採用面接に貸し会議室が人気な理由とは？

一方で採用担当者の抱える悩みが浮き彫りになりました。それは、求職者・面接官、双方の空気感が分かりづらかったり、オンライン面接では良好でも対面スキルが乏しかったりといった「分かりづらさ」です。また双方のネットワーク環境によって、接続不良の発生により面接時間が予想以上に時間がかかってしまうことも...。

そのためオンライン面接のみで完結する企業よりも、オンライン面接と対面面接を段階的に取り入れ、企業と求職者とのミスマッチを防ぐ採用活動をよく目にします。

■採用活動に貸し会議室を使うメリット

採用活動に貸し会議室を使うメリット

面接スタイルは企業ごとに特色があります。企業側の面接スタイルを維持しつつ、感染症対策にも配慮した貸し会議室は採用面接に最適です。採用活動に貸し会議室を使うメリットとして次の5つに着目しました。

（1）面接規模に合わせて会場を選べる

最近では、感染症対策としてパーソナルスペースの確保を求められる機会が増えました。さらに自社会議室であれば限られたスペースに人数を収容するとなると、融通が利かないこともあります。その点、貸し会議室であれば、面接規模に合わせて会場を借りられるため、パーソナルスペースを十分に確保した集団面接やグループ面接が可能です。

（2）面接内容に合わせたレイアウト

面接会場を貸し会議室にすることで、用途に合わせた会場運営が容易となります。グループ面接であれば面接会場だけではなく、待機室も必要になります。フロアごとの貸し出しができる貸し会議室であれば、待合室から面接会場への移動がスムーズになるでしょう。

また企業によって異なる面接内容であっても、貸し会議室であれば、柔軟なレイアウトが可能です。

採用面接に合わせたレイアウトの一例

（3）時間・料金のコスパがいい

貸し会議室は、会場によって施設利用が異なります。施設によっては、安く利用できますがその分利用時間が短かったり、会場がチープな造りで面接にマッチしなかったりすることがあります。逆に、お値段がある程度かかったとしても、長時間の利用で安くなったり、会場の設営をしてくれたりと採用担当者側の負担が減るサービスもあります。企業ごとに重視するポイントを見極めて、会場選びをしてみてください。

（4）豊富な備品で準備がラク

多くの貸し会議室では、豊富な備品を取り備えており、面接に必要な備品・感染症対策のためにパーテーションなどを用意しています。会社説明でよく使うプロジェクターやホワイトボード、マイクなどが部屋に取り付けられているため、準備する手間が省けます。また会場の備品を使うことで、機械トラブルがあっても施設管理者に直接相談・対応してもらえるのもメリットといえます。

（5）交通アクセスが便利

自社ビルの立地によっては駅から離れていて応募者の来館に不向きなことがあります。また地方の企業が採用活動を行う拠点として、貸し会議室の利用を検討することも。貸し会議室は、主要エリアの駅近くに立地していることが多く、面接者が迷わず会場へ到着できるのも魅力のひとつです。

■採用活動で貸し会議室を使うときの注意点

採用活動で貸し会議室を使うときの注意点

面接時には次の2つの注意点を踏まえ、採用担当者は求職者への配慮を忘れてはいけません。

（1）面接地と勤務地との違いからくる不安

面接会場は貸し会議室だが勤務地は別である場合、求職者の中には不安を感じる人もいるかもしれません。面接を貸し会議室で行う場合、事前にスペースの関係で貸し会議室にて面接する旨を伝えておけば問題ないでしょう。とはいえ、求職者が実際に働く現場を目にすることは会社理解を深めるよい機会ともいえます。可能であれば、内定までに一度会社案内やオリエンテーションなどを用意するのもひとつの手です。

（2）時期によっては貸し会議室の予約が取りづらい

いままでは就活解禁日にあわせ、貸し会議室を予約する企業が多く存在しました。しかし経団連が「就活ルール」を廃止した影響で、今後は通年での採用活動が考えられます。近年、学生の質が多様になったことや、企業側が優秀な人材を確保したいという考えから、融通の利く貸し会議室の利用が注目されています。貸し会議室の利用を検討しているのであれば早めの予約がオススメです。場所によっては最長で1年先の予約が可能な施設もあるので、予約の際には確認しておくとよいでしょう。

■面接会場づくりに押さえておくべきポイント

面接会場づくりに押さえておくべきポイント

よりよい面接になるためにも会場づくりでは、次の4つを取り入れることをオススメします。

（1）求職者がリラックスできる会場づくり

求職者が緊張で本来の良さを発揮できないのは、企業側にとっても機会損失といえます。せっかくの面接に時間を割いている以上、時間内に求職者の良さや本質を見極めなくてはいけません。求職者がリラックスして臨める面接になるよう、双方にとって適度な距離を確保しましょう。

（2）ミスマッチを防ぐための会場づくり

面接時は面接官が求職者を吟味する場だけでなく、求職者側も会社を吟味する立場だと念頭に置き、対応しましょう。入社後のミスマッチを防ぐためにも、お互いの話をじっくり聞き取れるような静かな会場づくりが大切です。

（3）面接内容に合わせた待合室の設営

面接前に求職者が過ごせる待合室の準備も必要です。面接をスムーズに運営するためにも、面接前に求職者を待合室で待機させることで、面接官の準備も求職者の心の準備も整えられます。面接時間より早めに到着した求職者の待機や受付対応のスムーズな運営にも役立ちます。

（4）面接官のための待機室も用意

1日に多くの求職者と話す面接官にも心配りは必要です。人事採用するにあたり、企業の求める人材を見極めるために集中力が求められます。面接官がリフレッシュする空間として待機室を設けることで、より質の高い人材採用にも貢献するでしょう。

■採用面接の会場選びなら、エッサム神田ホールにお任せください！

エッサム神田ホールであれば、JR神田駅から徒歩1分の立地にあり、東京駅からの乗り換えも可能です。会場は面接・筆記試験・面接官控室といった面接内容に合わせたカスタムが容易にできます。

当館では、換気システムが24時間稼働で感染症対策に抜かり有りません！さらに館内は全部屋Wi-Fi・電源を完備しているため、PCを持ち込んだ作業も可能です。面接時に必要なマイクやモニター、感染症対策のためのパーテーションなど、ご要望に合わせてご利用いただけます。

また会社説明会では、オンライン・オフラインの同時開催が可能な「ハイブリットセミナー」をご用意しております。詳しくは「動画配信サービス」をご覧ください。

面接者・求職者、双方にとって有意義な面接になるよう、会場設営のアドバイスもさせていただきます。お気軽にスタッフまでお声かけください。