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【会議別フォーマット付き】一目で分かる会議議事録の作り方
2019年 09月 27日
ある日、上司から会議の議事録を依頼されたら、あなたは自信をもって取り組めますか。会社によっては、新人教育として会議に出席させ、議事録を任されることがあります。初めての議事録で不安かも知れませんが、実は議事録の書き方はコツさえ押さえれば誰でも簡単に書けます。今回は、議事録を書くときのコツや会議別のフォーマットを元にみていきましょう。
目次
■議事録を書くときの3つのコツ
会議は目的によってまとめるべき内容が異なりますが、次の3つはどの議事録にも共通するコツとなります。議事録の完成度を高めるためには、「事前準備」と「押さえておくべきポイント」が大切です。議事録係を任された人はチェックしておきましょう。
1.読み手が知りたいこと・考えをメモ
そもそも議事録は何のためにあるのでしょうか。議事録には、会議内容などの備忘録や記録を残すという役割があります。会議での決定事項や改善案の共有などは、この議事録を元に作成されます。つまり、会議に参加した人はもちろん、参加できなかった人にも情報を把握できる議事録が求められます。
作成するときには、参加できなかった人がどのような点について知りたいか、また考えるかを注力してメモを取るとよいでしょう。そのためにも、議事録係は会議の目的や内容を事前に把握しておくようにしてください。
2.簡潔にまとめる
議事録を任された人にありがちな間違いが「会議で話されたことは全部書かなくちゃ...」という思い込みです。全ての人が発言した備忘録は、「発言録」といい一般的な「会議の議事録」と少し異なります。会議の議事録でも誰が発言したか書くことはありますが、議事録をまとめる上で必要であれば簡潔に記載する程度で問題ありません。
2.1 議事録まとめのポイント
・基本事項 （会議名、日時、場所、参加者、議題）
・表記の統一（年号や時間、共通用語）
・会議内容 （背景、課題・問題点、決定事項、To Do）
3.議事録の流れ
会議を進めるにあたり、必ずしも手はず通りに進行するとは限りません。話が脱線してしまったり、意見がなかなか出なかったり、本来参加する人が急遽出席できなかったりとさまざまな問題が考えられます。ファシリテータにとっては腕の見せどころですが、議事録係にとっては悩みの種ではないでしょうか。そのような状況でも焦らず、状況を整理することが肝心です。会議内容をメモにまとめる際には、箇条書きで書いたり、図式化してメモを取るスピードをアップさせたりするのもひとつの手です。
また会議内容をメモでまとめるだけでなく、ボイスレコーダーで録音しておくとよいでしょう。会議後でまとめる際にメモと照らし合わせることができるのでとても便利です。
最近では、録音した内容を文字起こししてくれる無料ツール（Googleドキュメントのマイク機能など）もあるので、ぜひ検討してみてくださいね。
■会議の種類とは
会議とひと口に言っても、会議の目的に合わせてそのスタイルは異なります。次の6つの会議ごとに目的や会議内容をまとめました。
1.報告や連絡の会議
現場状況を把握するための会議。たとえば、働く現場でどのような問題が起こっているのか、売上げ・顧客状況などの報告があります。会議の参加者同士で情報共有や組織として上層部での意思決定を現場に落とし込む（トップダウン型）ために行われます。
2.ブレイストーミング・オズボーンのチェックリスト
新たな商品・サービスの立案のために行われる会議。ある議題に対し、参加者の意見や考えを募るために行います。詳しくは、「ブレインストーミングをやってみよう！基本のルールと必要なもの」や「アイディアが嫌でも出てくるオズボーンのチェックリストとは？」をご覧ください。
3.問題発見の会議
トラブルやアクシデントは、どの業種業態でも起こりうる問題です。現場で問題ごとに対処することは可能ですが、根本的解決になることは少ないでしょう。「なぜこのような問題が起こるのか。」と原因究明することが、解決策を見出すために必要です。現場の意見・提案をもとに経営方針に反映する会議（ボトムアップ型）には、社員一人ひとりが経営を考えるメリットがあります。
4.問題解決の会議
問題が発生した場合、新人社員や下層の担当者では対応が困難なことを上層部へ指示を仰ぐことがあります。これをビジネス用語で「エスカレーション」といい、上司に報告・相談することで、問題の責任はエスカレーションされた側に移ります。この会議は、緊急度の高い会議として問題解決を目的に行われます。
5.コーチング型の会議
この会議は、他の会議とは違い人材教育の場として活用されます。部下へ上司の成功例や失敗談を話すこともあれば、上司がさまざまな質問を部下へ投げかけ、部下の思考力向上を目的とすることもあります。
6.意思決定型の会議
参加者それぞれの自由な意見を出し合い、その意見を元に決断者が最終判断をくだす会議。このとき、決断者は意見を引き出すことに注力しましょう。もし決断者のくだした最終決定が周囲と反するとき、決断者はなぜその結論にいたったのか、合理的に説明しなければいけません。
■【会議別】議事録フォーマットと記述方法
会議には6つの会議スタイルがあることは、先ほど述べました。では、会議ごとに議事録はどのようにまとめることがベストなのでしょうか。議事録をまとめる基本項目は大きく変わりませんが、アイディア出しの場合、決定にたどり着くまでの考察過程も重要のため、2つの議事録を用意しました。
1.一般的な会議での議事録
通常の会議であれば、下記画像の項目に沿って会議内容をまとめることで、一目で分かる議事録ができます。1つの議題に対し、誰が担当するのかを明確にすることで、次の会議までのTo Doにもなります。もし自社独自の記述項目がある場合、wordファイルへ項目を追加することでオリジナルテンプレートが作れる仕様にしましたの、ぜひ参考にしてみてくださいね。
一般的な会議の議事録フォーマットはこちら（ PDF / Word ）
2.アイディア出し会議の議事録
他の会議と違い、結果だけではなく、アイディア出しの過程がとても重要です。アイディアの出し方は企業によってさまざまです。たとえば、模造紙やホワイトボード、付箋、カードなどがあります。いずれにしても、会議で決定した結果以外にその結果にたどり着くための過程を記載しましょう。
また最近では、画像データを文字起こししてくれる無料ツール（Googleドライブへアップロードし、Googleドキュメントで出力する方法など）でテキストデータとして保管することも可能です。会社によっては、マインドマップアプリを使ってアイディア共有するところもあるかと思うので、ぜひ試してみてくださいね。
2.1 模造紙を使うメリット・デメリット
メリット
・ホワイトボードがなくても壁に貼ることで、会議で出てきたアイディアの全体像をつかめる。
・紙媒体で保管ができる。
デメリット
・書き直しができない。
・会議を重ねる度に、かさばる。
2.2 ホワイトボードのメリット・デメリット
メリット
・ブレインストーミングの進行がスムーズ。
・構成や文字を状況に合わせて修正できる。
デメリット
・書き込める量がボードによって制限される。
・ボードいっぱいに書き込む度に、ボードの内容を画像として保存して、ボードの内容を消す作業が手間。
アイディア出し会議の議事録には、下記の議事録フォーマットがオススメです。フォーマット内のプルダウンは、wordの開発タブを表示させることで自由に変更できるので、自社で使いやすい形式へ変更してみましょう。
アイディア出し会議の議事録フォーマットはこちら（ PDF / Word ）
■会議ごとの目的を押さえて議事録をつける
いかがでしたか。会議には、目的に合わせて会議スタイルが異なりますので、議事録係の人はその点を踏まえて、準備しましょう。会議の概要を押さえておくことで、会議の流れを把握し、当日の議事録もスムーズにできます。
エッサム神田ホールでは、どのような会議にでも柔軟に対応できる会議室を豊富に取り揃えています。自社内に会議室がない、外部企業と大きな企画会議があるが場所の確保について悩んでいる、アイディア出しができる自由な空間を使いたいなど、企業ごとに抱える悩みがあるのではないでしょうか。エッサム神田ホールでは、会議に関する豊富な経験はもちろん、会議に必要な備品も用意してあります。エッサム神田ホールには、アイディア出しに特化した会議室 や、外部企業と大きな企画会議が可能な会議室 もあります。会議室の見学をご希望の方はお気軽にお問合せください。
