新人のあなたが初会議を有意義にするためにできる10個のこと

情報共有型では、営業会議や定例会議といったものが当てはまります。現在の状況を共有し、課題やスケジュールを組む会議です。その他にも経営会議といった経営戦略を練る意思決定型、新サービスや商品を考えるアイディア提案（ブレインストーミング）型、プロジェクト開始時にお互いの理解を深めるコミュニケーション型など。

初めての会議は緊張してしまうものなので、会議を完璧に理解しなくてはと焦る必要はありません。

どのような会議を、どのように行うか大枠でも構わないので、確認しておきましょう。

■素敵な会議にしたいなら、押さえておきたい6つのポイント

では、一歩踏み込んで、新人さんでも素敵な会議だったなと思えて、かつ周りの人達から一目置かれる存在に見てもらえるような、会議の臨み方を紹介いたしましょう。

【ポイント1】会議マナーを確認しておく

上役が参加する会議でマナー違反を行っては、第一印象が悪くなり、その後の仕事において足かせになってしまうかもしれません。

会議に関するマナーを事前に確認しておくことで、不安が少しでも減るので、下記の記事に目を通すことがオススメですよ。

新入社員が確認しておきたい会議マナーの7つのチェックリスト

【ポイント2】率先して準備を手伝う

新人さんにとって初めての会議。いきなり並み居る強者の先輩社員と肩を並べるような発言や言動は、とてもできないことでしょう。

そこで新人がやっておきたいことは、さまざまな雑用を率先して行うことです。

資料作り、資料の配布、コピーの応対、会議室の机の配置換え、急な飲み物の買い出しなどなど。これらの用事を率先して引き受けるのです。

先輩社員たちにとっても、会議の時間というのは正直なところ苦痛な時間です。企画などを推し進めるだけの打ち合わせなどならよいでしょうが、営業会議のような結果を問われるような会議の場合は生きた心地がしません（勿論、成績優秀な実績を作っていればそんな心配はいりませんが）。

なので、少しでも先輩社員たちの負担を減らす意味でも率先して雑用をこなしましょう。案外、こういった行動は会社の人の目に好意的に捉えてもらえますからね。

何をしていいか分からないときには、先輩社員に「いま手が空いているので、何かお手伝いできることはありますか？」と聞いてみるといいですよ。

【ポイント3】お茶出しをスムーズに

新入社員にとっては、お茶出しは自分をアピールするいい機会になるに違いありません。長時間の会議で疲れ切った先輩社員のもとへ、きびきびと、かつ笑顔でお茶出しを行えたなら、あなたのポイントは大きく上がることでしょう。

気をつけたいのは、どのような会社でも時間との闘いが大前提であることです。はっきり言って、会議にだらだら時間を使うようなことは極力避けたいと思っています。同様に、お茶出しにもスムーズさが求められてきます。

しかし、ただ早くやればよいというものでもありません。スムーズさの中にはおもてなしの気分も味わえるくらいの気配りも求められます。

新人にとっては、どのような些細な行動でも周囲からの評価につながります。たとえお茶出しといえども最大限のあなたの魅力をアピールしましょう。

会議におけるお茶出しの基本を網羅した記事もご用意しておりますので、会議の本番前に学習しておきましょう。

【ポイント4】発言する機会があるものだと心して参加する

新人が最初に臨む会議の場は、恐らく右も左も分からず、ただ緊張しながら会議の進行を妨げないようおとなしく、発表者の話に耳を傾けるだけ...とは限りません。会社によっては相手が新人でも容赦なく指名して発言を求めるケースもあり得ます。

そんな時に「別に」とか「何もありません」などと言った発言は避けたいものです。場合によっては「君はこの会議に参加しているのに何も感じなかったのか？」といった具合で、上役陣からネガティブな印象を持たれてしまう恐れもあるからです。

たとえ新人でも、会社に入ったならば誰彼関係なく見ていくよ、という表れです。会議の場は、一つも気が抜けないということなのです。

少なくともその会議の主題や論じられている議題の中身について、全てが理解できないまでも自分なりの意見が言えるように頭を整理しておく必要はあるでしょう。

あなたが勝手に「新人はお客さん扱いのはず」なんていう固定観念だけは持たないようにしましょうね。

【ポイント5】議事録役を引き受ける

議事録、その会議で何が話し合われどういうことが決まったか、また出席者や、いつ行われたかなどの記録が議事録と呼ばれるものです。

議事録についてはこちらの記事でも詳しくノウハウを紹介しております。

上司を唸らせる議事録を作ろう！会議中と会議後のマル秘テクニック！

この議事録の作成が、案外、億劫がられます。皆、自分の発言に精一杯でとても議事録の作成に関わっている余裕がないからです。

ならば、議長から議事録の作成を依頼されたら引き受けてみるのも、あなたの株を上げるよい機会になるかもしれません。

新人が議事録作成を行えば、それなりのメリットがあります。

まず、会社の主要な先輩たちの顔と名前を覚える絶好の機会だからです。どんな職場であっても新人さんがまずやらなければいけないことは、先輩社員の顔と名前を一致させることです。

普段はなかなか話しにくい人や距離のある人でも、会議の場なら同じ空間内にいます。丁寧に議事録を作成していけば自ずと人の顔と名前は一致してくるはずです。いち早くあなたはその会社に打ち解けられるでしょう。これが議事録を作成する最大のメリットです。

それにプラスして、会社の雰囲気や熱意を肌身で感じられます。傍観者の立場で会議に参加しているのとでは雲泥の差を感じるでしょう。

こんな貴重な体験をすることができますので、積極的に議事録の作成係を引き受けてみてはいかがでしょうか。

最近では、生成AIの議事録ツールが無料で利用できるので、議事録を取るときに活用してみることをオススメします。無料議事録ツールは「ユーザーローカル音声議事録システム」や「Notta」、「オートメモ」がありますよ。

【ポイント6】最初の会議がイマイチでも、ネガティブになりすぎない

会議の内容には、その会社の規模の大小に関係なく、おおむね共通していることもあります。

それは、時間ばかりだらだらとかけて結局何も決まらないといったポイントのずれた会議が起こりうるということです。

本来会議という場は、その会社や部の方針を、参加者一同の同意をもって決めていくための場であるはず。

そう、全員が前向きな気持ちになるべき場なのです。

ところが時として、社長や役員クラスの一方的な意思の伝達だけで終わったり、営業成績が伴わなかった部員をつるし上げるだけの会議になってしまったり...。

方向性がずれてしまうケースも多々、見受けられることがあるかも分かりません。

ただ、新人さんたちは次のことを、気を付けなければならないのです。

たった1回、会議の末席に参加しただけで会社の良し悪しを判断しない、ということです。

人間、第一印象での記憶は鮮明で強烈な印象を持ってしまいます。最初の会議がイマイチだと、自分が苦労して入社した会社の実態があんなものだったのか、という思いを拭えない状態に陥るかもしれません。

しかし、どんな会社も似たり寄ったりが現実なのです。どうか、客観的な視点で最初の会議に臨んでくださいね。

自分の会社は実はああだ、こうだ、と批評家まがいの発言を始めてしまったら、ネガティブ思考に傾いてしまっていることを肝に銘じましょう。

■初めてのリモート会議参加のエチケット

リアルでの会議参加だけでなく、オンライン環境の充実でリモート会議へも参加する新人さんも増えてきました。

リモート会議は、会議参加だけでなく、慣れないPC操作もあるため焦ってしまうことも...。次のチェックリストに気をつけよう!

《リモート会議のチェックリスト》

□自分が話していないときには、マイクをOFFにする
□カメラのON/OFFのタイミングを事前に聞いておく
□背景はぼかす又は壁紙を設定する
□服装や身なりに気を付ける

マイクは自分の発言以外はOFFにしておくと、雑音が入らずに済みますよ。カメラの取り扱いは、会社によっては、会議中つけっぱなしのところもあれば、自分が発言する際だけカメラをONにするところもあるので、確認しておこう。

リモート会議の際は、背景の情報が映り込んでしまうことがあるので、ぼかし機能や背景設定をうまく活用してみてね。リモート会議だと、つい身なりに手を抜いてしまうこともあるので、相手に不快感を与えないよう清潔感のある服装にしましょう。

■まとめ～新人にとっての素敵な会議は気構え次第

新人にとっての会議の臨み方、つかみだけでもお分かりいただけたでしょうか？

会議というものは、会社がある限りなくなることはありません。情報共有と意思の疎通を図るためにはなくすわけにはいかないからです。

会議を素敵なものにできるかどうかは、あなたの心構え次第ですね。否定的な発想で物事を見たらあなたに何のメリットもないのと同じように、会議も前向きな気持ちで臨むことが最も肝要です。

もしあなたが会議をセッティングする立場になったときは、素敵な会議ができるように、貸し会議室を選んでみるのもいいかもしれませんね。場所を変えてみるだけでも、頭が冴えて前向きな気持ちになれますよ。

ぜひ、貸し会議室の一覧をチェックしてみてください。

2017年01月10日の記事を再編集しました。