サテライトオフィスとは?知らないと損する9つの導入メリット

2020年 06月 29日

サテライトオフィスとは?

アフターコロナ・ウィズコロナの取り組みとして「サテライトオフィス」を耳にする機会が増えてきました。現状、まだテレワークと出社が社員ごとに合わせて適用させている企業がちらほらありますが、社員同士の公平差が大きな課題となっているようです。その点、サテライトオフィスを利用することでリスク分散や平等性が注目されるようになりました。今回は、サテライトオフィスを簡単に説明した上で、サテライトオフィスの導入方法についてご紹介します。

 

サテライトオフィスのメリット・デメリットを知った上で、自分たちの会社にどのように活かせるのか、ぜひ参考にしてみてください。

 

 

■サテライトオフィスとは?


サテライトオフィスとは、企業または団体から離れた場所に設けたオフィスのことを総称していいます。本社や事業本部を中心と見たときに、衛星(サテライト)のように存在することから命名されました。

会社以外の働き方として、新たな勤務地に利用されています。サテライトオフィスは、テレワークの種類の1つであり、在宅勤務やモバイルワークの仲間という位置づけになります。

 

テレワークの種類


テレワークには、次の3つに分類されます。

 

(1)在宅ワーク

1日の勤務時間のうち、一度オフィスに出勤、もしくは顧客訪問や会議参加などをしつつ、一部の時間は自宅で業務を行う「部分在宅勤務」も該当。

 

(2)サテライトオフィス勤務

所属するオフィス以外の他のオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペース、遠隔勤務用の施設を就業場所とする働き方。

 

(3)モバイルワーク

営業活動などで外出中に作業する場合。営業職などの従業員がオフィスに戻らず、移動中の交通機関や駅・カフェなどでメールや日報作成などの業務を行う形態も該当。

 

引用: 総務省(2019), テレワークの導入やその効果に関する調査結果

 

■サテライトオフィスの種類


サテライトオフィスといっても、用途や目的によって違います。サテライトオフィスは大きく分けて次の3つに分類されます。

 

(1)都市型


母体となる企業を中心に主要都市に拠点が置かれるオフィス。地方に本社を持ち、都市部に営業所などをおくことで、無駄な移動や費用を削減できる。

 

(2)郊外型


都市型と反対で、都市部に本社を持ち、郊外に営業所などを構える。郊外への移動を伴う仕事に、効率的なパフォーマンスができるとして利用者が増えつつある。

 

(3)地方型


地方の特色に合わせたオフィス展開が可能。UターンやIターン、Jターンなどによる離職率の低下・社員1人ひとりのワークライフバランスの充実に、大きく貢献すると期待されている。

 

■サテライトオフィスの導入状況


サテライトオフィスの導入状況

総務省(2019)の調査によると、テレワークを導入する企業は徐々に増えてきました。テレワーク導入の関心の高さが垣間見えます。いままでの働き方として会社への出社がメインな考え方でしたが、テレワークの導入で新たな雇用や労働生産性の向上が期待されています。

 

■サテライトオフィスのメリット・デメリット


サテライトオフィスを導入するにあたってのメリット・デメリットは次のポイントが挙げられます。

 

・メリット


サテライトオフィスのメリット

1.通勤時間の削減

いままで通勤にかけていた時間を別の作業に充て、社員1人ひとりが有意義な時間として利用できるでしょう。また、営業活動の中心地に移動時間の短縮や顧客へのスムーズな対応が期待できます。

 

2.経営コスト削減

支店を抱えるよりも安くコストが抑えられ、本社と変わりないパフォーマンスができます。また、交通費や残業代などの削減も可能。

 

3.生産性の向上

仕事効率を上げるために、生産性の向上を言われてきましたが、個々によって限界があります。勤務地を変えることで、作業に充てる時間にゆとりが出たり、空いた時間をプライベートに活用したりとメリハリを持たせられます。

 

4.育児や介護との両立

仕事を決めるポイントとして、自宅からの会社の距離を重要視している人は多いです。また、人生のターニングポイントである育児や介護との両立において、働きやすさの実現にサテライトオフィスは大きく貢献します。

 

5.災害時のリスク配分(BCP対策)

突如訪れる自然災害の中でも、事業を続けていく地盤作りは経営に欠かせません。リスクの分散で、事業が滞ることを防げます。

 

6.地方創生

人口が都市部に集中してしまことによる限界集落や高齢化が後を絶ちません。一企業として社会や地域の発展に貢献できます。

 

7.人材確保・離職率の低下

地域や都市部の優秀な人材の確保や離職率の低下、新規顧客の獲得にも活用できる。

 

8.ストレス軽減

働く場所に縛られることなく、心身ともにゆとりを持って仕事に臨める。また、気分転換もしやすく柔軟な視点を生みやすい。

 

9.CO2削減等の地球温暖化対策

交通や施設運営に伴うCO2を削減することで、社会貢献や企業イメージの向上などに期待されます。

 

・デメリット


サテライトオフィスのデメリット

1.コミュニケーションや情報共有

いまでは、ZoomやSkypeなどのコミュニケーションツールの発達で不自由を感じず、意思疎通を取れるようになりました。しかし、個々の通信環境によってはノイズが多くて聴き取れなかったり、細かなニュアンスの違いが生じたりといった問題が出てくることもあるでしょう。伝達ミスやコミュニケーションの質を向上させる課題に取り組む必要があります。

 

2.セキュリティ

ICT(情報通信技術)環境の整備をおろそかにしてしまい、重要データの流出や悪用などが想定されます。また、会社支給のPCではなく、個人PCにて企業データを取り扱う場合、リスクはさらに高まるでしょう。企業データ保護のために、セキュリティブラウザの導入をオススメします。

 

3.評価基準のルール化

対面での管理下において個々のスキルや能力値をみて、評価反映する企業が多かったですが、テレワークが進むにつれ、仕事の成果や結果のみで評価されることが懸念されます。あるいは、上司からの監視下から解放され、社員の生産性が落ちるのではと考え、導入をためらう企業もいます。勤務状況や仕事内容などをこまめに管理し、テレワークに合わせた評価基準を設けるべきでしょう。

 

4.ストレス

サテライトオフィス下では、社員1人ひとりが自己責任で業務に当たらなくてはいけません。効率よく仕事ができる人もいれば、怠けてしまう人、正当な評価を受けるためにと頑張りすぎてしまう人とさまざまな社員がいます。個々によって感じるストレスにバラつきが生じやすいため、コミュニケーションを密にとる必要があります。

 

■サテライトオフィスに関する助成金や補助金


サテライトオフィスに関する助成金や補助金

働き方改革を進めるために、国や行政などから助成金や補助金を受け取れます。サテライトオフィスを検討している企業・事業所はぜひ活用してみましょう。

 

・テレワークマネージャー相談事業


Web会議・電話にて、テレワークに適したシステムや情報セキュリティ、勤怠労務管理などの情報提供や相談を行っています。コンサルティング費用は無料で、全国を対象に行っています。(公式サイト:総務省「テレワークの推進」)

 

・サテライトオフィス設置等補助事業


東京都では、従業員の自宅付近に設置するサテライトオフィスを推奨しており、設置に伴う整備・運営費の補助を行っています。(公式サイト:東京都「サテライトオフィス設置補助事業」)

 

・働き方革新推進支援助成金(テレワークコース)


時間外労働の制限やその他の改善・仕事と生活のバランスを推進するために、サテライトオフィスにて就業するテレワークに取り組む中小企業事業主に対して、実施費用の一部を助成している。(公式サイト:厚生労働省「働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)」)

 

・IT導入補助金


中小企業や事業主がITツール導入の際に活用できる補助金。費用の1/2、最大450万円の補助を申請できます。(公式サイト:総務産業省「IT導入助成金」)

 

■サテライトオフィス導入の手引き


サテライトオフィス導入の手引き

サテライトオフィスを導入しようとした際に、会社規模によって導入への懸念点や不安点が異なってくるでしょう。今回の手引きは、導入にあたっての全体像をご紹介しておりますので、企業ごとに必要なポイントを選択してくださいね。

 

1.導入の全容を把握


企業によってチーム体制は異なります。そのため、部署・チーム間での連携の取り方や意思決定権の所在が明確になるよう、全体像をつかんでおきましょう。

 

(1)導入目的を明確にする

(2)導入対象者や業務、実勢頻度を決める

(3)テレワーク実施で考えられる課題を洗い出す

 

2.セキュリティ対策


テレワーク導入で問題視される、情報セキュリティ。企業や顧客などの情報の取り扱いにおいて、セキュリティルールを設けることがテレワークの基盤作りに重要です。人を介した人為的なセキュリティ(PC画面が第三者にのぞき込まれるなど)はもちろん、PCやネットなどを介した技術的なセキュリティ(マルウェア、なりすまし、PCウイルスなど)への対策を準備しましょう。

 

3.ルールの整備


情報の取り扱いだけでなく、サテライトオフィスが適用する条件の規定、勤務管理や評価基準など、テレワークを実施するためのルール作りが大切です。このルールを基に、実際にテレワークを導入し新たな課題や反省を踏まえ、よりよいテレワーク環境の整備につながります。

 

4.ICT環境の整備


個々のICT環境にゆだねることで、テレワーク導入が早い段階で着手できますが、デバイスのスペックに違いが出てしまいます。職種や事業部ごとにICT環境が異なるので、企業・事業主は適切にICT環境の整備を行うとよいでしょう。

 

■まとめ:エッサムでは、サテライトオフィスのご利用が可能!


エッサムでサテライトオフィスのご利用が可能

アフターコロナ・ウィズコロナで注目されるサテライトオフィスですが、まだまだ浸透していないのが現状です。従業員の健康面を考え、一時的な緊急対応で社員のテレワーク場所を確保する企業も出てきました。

 

ただ、急にオフィス契約をしようにも何かと手間がかかり大変ですよね。。。

 

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