。長時間の会議には、特に参加者の気分転換も重視しましょう。
・話題性がある
郷土料理や参加者が興味あるお店が良いでしょう。
流行のお店であればあるほど予約も難しくなりますが、情報収集こそ秘書の腕の見せ所です。
若者に人気のお店、芸能人が店主のお店、低カロリーフードが売りのお店など、その店を選んだ理由を端的に説明できると良いですね。
・静かで社外秘が守られる場所を
昼食中は、会議の話題が出る可能性があります。
余りにもガヤガヤした環境ですと、落ち着いて食事や会話を楽しむことは困難です。
できれば個室を確保したいですが、難しい場合には、離れた席を頼んでおくなどで対処しましょう。
■ランチ準備で注意すること
ランチの予約が整ったら、改めて見直してみましょう。
・予算内であるか
欠席者や急な増員にも対応できるよう幅を持った上で、予算内でやりくりできるか考えてみましょう。
・食事がマンネリ化していないか
その会議単体で見るのではなく、前後の予定にも気を配るべきです。
多忙な方ほど外食の機会も多くなりますので、似たようなメニュー構成が続いていないかを確認してみましょう。健康診断の結果などが分かれば、体調面に考慮した献立を考える必要があります。
・おもてなしの心が伝わるか
参加者の食べやすさや健康を考慮した上で、「どうしてそのメニューを選んだか」を、きちんと自分の言葉で説明できるようにしましょう。
決して高級料理である必要はありませんが、食べた人に喜んでもらえる気配りは必要です。
・段取り良く提供できるか
ランチの中身だけではなく、実際に参加者の動きをイメージしてみましょう。
会議が一区切りしたときに、どのような形で食事まで辿り着くのかの流れが重要です。
別室に移動してもらうのか、会議室をそのまま使うのか、テーブルの移動はあるのか、配膳や後片付けは誰が行うのかなどです。
どんなに美味しい食事でも、食べる前後にストレスが多ければ台無しになりますよね。会議同様、スムーズな進行を心掛けながらサポートしましょう。
■まとめ
いかがでしたか？
会議中のランチは、メインではないですがおろそかにしてはいけません。
昼食一つで参加者の気分やトーク、健康状態をサポートでき、秘書として腕が鳴るといえます。
昨今は自社内での会議にこだわらず、貸し会議室やケータリングを巧みに使い分け効率化に力を入れる企業が年々増加しています。
エッサム神田ホールでは、複数の提携先を持ち、ケータリングやお弁当の手配をサポートしています。
詳しくは『サポート体制』から『お弁当/ケータリング』の項目をご覧の上、ご相談ください。
