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コロナ禍での入社式会場の選び方
2022年 02月 28日
新年度の重要行事、入社式。新入社員にとって新たな門出となるイベントとして担当者は準備に余念がないのではないでしょうか。コロナ禍の影響もあり、企業にはソーシャルディスタンスの確保や三密回避が求められます。今回は入社式の会場選びや会場レイアウト、集合写真などについて、最新情報をまとめました。さらに近年、注目を集めるオンラインやオフラインを取り入れたハイブリッド型の入社式についてもご紹介します。
目次
■なぜ入社式を行うの？
多くの企業で新年度に入社式が行われます。実は海外では入社式が珍しく、日本独特の文化といえます。なぜ日本だけ入社式を行うのか。その理由は、日本では一般的な「新卒一括採用」が関係します。新卒一括採用によって、多くの学生を一度に社会人として迎え入れられるので、企業は人材育成を効率よく行えるメリットがあります。
また、学生から新社会人として新たな門出を迎えることで、社会の一員であると「自覚」を持たせるためです。1人の社会人として、行動や言動に責任を持たなければいけません。新入社員の教育・啓発の一環として入社式は企業にとっても顔となる行事のひとつです。
■入社式の会場選びのポイント5つ
入社式を新たに開催しようと考えている企業であれば、次の5つのポイントに注意しましょう。
ポイント1 交通の便や立地の良さ
新入社員が道に迷わないためにも、分かりやすい会場がベストです。面接を実施したビルであれば一度訪れたことがあるので新入社員の不安も減るでしょう。
もし自社内に入社式のスペース確保が難しい場合には、駅から近い貸し会議室・貸しホールがオススメです。また役員が車で会場にくるのであれば、駐車場の確保も忘れないようにしましょう。
ポイント2 開催規模に合わせた会場の確保
新入社員の人数だけでなく、当日の式典に参加する役員、ソーシャルディスタンスに配慮したゆとりある空間など、さまざまな要素を考えて会場選びをしなければいけません。
また、入社式は会社の顔といえる行事のひとつ。社風にマッチした会場・空間づくりが大切です。
ポイント3 トラブルに備えた常駐スタッフの有無
入社式当日の運営で機械トラブルなどが発生した場合、すぐに相談できるスタッフがいるかいないかでは、対応がまったく異なります。施設によっては、会場のみの貸し出しを行っているところもあるので、予約の際に聞いておきましょう。
ポイント4 充実した備品を完備
入社式の準備は、役員の日程調整や新入社員への案内などやることが多くあります。当日の会場設営も悩みの種ではないでしょうか。
社内であれば使用許可を申請し事前準備にとりかかりましょう。もし社外で入社式を行うのであれば、備品が充実した施設だと、会場に持ち込む荷物が減らせるのでオススメです。
ポイント5 各施設への移動動線
企業によっては、入社式のみで終わるところもあれば、入社式後に新入社員研修するところもあります。人数が多いと移動に多くの時間がかかり、移動中に密な状況が発生しやすいです。会場と研修会場、必要であればホテルへの移動動線を考え、準備すると当日の運営がスムーズになるでしょう。
■入社式のレイアウト
入社式といっても企業によってさまざまなレイアウトで行われます。自社の運営にマッチしたレイアウトで会場設営を行ってみてください。
シアター型
多くの企業で取り入れられているレイアウト。新入社員の一括採用の数が多い企業や話を聞くことに特化した形といえます。新入社員への配布資料は、座席に置きます。密にならないよう1人分の空席を確保して配置するのがポイントです。
スクール型
2人掛けテーブルに新入社員1人が交互に着席してもらうレイアウト。配布資料は机に置いておきましょう。入社式後に同じ会場で研修を行うのであれば、この形がオススメです。密の回避をしつつ、メモが取りやすいです。
コの字型
新入社員同士の親睦を深めるためにもお互いの顔を見られるレイアウトの一例。コの字型以外にも、島型などのスタイルもあります。
■コロナ禍における入社式での集合写真
大人数での集まりには何かと気に掛けるべきことが多く困ってしまいますよね。その中でも集合写真の方法に苦戦している担当者もいるのではないでしょうか。近年、コロナ禍での集合写真に新しい形が取り入れられつつあります。自社で取り入れられそうな集合写真か、ぜひ参考にしてみください。
いままでの集合写真
コロナ禍前の集合写真では、図のような自社ビルを背景にした集合写真などが主流でした。しかし現在では、感染症対策の一環で密の空間を避ける傾向があります。
オンラインを活用した集合写真
(1)各事業所の集合写真を合体
全国規模の会社であれば、各地の事業所で集合写真を撮る方法があります。一堂に会することがない分、密になることを制限でき、新入社員との顔合わせもできます。
(2)完全オンラインでの集合写真
最近では入社式自体をオンラインに切り替える企業も。Zoomなどのオンライン会議ツールの背景設定を統一させ、全体表示をすればみんなの集合写真としてスクリーンショットが可能です。
(3)企業ごとの特色に合わせた集合写真
(2)で統一した背景とお伝えしましたが、背景を個々人の好きな柄やキャラクターにしてもらうのもひとつの手です。オフラインの環境と違い、オンライン上で完結すると個々の人柄が伝わりづらいもの。自己紹介の手段として、各自の好きなものを背景にしてみても面白いですよ。
■ハイブリッド型の入社式も登場!!
感染症対策で密の空間づくりを避けるとなかなか人数が集まった行事は難しいですよね。とはいえ、完全にオンラインのみだとコミュニケーションが取りづらく、新入社員や先輩社員の人柄が分かりづらいです。入社式は社会人としての自覚を持たせる場である一方、同期や先輩社員との親睦を深める場でもあります。
そこで注目を集めているのが、ハイブリッド型の入社式です。
ハイブリッド型の入社式とは、オンラインとオフラインで同時開催して行う入社式のことです。Zoomなどの会議ツールを利用して交流しつつ、会場には少人数が集まって行事を執り行います。
ハイブリッド型であればオンラインとオフラインのいいとこ取りができます。新入社員にとっても、同期や先輩社員との交流もしやすく、帰属意識を高める大切な機会となるでしょう。
■エッサム神田ホールで入社式が可能です
入社式は新入社員にとって、社会人になって最初の行事であり、思い出深いものです。企業にとっても入社式は会社の大切な行事であり、これから一緒に働く仲間として迎え入れる場でもあります。会場選びは、感染症対策や立地、交通の便など、企業にマッチした施設を選びましょう。
エッサム神田ホールでは、入社式に最適な貸し会議室をご用意しております。高級感のある貸し会議室からソーシャルディスタンスを充分に確保し研修に適した貸し会議室など、さまざまな種類があります。入社式後のオリエンテーションや研修、懇親会が1つの施設内で完結するエッサム神田ホール2号館がオススメです。
またハイブリッド型の入社式を行うサポートとして、「Web会議・ライブ配信サービス」もございます。気になることがあればいつでもお問合せください。
