いつもの会議をもっと上質に！貸し会議室を利用する13のメリット

例えばテーブルを挟んだ参加者との距離が遠くなればなるほど、穏やかな雰囲気の会議になりますが、距離がある分発言が聞き取りづらかったり、自分が参加しなくてもいいかなと気持ちが冷めやすかったりすることがあります。会議がヒートアップしやすく収拾がつかない...とお悩みであればテーブルの大きさを大きくするのもひとつの手です。

一方、テーブルを挟んだ参加者との距離が近くなるほど、積極的で本音が出やすい会議になりやすい傾向があります。

自分たちの普段の会議に変化を出したいのであれば、試しに貸し会議室を使ってみる価値がありそうです。

自分たちの会議に合わせたレイアウトを見つけて会議の質を上げていきましょう！

3．テーブルの形で会議がはかどる

あなたの会社の会議室、テーブルはどのような形をしていますか？実はテーブルには、会議の内容によって適した形があると言われています。

例えば、楕円形や半楕円形のテーブルは、会議の参加者に対して柔らかさや温かさを感じさせることができます。そのため、企画会議やブレインストーミング（ブレスト）といった発想・討論に関連した会議に良い影響をもたらします。

また、長方形や正方形といった角型のテーブルは参加者に対してフォーマルな場であるという印象を与えます。プレゼンテーション（プレゼン）やプロジェクトの進捗報告といった、発表・報告のための会議にはピッタリです。

しかし、自社の会議室のテーブルを会議内容に合わせて都度変えるとなると、労力や時間といったコストがかかってしまいます。その点、貸し会議室は、会議室に適したテーブルが完備されているので、会議内容に合わせた部屋選びができます。

いつも楕円型のテーブルでプロジェクトの進捗報告会をやっている会社は、角型のテーブルがある貸し会議室を使ってみると、いつも以上の成果が出るかもしれません。

>>エッサム神田ホールの会議室一覧を見る

ところで、会議などで席につく際に大事な席次のマナーですが、机の形によって異なるということをご存知ですか？

席次についての詳しい情報は、こちらの記事も参考にしてみてください。

>>間違えたら大変！会議で大事な席次のマナー

4．レイアウトを自在に変えられる

社内の会議室だとテーブルやイス、プロジェクターを設置しようにも配置換えが大変ですよね。貸し会議室であれば、部屋の規模は会議内容や参加人数などに合わせて変更できますし、備え付けのテーブルやイスを使って自在なレイアウトが可能です。

5．高性能機材も貸し会議室なら使い放題

みなさんの会社では、会議室に置いているテーブルや椅子、機材といった設備にいくらの費用をかけていますか？おそらく、1部屋にかけている費用が100万円未満という企業がほとんどでしょう。中には、テーブルと椅子だけがあって、プロジェクター設備などは特になく、それぞれが使用している機材を持ち寄って会議をしているという企業も多いかもしれません。

しかし、貸し会議室の中には、自動でスクリーンが降りてくるようなプロジェクター設備が完備されていたり、要人を迎えても失礼がないようなテーブルと椅子が常設されていたりする所が多くあります。

自社で会議室に対して高価な設備投資をすることは難しくても、プレゼンや会社説明会など「ここぞ」という時に、数時間あたりの金額で使用できる点はメリットと言ってよいでしょう。

会議やプレゼンでパワポ資料を作る際のポイントや、スライドを投影しながら発表する際のポイントについては、こちらの記事もどうぞ。

>>魅せる！聞かせる！会議のパワポ資料の作り方

6．駅に近い貸し会議室は来客対応に便利

みなさんの会社は最寄り駅からどのくらいの距離がありますか？最寄り駅から歩く時間として許容できる範囲は人それぞれかもしれませんが、多くの人が「10分」と答えているケースが多いようです。

つまり、最寄り駅から徒歩10分以上かかる場所にある会社に取引先をはじめとした客人を招くことは、それだけで相手の負担になっている可能性があるのです。

貸し会議室の多くは駅前や徒歩5分以内といった、駅から至近距離に立地しているケースがほとんどです。会社の雰囲気や従業員を客人に見せたいという意図があるなら別ですが、客人の負担を考えると、駅近の貸し会議室を利用することも一考の余地がありそうです。エッサム神田ホールも神田駅から行きやすい場所にあります。アクセスはこちらからご確認ください。

7．プレゼンの練習場としての貸し会議室

絶対に負けられないプレゼンの機会がある場合、みなさんはどこでどのような練習をしますか？会社の会議室で練習しますか？練習をしている声が他の人の邪魔にならないようにカラオケボックスへ行く人もいるかもしれませんね。

プレゼンを成功させたいのであれば何度もリハーサルを行って内容の構成や話し方について確認が必要です。その際にぜひ気にして欲しいことが、練習場所です。

大会議室で行われるようなプレゼンに出るのであれば、本番と同じような広さの場所でリハーサルすることをオススメします。なぜなら、普段と異なる場に立つと人は緊張しやすいからです。

社内に本番同様の広い会議室がないのであれば、そのような時こそ貸し会議室を利用したいところです。

8．合宿型の研修にも使える

新入社員やマネージャークラスを対象とした、泊まりのある研修を実施している会社は少なくありません。宿泊を伴う研修をすることで、より高い集中力や団結力をもたらします。

しかし、遠くに行けばいくほど、移動費や宿泊費などが必要になるものです。

最近は宿泊施設と提携している貸し会議室も登場してきています。費用を押さえつつ、合宿型の研修によるメリットも得られるとは、まさに一石二鳥です。

9．会議に対するコスト意識が強くなる

みなさんは普段、会議にどのくらいのコストがかかっているか考えていますか？会議のコストとして思いつくものは会場費・交通費などをあげる人が多いですが、一番多くコストがかかっているものは人件費です。

貸し会議室を使うことによって、1時間あたりの会場費や機材レンタル費を目にする機会が出てきます。すると、自然と「この会議のコストって...」と考える良いきっかけとなります。

「コストに見合った会議」を意識できるようになると、会議をしたのに何も決まらずに終わった...という無駄は減るに違いありません。

10．会議やセミナー後の打ち上げがそのままできる

会議を開催するにあたり、会議そのものと同等に重要なのが、会議後の打ち上げ準備ではないでしょうか。

支店や営業所を複数もつ会社では、年に数回は全体会議を行って方針説明や、各拠点が抱える課題の共有を行うことが多いと思います。そこで社員を集めるもう一つの目的は、その後の懇親会で意見や日頃の業務上の悩みを共有することです。

しかし参加人数が増えれば増えるほど会場探しは大変なもので、仮に居酒屋の大部屋を見つけられたとしても、居酒屋までの移動や部屋内での席移動が難しいことなど、さまざまな難題があります。

その点、貸し会議室ならその部屋をそのまま利用して打ち上げや懇親会の会場にできます。飲み物や料理も提携しているケータリング業者に依頼でき、予算や規模に合わせた注文も可能です。

会議室をそのまま利用できるので、宴会中に社内の取り組みやセミナー等のPR映像をプロジェクターで流すことも可能です。イスや机を動かして、立食形式でも開催できますので、名刺交換会の場としても活用できます。

11．控室や資材置場として複数の部屋を使える

大小様々な会議室を用意していますので、用途に応じた部屋の使い分けが可能です。

たとえばセミナーを開催する場合は、セミナー会場として大会議室を、お呼びした講師の控室および運営スタッフの控室として小会議室を用意できます。

また荷物や資料の準備室として別室を用意し、本来の会場を広くゆったりと使え、用途に応じて部屋を組み合わせることが可能です。部屋の構造によっては、大会議室をパーテーションで区切ることにより、複数の小部屋を設定できる部屋もあります。

セミナーをテーマ別に同時開催したり、参加者の状況により荷物室や休憩用の部屋として別室を用意したりできます。また、午前と午後で参加者に変動がある場合や、時間によりテーマを変えて講師が入れ替わるセミナーの場合は、パーテーションで区切れる会議室なら効率的な部屋の使い方ができ、室料も節約できますね。

12．大規模なセミナーや内定式の運営をイベント業者に頼める

大人数の参加者がいる会議や、大規模なセミナーを開催するとなると、場所探しや会場の設営を自社の人員で行うのは難しいでしょう。

会場が広くなると発表者の顔が見えにくくなりますので、カメラを設けてスクリーンに映したり、マイクやスピーカーを設営して会場内のどこからでも明瞭に声が聞こえるようにしたり、さまざまな配慮が必要です。内定式やセミナーとなると照明の演出も必要になる場合があります。そういった準備は、慣れていない人にとっては面倒に感じられますよね。

そんなときには、貸し会議室と提携しているイベント業者に任せるという方法があります。会議やセミナーの規模に合わせて、部屋のセッティングから機器の設営まで、プロが責任をもって対応します。またセミナーの進行や運営に必要な人員まで揃えてもらうことも可能です。

内定式などの式典となると、生花による飾り付けや、お祝い用のセッティングも特殊なものになりますので、失敗の許されないイベントではプロに任せると安心です。

13．大きなホワイトボードを使って広々とアイデアが出せる

会社にある会議室にはホワイトボードは1枚、または他の部屋から運んできたとしても2～3枚が限度でしょう。また、大きさも限られていますので、使い方も議題の提示や簡素な議事録にとどまってしまうかと思われます。

でも、貸し会議室ならその限りではありません。貸し会議室のラインナップの中には、壁一面をホワイトボードにした部屋もあるのです。広々としたホワイトボードなら、議題やメモだけでなく、参加者のアイデアを各自で書いてみたり、文面以外にもフローチャートやマインドマップを書いてみたり、会議の内容を広げていくことが可能です。

また、便利なのは壁面ホワイトボードの部屋だけではありません。数名ずつのグループに分けて話し合いと発表を行う場合、ホワイトボードを事前に複数借りておいて、各グループで一枚のホワイトボードを使用して話し合い、発表するといった使い方もできます。

貸し会議室のホワイトボードでしたら、使用前にきれいに清掃されています。自社の会議室でよくありがちな、拭き残しによる汚れも少なく、安心して気持ちよく使用できそうです。

■貸し会議室で会議が変わる！さっそく部屋を見てみよう！

ご紹介してきた、貸し会議室を利用する13のメリットを見ていくと、その内容は、会議の品質向上・コスト見直し効果・立地や設備の利便性の3つに大別されることが分かります。

一口に貸し会議室といっても、広さ・設備・価格は千差万別です。たまにしか行わない会議には貸し会議室を使うことにし、自社の会議室は更なる有効活用を考える...という道もあります。

エッサム神田ホールでは、NURO回線を館内に導入しているため、スムーズなネット環境があり、Zoomを活用した会議にもオススメです。ぜひ一度、最近の貸し会議室のハイセンスな内装や設備をチェックしてみてください。まずは下見だけでも大歓迎ですよ。エッサム神田ホールにある会議室の大きさ・設備・内装などの情報はこちらからどうぞ。

2016年9月16日の記事を再編集しました。