忘年会＆新年会の会場選びのポイント10個！貸し会議室での開催メリット

今年1年の苦労を忘れるための「忘年会」、新たな年の始まりを祝うための「新年会」。どちらの会であろうと幹事に選ばれた人にとっては、慣れないことで戸惑いが多いですよね。さまざまな準備を行う中でも、忘年会・新年会を成功させる上で会場選びはとても重要です。今回は、会場選びのポイントを10個、さらに貸し会議室で忘年会・新年会を開催するメリットについてまとめました。ぜひご参考にしてくださいね。

 

 

■忘年会・新年会の会場選びのポイント

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忘年会・新年会の幹事を任された際に、悩ましい種のひとつとして会場選びが挙げられます。会場選びを失敗しないためにも次の10個に注意してみましょう。

 

1．忘年会・新年会の参加者に合った場所を選ぶ

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同じ部署メンバーでの会なのか、会社全体で行う会なのか、プライベートな会なのか。目的によって会場選びは異なります。プライベートな会であればカジュアルなお店でも問題ないですが、会社の重役が参加する会であればワンランク上のお店を選択するとよいでしょう。

 

2．アクセスに便利な立地の場所を選ぶ

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どんなに優れたお店であっても、参加者が足を運ぶには難がある場所では、元も子もありません。当日の参加者の日程をある程度把握しておけば、開催エリアを絞り込めます。たとえば、仕事終わりに部署メンバーで会を行うのであれば、会社近辺で探すとよいでしょう。

 

3．予算を設定して選ぶ

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忘年会や新年会シーズンになると、会場によってはこの時期限定の忘年会・新年会コースを案内していることが多いです。コースを上手く活用して予算内に手配するのもひとつの手です。幹事を任された人は、必ず経理担当者に忘年会・新年会の予算を確認しましょう。

 

4．料理や飲み放題コースのラインナップを確認する

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食の好みは人それぞれ違い、料理の種類も多いので幹事になった人の中には、どのお店にしようか決められないと悩む人もいるのではないでしょうか。

参加人数が多い場合、オーソドックスな選び方としては、料理やお酒のラインナップがバランスよく提供されているかを見極めポイントとして挙げられます。コースメニューをしっかり確認するとよいでしょう。人数が少ない場合は、参加者へ向けてアンケートを取るのもアリです。一人で悩まず、どんどん周りに質問してみてくださいね！

 

また、参加者によっては食物アレルギーを持っている人もいるので、事前に確認してお店側に別メニューがないか確認もとりましょう。

 

5．個室利用OK・貸切りOKな会場を選ぶ

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忘年会・新年会では空間づくりも大切です。個室や貸切りであれば、周囲を気にせず会を楽しむことができ、余興やゲームや席替えなどもしやすくなり、参加者同士のコミュニケーションも活発になるでしょう。

条件に合うお店を見つけたが座敷だった場合、参加者によっては「靴の脱ぎ履きが嫌と思う人」や「足腰が悪い人」、「スカートだと立ち座りが大変で困る人」がいる可能性があります。参加者に事前に確認を取っておくとスムーズな会の運営ができます。

 

6．仮予約やキャンセルなどのハプニングにも対応できるか確認する

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お店選びではいくつかの候補を出して選びます。その際には、お店ごとに仮予約から本予約への切り替え期間を確認しておきましょう。またお店によっては前入金が必要なことも。当日の人数が変更した際の融通が利くのか、開始時間や終了時間の調整、キャンセル料金などを把握して、急なハプニングにも落ち着いて対応できる準備をしておきましょう。

 

7．インターネットで口コミを調べる

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昨今さまざまな媒体でお店の評価を目にする機会が増えました。グルメサイトやSNSなどで料理や雰囲気、接客マナーなど、投稿者の目線から見たお店の口コミや評判が分かります。また、口コミの中にはお店のHPでは掲載されていない情報が載っていることもあるので、下見の前に見ておくとよいでしょう。

 

8．開催前に現場を下見に行く

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ネット社会が浸透しつつある昨今ですが、開催前には自分の目で会場を見るべきです。ネットで記載されていない箇所や写真とのギャップなど、実際に見に行くことで分かることが多くあります。トイレの位置やテーブルの配置、コートなどのアウター置き場、スマホの電波状況など、当日の利用を疑似体験するとなおよいでしょう。

また、会場へ向かう時も当日の天気が雪などだった場合を想像しておくのもオススメです。まさに転ばぬ先の杖ですね！

 

9．トイレの数や清潔さを確認する

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お店選びで気にかけたいのがトイレです。お店選びでは、料理やお店の雰囲気に目が行きがちですが、トイレは誰しもが利用する重要な場所といえます。参加人数が多い場合、トイレがひとつだと混雑が予想されます。またトイレは男女別の場所が好ましいです。下見の際には、トイレ状況も見ておきましょう。

 

10．音響機器やスクリーンが使えるか確認する

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忘年会・新年会で余興やゲームを行う場合には、会場のマイクやスピーカー、スクリーン、プロジェクターを利用できないか確認しておきましょう。もし機材がないのであればレンタルや持ち込みが可能かの確認が必要です。機材の利用については予約前に質問しておくとよいでしょう。

 

■忘年会・新年会の会場で貸し会議室を使うメリット

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忘年会・新年会を開催する場として、居酒屋や宴会場、パーティー会場などがありますが、実は貸し会議室でも忘年会・新年会が開催可能です！

 

貸し会議室での開催メリットとして、

• 会議や総会後にそのまま実施できる
• 駅近くの立地のため来場しやすい
• 参加人数や参加者層によってバリエーション豊富な会場で開催できる
• 映像や音響、ネット環境が充実している
• 周囲を気にせず仲間内で楽しめる
• お得なプランで会場設営から料理の手配まで簡単

などがあります。

 

忘年会・新年会を大規模で行う企業の中には、広い会場を確保するために早い段階で予約することも。また、席配置が自由自在なため余興やゲーム、映像鑑賞などの自由度が高い会を開催できたり、少人数でゆっくりしっぽりとした会の開催もできたりします。

 

■エッサム神田ホールでは忘年会・新年会に対応しております！

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会場選びはとてもナーバスな問題ですが、幹事を任されることは、それだけあなたに期待されている証拠でもあります。自信を持ってくださいね！

 

エッサム神田ホールでは、貸し会議室で忘年会・新年会の開催が可能です。神田駅からすぐで、大中さまざまな会場をご用意しております。会議や総会後にそのまま開催が可能なため、天候の心配がありません。当館屈指の庭園付き会議室は、豪華な忘年会・新年会を開催できると人気です。また、エッサム神田ホール2号館2階の最上楽農園では、絶品山形料理と地酒が堪能できます。イベント会場と食事の場を分けたい方にオススメです。

>>エッサム神田ホールでのパーティープランはこちら

 

忘年会・新年会に関わるお悩みがあれば当館の常駐スタッフへお気軽にお声かけください。