ウィズコロナ時代のイベント開催で押さえておくべきポイント

イベント開催後に開催者と参加者で懇親会の場を設けることがあります。そのとき、お酒を提供することもあるでしょう。ある程度のお酒はコミュニケーションの潤滑油としても重宝しますが、飲酒により気分が高揚して注意力が散漫しやすくなります。大きな声で発言すると飛沫感染の危険性が伴うので、自己管理の範囲内でお酒をたしなむ程度に留めておきたいですね。

また長時間の滞在により三密が発生しやすくなるので、懇親会を時短開催する、こまめな換気をするなど、感染リスクを減らす取り組みを行いましょう。

エッサム神田ホールで懇親会を開催する時には、「着席」や「料理は個別提供方式」でのご利用を推奨しており、「立食」または「ブッフェ形式」でのご利用は控えていただいております。

Case 2. 大人数や長時間におよぶ飲食

大人数や長時間におよぶ飲食

イベント開催では、ランチ会やアイスブレイクも貴重なコミュニケーションの場ですよね！イベントが長時間になると、飛沫や接触感染のリスクが高まるため、こまめな換気・手洗いなど、感染対策に配慮した環境づくりが必要です。また、感染対策の呼びかけがあるとないとでは、感染リスクも雲泥の差です。開催者からも参加者への感染対策へ取り組むよう声掛けを行いましょう。

Case 3. マスクなしでの会話

マスクなしでの会話

マスクなしで咳をした場合、咳の飛沫は2m以上飛ぶことが分かっています。また、マスクなしでの会話の場合、飛沫は2m飛ぶことはなく、重力によって机や床に落ちるため、接触感染を防ぐために机の除菌が必要です。

イベント内容によりますが、グループでの活動がある場合にはパーソナルスペースの確保、参加者同士での会話の際はマスクをつけるようアナウンスしましょう。

Case 4. 狭い空間での共同生活

感染リスクが高まる「5つの場面」で提示されている狭い空間での共同生活についてですが、イベント開催では共同生活は関係がない...と思う人もいるでしょう。ですがイベントによっては、仲のいい人同士で地方から前日入りし、同じ部屋でチェックインして翌日のイベントに参加する場合も考えられます。全国向けのイベントの場合には、今回のCase 4が該当するといえるでしょう。

また、複数の人が利用するトイレや水道での感染リスクにも配慮が必要です。イベント開催場所によっては、施設側がトイレ清掃を定期的に行ってくれるところもあれば、箱貸しという場所提供のみもあります。予約する際に、施設担当者へ確認しておきましょう。

Case 5. 居場所の切り替わり

居場所の切り替わり

休憩場所や会場移動など、場所が切り替わるときに気が緩んで、感染リスクが高くなりやすい傾向があります。とくに近年では、喫煙スペースに制限が設けられ、限られた喫煙スペースで喫煙者が集まり、密になりやすい光景を目にします。

感染リスクを減らすためにも、密の場所に長居をしない、会話の時には飛沫が飛ばないよう配慮するよう心掛けましょう。

■イベント開催するために押さえておくべきポイント

新型コロナウイルス感染症対策の一環でイベントの開催規模によっては、自治体へイベント開催の企画書を提出する必要があります。情勢によって、要項が変更になる可能性も考えられます。各自治体の最新情報が公式サイトに掲載されているので、必ず確認しましょう。

イベント開催にあたって、開催前・当日・開催後に焦点を当て、それぞれの場面で押さえておくべきポイントをまとめました。ぜひ参考にしてくださいね。

イベント開催前のチェックポイント

1. 開催目的を決める

イベント開催で大切なことは、イベント内容の主軸を決めることです。新商品をお披露目したい。多種多様な人と意見交換の場を設けたい。セミナーを開きたい。人によってイベント内容はさまざまです。

開催目的に合わせてイベントの構成や集客層の選定など、イベント内容を具体的に決めていきましょう。

2. イベントに必要な準備をリストアップする

ハイブリッドセミナーの様子

開催目的が決まったら、イベント内容ごとに必要な準備をリストアップしていきます。例えばイベント内容が、セミナーであれば、セミナー講師やセミナーの内容などを選定します。セミナーで必要なマイクやホワイトボードの手配、セミナーをハイブリッドセミナーで開催するのであれば、オンライン環境の整っている会場であることが必要です。エッサム神田ホールでは、オンラインとオフラインを同時開催できる「ハイブリッドセミナー」が可能です。

3. 開催日時や場所を決め、費用の見積もりを取る

イベント内容の大枠が決まったら、開催日時や場所決めを行います。開催場所によっては、集客に影響しやすいため、イベント内容に合わせた場所の選定を行い、費用の見積もりを取りましょう。

4. 予約する

日時や場所が確定したら、予約を取りましょう。見積段階で空き情報があるか、予約するためにはいつまでに手続きが必要なのかを確認します。予約会場によっては、事前入金が必要なので必ず施設担当者に聞いておきましょう。

5. 開催の告知・集客を行う

いよいよイベント日や会場が決まったら、告知や集客です！集客方法は、イベントのターゲット層に合わせて取り組むとよいでしょう。ここで1つテクニックとして、開催日時や場所決めを後回しにして、イベント開催予定を告知する方法もあります。このテクニックのメリットとして、ニーズがあるイベントかどうかを事前調査で聞けるため、より具体的なニーズに合わせたイベント内容が行えます。もし自社SNSなどがあれば、試してみる価値ありです。

イベント当日のチェックポイント

1. 運営状況を把握するための報連相

当日はやることが多く、人の行き来も多くなります。順当にイベントが進めば安心ですが、万が一の状況も念頭に置いて行動しなければなりません。当日のトラブルが発生した場合や進捗状況の報告など、連絡系統を簡潔にしておくと対応がスムーズになります。

2. タイムスケジュールの把握

当日のタイムスケジュールを組んでおきましょう。会場設営や受付、休憩のタイミング、会場の撤収など、いつまでにどのような作業が完了していなくてはいけないのかを周知できます。スケジュールを組む時は、時間に余裕を持たせることが大切です。

3. 受付

イベントの受付は、手続きが簡略化することが望ましいです。参加者へチケットの配布や招待メールを提示してもらうことによって時間短縮になります。もし時間がかかりそうな問題が発生した場合には、別担当者へ引継ぎし受付業務に滞りが起きないよう準備しておくとよいでしょう。

4. イベント運営

イベント当日の司会、タイムキーパー、会場誘導など、イベント内容に合わせた人員を配置します。イベントの運営がスムーズになるためにもファシリテーターを用意しておきましょう。詳しくは、「デキる会議のファシリテーターが使っているアジェンダと便利なフレーズ9選」をご覧ください。

イベント開催後のチェックポイント

1. 懇親会のアナウンス

イベント後に懇親会を考えているのであれば、事前告知や当日の受付、イベント終了後などで懇親会への参加アナウンスをするとよいでしょう。

2. 会場移動や懇親会会場の設営

イベント会場とは別に懇親会の会場を手配していれば、イベント中に懇親会会場の設営がしやすいのでオススメです。そのとき会場へ参加者が移動するにあたって、感染リスクが高まる可能性があるため混雑を回避するために、ソーシャルディスタンスの確保や大人数での移動に注意しましょう。

3. 懇親会の運営

懇親会の運営

懇親会は、イベント参加者と開催者との交流の場としてコミュニケーションがとりやすいといった魅力があります。ただ、会話に熱が入ると飛沫感染や接触感染のリスクも高まるので、こまめな除菌・換気をしましょう。

エッサム神田ホールで懇親会を行う場合、着席や料理の個別提供方式を推奨しております。懇親会の運営についてご不明点等ございましたら、館内スタッフへお気軽にお問合せください。

4. イベント終了後のアフターフォロー

イベント参加者へお礼メールを送ることで、参加者と開催者との間に良好な関係を築けます。また、お礼メールに合わせてアンケートの依頼を送ることで、次回のイベント開催の改善に活用できるでしょう。

■イベント開催にはエッサム神田ホールがオススメです！

イベント開催にはエッサム神田ホールがオススメ

ウィズコロナ時代のイベント開催では、感染症対策に配慮したイベント開催が求められます。またイベント内容に合わせた会場の設営、当日の運営、参加しやすいアクセス環境かも重要です。

エッサム神田ホールは、神田駅周辺に自社ビルを構え、さまざまな用途に合わせてご利用いただけます。イベント開催の会議室だけでなく、懇親会会場やセミナー講師の控室も同一ビル内でご用意が可能です。感染症対策の一環でスタッフによる定期的な除菌・換気も行っているため、開催者側も参加者側も安心してご利用いただけます。イベント開催の際には、ぜひ当館をご利用してみてはいかがでしょうか。