電子ホワイトボードで会議が変わる！導入時のメリット・デメリットとは

いままで会議といえばホワイトボードを使ってのディスカッションが主流でした。しかし新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、同じ空間に集まることが難しくなりました。いま、会議はみんなで集まって行うものという考えが大きく変わろうとしています。

時間や場所に縛られず、考え方を共有できるツールは数多くありますが、電子ホワイトボードもそのひとつとして注目を集め、あらゆるビジネスシーンに活用されています。エッサム神田ホールでは、ご利用いただくビジネスパーソンのニーズに応え、電子ホワイトボード完備の会議室をいくつかご用意しておりますので、気になる方はお気軽にご相談ください。

ですが、まだ電子ホワイトボードを導入している会社は少なく、従来のホワイトボードを使っている人が多いのではないでしょうか。

今回は、電子ホワイトボードとはどのようなモノなのか、その機能やメリット・デメリットをご紹介します。

 

 

■電子ホワイトボードとは？

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電子ホワイトボードは、従来のホワイトボード同様に書き込みができ、パソコンやタブレットなどの端末内のデータを映し出す機能を兼ね揃えたホワイトボードのことを言います。電子ホワイトボードは、電子黒板やインタラクティブホワイトボードとも呼ばれ、Web会議の普及に伴い多くの業界に取り入れられつつあります。

社内の業務に電子ホワイトボードを組み込み、遠隔地との連携やアイディアの見える化といった、さまざまな活用が目覚ましいです。データ保存が可能なためペーパーレスを実現でき、社内のDX化にも注目されています。

 

■電子ホワイトボードの機能

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電子ホワイトボードにはシンプルな機能性のみにしたモノから高性能まで多岐に渡ります。機能がシンプルであれば価格は抑えられますが、機能が増えればその分高額になることも。選ぶ際には、自社でどのような機能が欲しいのか確認するとよいでしょう。

 

・書く、消す、保存する

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従来のホワイトボードでは、ホワイトボードマーカーでボードに書き込み、消す際にはホワイトボードイレーザーで消し、記載内容をスマホ等で写真撮影するといった方法でした。

電子ホワイトボードでは、画面に文字を自由に書き込めるのはもちろん、消す・保存が簡単にできるシンプルな操作性になっています。電子ホワイトボードの基本機能といえるでしょう。ボード内の情報は、データ保存ができ参加者への共有も容易です。

 

・高性能カメラ、スピーカー付き

電子ホワイトボードの基本機能に加え、高性能カメラやスピーカーが一体型となったボードもあります。臨場感あるWeb会議や画面共有が可能です。さらにカメラ性能によっては、発言者にフォーカスを当て聴く側は画面を見つつ、発言者の顔が見られます。

 

・パソコンやスマートフォンなどのデバイス内のデータを画面共有

デバイス内のデータ共有に各デバイスとのケーブル連携が必要なモノもあれば、ワイヤレス接続に対応しているモノもあります。電子ホワイトボードの種類によっては、ボード側でPC操作ができるモノもあるので、自社の求める機能に合わせて選ぶとよいでしょう。

 

■電子ホワイトボードを導入するメリット

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従来のホワイトボードではなし得なかった機能を兼ね備えた電子ホワイトボード。導入するとどういったメリットがあるのでしょうか。電子ホワイトボードがもたらすメリットについてまとめました。

 

・臨場感あるWeb会議

Web会議ツールを併用することで、遠隔地との会議が可能。資料の画面共有ができるため、参加者の顔を見ながら、ボードへの書き込みやプレゼンができます。参加者がひとつのディスプレイを見つつ、ディスカッションできるため、意見交換がしやすくなるでしょう。また、資料への書き込みを複数人ででき、記入漏れや聞き逃しのリスクが減ります。最後に、書き込んだ内容をデータ保存し、参加者へ容易に共有できるので、レジュメや議事録の手間が削減できます。

 

・情報を多方面から伝えられる

専用ペンや指を使ってボードの画面に、直接文字やイラストを書ける。画像や文字の拡大、動画の再生などの機能を備えているため、多角的に情報を伝えられます。遠隔地と同じ画面を共有できるため、いままで移動時間や場所に制約があったところとも、簡単に共有できるようになりました。

 

・さまざまな端末と共有可能

デバイス内に保存していた資料を電子ホワイトボードの大画面に投影し、参加者全員で閲覧・意見交換できる。低年齢層の教育現場では、タブレットとの連携で板書が見やすいリモート授業を行えると、注目を集めています。

 

・消耗品のコストをカットできる

いままで会議というと、資料の印刷やホワイトボードの備品の準備など、消耗品のコストもかかりました。電子ホワイトボードであれば、大画面で資料の閲覧や直接の書き込みができ、会議後の情報共有も参加者のデバイスへ共有できるため、印刷や備品の準備が不要となります。

 

・メンバー間のアイディア出しを促進

電子ホワイトボードを用いることで参加者全員が同じ情報を閲覧でき、議論に集中できる。話の脱線や生産性のない時間の削減にもなるでしょう。また、アイディアをその場で書き込めるため、アイディアの可視化に便利です。

 

・離れた拠点とのコミュニケーション

現場と本社との連携を密にすることで、電話やメール・報告書だけでは不足していたコミュニケーションを補える。画面共有によって距離に関係なく、現場での進捗状況を本社でいち早く周知し、対応を円滑にできるでしょう。

 

・デザインレビューの手戻りを削減

デザインの修正箇所が電話やメールだけでは、相手に上手く情報が伝わず何度も修正依頼することも...。

お互いに同じデザインを見つつ、修正箇所を直接書き込めるため、指示内容が正確に伝えられ、手戻りを削減できます。

 

・品質会議でのリードタイムを削減

不具合発生時の解析・対策時に、詳細状況を設計図面に直接書き込むことで、スムーズな意思疎通が実現。指摘箇所や対策案の抜け漏れ防ぎ、詳細を記録することにも電子ホワイトボードの機能を有効活用できます。

 

・BCP対策

各地の拠点へリアルタイムに情報を共有でき、緊急時にも手書きの情報をスピーディーに共有可能。ボードへの記入内容はリアルタイムで反映されるため、遠隔地にて災害や事故が発生した際に本社に情報共有でき、使用デバイスの制限がないため現場の状況に合わせて、閲覧ができます。

 

・アクティブラーニング

いままで教育現場では先生や生徒たちがディスカッションする際に、資料配布やプレゼン準備、ホワイトボードへの板書など、見るものが多く議論に集中できないことが悩みの種でした。電子ホワイトボードなら、資料への書き込みや閲覧、スライドショーの投影、データ保存・共有が完結します。

またプレゼン発表の際には、プロジェクターへの投影のために室内を暗くするあるいは遮光カーテンが必要でしたが、電子ホワイトボードであれば明るい室内のまま投影が可能です。

 

・電子ホワイトボードを用いた授業スタイル

自分や友だちの考え方が電子ホワイトボードに映ることで、自分や友達の考え方を共有・比較ができ、板書へ費やしていた時間を、考えるための時間に多く割ける。また、自分の考えを相手に伝えるための表現力の向上が期待されます。

 

・医療における情報交換

電子カルテやCT画像などを大画面で表示し細部の拡大や書き込みで関係者への情報共有や意見交換ができる。患者への説明時に細部の拡大や書き込みで、医師側は治療方針の説明のしやすさが、患者は理解度が向上するでしょう。

 

・集合研修やeラーニングの質向上

一堂に会する集合研修は、研修生の顔を見ながら研修を進められるよさはありますが、座席によっては文字が見づらく、研修に集中できないことも...。各自のPCへ電子ホワイトボードの画面を表示できれば、拡大や大人数の講義でも理解力が上がりやすいです。

 

・社内の電子掲示板

従来ではお知らせを壁に掲載していましたが、ツールと連携することで社員一人ひとりへダイレクトにお知らせをリアルタイムで情報共有できます。情報の更新も電子ホワイトボードを更新するだけなので、手間がかかりません。

 

■電子ホワイトボードのデメリット

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活躍の幅が広い電子ホワイトボードですが、導入にあたって知っておくべきデメリットがあります。デメリットを知った上で、自社にとって有益かそうでないかを判断しましょう。

 

・機材トラブル

電子ホワイトボードは大きな機材になるため、取り扱いが雑だと画面割れや接続端末の調子が悪くなる可能性が...。また機器の知識がないとトラブルへの対処に時間がかかるでしょう。取り扱い時には、説明書をよく読んでおきましょう。

 

・ケーブル配線が必要

電子ホワイトボードは、電源やネットワークが必要になります。またデバイス画面の放映に、ケーブルでの配線が必要な場合があるため、配線や設置するための動線を考えておきましょう。

 

・導入コストが高い

通常のホワイトボードに比べ、機能が充実した電子機器になるため、コストが高くなります。導入する際には費用対効果を考慮して、検討すべきです。

 

■電子ホワイトボード完備の貸し会議室をご用意しております！

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従来のホワイトボードに比べ、電子ホワイトボードは多くのビジネスシーンに活躍できるアイテムです。電子ホワイトボードのメリット・デメリットを知った上で、自社にどのように活かせるか考えるのもよいでしょう。

しかし、導入にあたってコストがかさんだり、思っていたほど社内業務にマッチしなかったりすることもあるかも知れません。導入前に一度、活用できるか試してみることをオススメします。

 

エッサム神田ホールでは、最新ICT設備を整えた会議室をご用意しております。一部の会議室には、電子ホワイトボード（80インチ）を完備しているため、実際の使用感を試してみることも可能です。また、新入社員研修やマナー研修で、電子ホワイトボードを活用した資料共有や動画は、知識の理解を深めるのに最適です。当館では電子ホワイトボードを無償でご利用いただけます。電子ホワイトボードをまだご利用したことが無い場合、当館で試してみてはいかがでしょうか。

ご利用に関してご不明な点等ございましたら、お気軽にスタッフまでお声かけください。