講演会を成功させる秘訣！開催方法から集客方法まで徹底解説

会合名	意味
講演会	幅広い層の参加者の興味関心がある話を聞いてもらう
セミナー	興味のある会に自主的に参加し、意見交換を行う場
勉強会・研修会	特定の人たちに知識・スキルを習得させる

■講演会の準備や運営の流れ

講演会を開催するにあたり、大枠の流れが次のものになります。

1．講演会のテーマや目的を決める

テーマを決めるにあたって、どのような目的で開催するのか、主軸がブレないためにも決定しておきましょう。講演会の参加者はどの属性を集客するか、人々の関心が高いテーマを取り扱うか、目的に沿うテーマを選定します。

2．講演会の日時を決める

講演会のテーマが決まったら、開催日を決めていきます。

創立記念日などのすでに開催日が決まっている場合、1年半～1年前から準備で動き出すべきです。ただし、メディア出演されている講師であれば、半年～3か月前にならないと日程を確保できないこともあるため、代替え案も並行して進めておくとよいでしょう。

開催日が未定の場合はおおむねの時季を想定し、急な開催となった場合には開催において重要な「受講者・聴講者へ何を届けるか」を軸に会の準備を行います。いずれも準備時間等を逆算し、準備にあたりましょう。

3．講演会の会場を決め、予約する

講演会の会場選びでは、次の3つのポイントを押さえておきましょう。

ポイント1．属性に合わせた立地条件

数ある講演会場でも集客する属性によっては、向き不向きが存在します。子育て中の親の集客を考えているのであれば、子どもも一緒に来場できるようスペースの確保が必要です。地方で開催であれば、車社会なので駐車場は必須でしょう。多くの集客を望む場合、アクセスのしやすさも忘れてはいけません。講演会の開催が決まったら、属性の洗い出しをオススメします。

ポイント2．開催規模に合わせた会場

講演会の規模に柔軟に対応できる会場を選ぶとよいでしょう。大きな会場であれば、間仕切りをして区画を設けることも可能です。講演会のメインステージの確保はもちろん、講師の控え室や講演会後の懇親会会場も用意できる場所だとなお良いでしょう。

ポイント3．会場の備品リスト

講演会の形式によって必要な備品をリストアップしておきます。マイクやスクリーン、プロジェクターなどは、会場に完備していることが多いです。しかし、講演会の内容によっては、足りないことも考えられます。会場の地図を用意し、何をどこに配置するか、ネット回線はつながりやすいか、トイレへの動線などを事前に確認しておくと備品の個数把握が容易になります。

4．講演会の講師を決め、依頼する

知名度の高い有名人や著名人を講師として招くことで、集客効果が期待できます。また、講演会内容が自社のサービスや商品の紹介であれば、アピールにつながるテーマを選定し、そのテーマに精通した講師に依頼しましょう。講師によっては、講演料が異なるため予算に合うか確認しておきます。

5．講演会当日の流れ、司会進行を決める

講演会当日の流れが分かるようタイムスケジュールを組んでおきましょう。スタッフだけでなく、参加者も把握することで行動がスムーズになるので、事前に周知しておくとよいです。

当日の司会を任された場合には、事前に登壇する講師のプロフィールや功績についてよく調べておきます。簡単な略歴をまとめておくとスムーズな進行ができるでしょう。

もし予算があればプロの司会者やナレーターへの依頼をオススメしますが、大抵の講演会では主催者側の社員や関係者が行います。司会を任させた人は、可能な限りリハーサルを行い、当日に臨みましょう。

6．講演会の告知を行う

講演会の内容に沿うPRを行い、集客を行いましょう。宣伝方法として、次の10個があるので、それぞれ見ていきましょう。

宣伝方法1．テレビCMやラジオCM

各地域によって放映料が異なりますが、1か月前からCMを流すと効果的です。講演会の開催地域に合わせて出稿するとよいでしょう。

宣伝方法2．新聞広告

シニア層だけではなく経営者層や一般家庭にもリーチが可能。掲載箇所で料金が異なります。開催までに期間を開け3回ほど掲載するのがスタンダードです。

宣伝方法3．ポスター

講演会の会場や関連する公共施設、関係各所に掲出すると講演会内容に興味関心があるひとの目に触れる機会が増えるでしょう。ただ、ポスターを掲載したからといって参加者を確保できるとは限らないので、掲載場所や掲載期間を吟味するべきです。

宣伝方法4．ホームページ

講演会の規模によっては、専用のホームページを作成する必要はないかと思います。公式サイトで講演会の詳細ページを用意すれば問題ありません。他の広告媒体から集客したときのゴールとして利用するとよいでしょう。

宣伝方法5．講演会やセミナー、イベントのPRツール

インターネットやアプリなど無料で開催イベントを告知できるモノが存在するので、これらをうまく活用するのもひとつの手です。中には掲載頻度を増やすために有料のモノもあるので、予算と相談して決めるとよいでしょう。

宣伝方法6．郵便発送でのDM（ダイレクトメッセージ）や講師のメルマガ、LINE公式アカウント

開催者側ですでに参加者見込みのリストをもっているのであれば、開催告知をしないのはもったいないです。不特定多数の人にPRする方法より特定の会員のみに周知でき、興味関心が高いことが予想されます。

宣伝方法7．チラシやパンフレット

配布しやすく、幅広い用途で利用できるため重宝します。講演会の内容を分かりやすくまとめておきましょう。

宣伝方法8．インターネット広告やSNS広告

近年、さまざまなインターネット広告があり、Google広告やFacebook広告（Instagram広告）、Twitter広告などでPRする方法も増えてきました。少額で属性に合わせてリーチできるメリットがあります。ただ広告運用に慣れていないと、属性へアプローチする前に予算を使い切ってしまう恐れがあるため、可能であれば慣れたプロに任せるとよいでしょう。

宣伝方法9．SNS

開催に向けての告知や開催日までのカウントダウンなど、リアルタイムで投稿できるからこそ臨場感ある内容が伝わります。フォロワーが多ければ多いほど、多くの反響を見込めるでしょう。

宣伝方法10．地域密着型の情報誌

開催場所に合わせ、多くの地域住民へ開催を告知できる。ローカルでの講演会開催であれば、一考の価値ありです。

■エッサム神田ホールで講演会の開催OK！

講演会の開催で大切なのは、参加者へ何を伝えるか、この一点に尽きます。講演会を開催する目的と向き合い、どのような内容をどの講師が話すかについて決めたら、開催日に向けての準備を念入りに行いましょう。

講演会に多くの参加者を募るのであれば、規模に応じた会場選びが重要です。また、当日に機材の運び込みが多いと手間取ってしまい時間ロスにもなってしまいます。会場に利用できそうな機材があれば上手く活用しましょう。

エッサム神田ホールはビル丸々が貸し会議室として利用でき、エッサム神田ホール2号館の3階と4階の大会議室には3階で映像・音声を、4階に連動させる機能によって最大350名が来場できる貸し会議室がございます。また、館内にはNURO回線が導入されているため、インターネットへのシームレスな接続が可能です。貸し会議室だからこそ、会場にはスクリーンやプロジェクターなどの備品も取り揃えております。

講演会の開催をご検討される場合、施設内を見学可能ですので、ご興味ある方はお気軽にスタッフへお声かけください。