会議の善し悪しはアジェンダで決まる！

2019年 11月 26日

会議の善し悪しはアジェンダで決まる！

新入社員にとって耳慣れない言葉として、筆頭に上がるのが「アジェンダ」です。ある日、上司から「今度の会議のアジェンダよろしく！」といわれても、「何をどうしたらいいのか...そもそもアジェンダって何？！」と戸惑ってしまいますよね。アジェンダは、会議の質・進行を左右する重要な役割です。今回は、アジェンダがどのようなものなのか、アジェンダの重要性についてまとめました。

■アジェンダとは？

1.アジェンダ、レジュメ、議題の違い

2.日本でアジェンダが使われるようになったきっかけ

■アジェンダとは？

アジェンダとは英語で「Agenda」と書き、会議の議題や進行表として使われます。アジェンダがあることで、会議の内容を事前に把握でき、より会議の質を高めるアイテムとして活用されています。

1.アジェンダ、レジュメ、議題の違い

よくアジェンダをレジュメや議題と同じと思っている人がいますが、それぞれ使い方が異なります。間違えると恥をかいてしまうかも知れませんので、しっかり覚えておきましょう。

アジェンダ：会議の議題や進行表。
レジュメ：会議やプレゼンで発表する内容をまとめた資料。
議題：会議にかけて討議する題目。

ちなみにAgendaは英語で「議事日程」という意味があるため、インデックスやアウトライン、コンテンツとしての意味とも混同する人がいるようです。ビジネス上の会話でアジェンダと聞いたら、打ち合わせや会議を意図していると心の片隅に留めておきましょう。

2.日本でアジェンダが使われるようになったきっかけ

そもそもなぜ、アジェンダが使われるようになったのでしょうか。アジェンダという言葉は、1992年6月3日～14日に開催された「地球サミット」で取り入れられた行動プログラム「アジェンダ21」が始まりといわれています。この会議では、各分野の行動指針からアジェンダ21を実施するための主要な方策を簡略化し、それぞれがどの分野でどのように働きかけるかについてまとめています[1]。国際的な会議において、会議の円滑な運営・進行にアジェンダが一役買ったことは、偉業であると賞賛できますね。

3.アジェンダを行う重要性・メリット

アジェンダを取り入れる前は、会議といえば議題は何か、時間がかかる、意見がまとまらないと時間ばかりが過ぎていくものでした。しかし、アジェンダを取り入れたことで、事前に議題を把握でき、会議当日の円滑な進行ができるようになりました。限られた時間をより有効活用するためにも、良質なアジェンダを準備することが有意義な会議への鍵となります。

■アジェンダ作成のコツ

アジェンダは誰がいつ見ても分かるようにしたいため、基本的にはアジェンダテンプレートを使用しましょう。会社オリジナルの項目がある場合は、テンプレートを会社に合わせてカスタムすることをオススメします。

1.ゴールを明確化する

無駄な会議の原因のひとつとして、会議で何を決めるかというゴールがあやふやなことがあります。ゴールを明確にすることで会議の目的に合わせて、どのような事柄を決定し、いつまでに実行するのかというToDoがピックアップできます。

2.ポイントを押さえて書く

アジェンダには下記の項目について、要点を押さえてまとめましょう。ただ書けばいいという訳ではなく、会議の議題に沿って必要な事項に触れることで、正確に内容を周知できます。アジェンダ作成の際には、議題を詰込み過ぎてしまうことを注意しましょう。アジェンダは、あくまで簡潔明瞭に参加者へ伝達するツールとして活用します。

・会議名
・会議目的
・参加者名
・会議時間（配分）
・場所
・議題
・配布資料
・備考

もし会議内容に変更や修正が生じたならば、アジェンダ作成者は速やかに参加者への伝達を行いましょう。

3.シミュレーションしてみる

アジェンダを元に、ファシリテーター（司会進行役）が会議の舵取りを行い、アジェンダに沿って会議を進めて行きます。アジェンダからファシリテーターへいいバトンをつなぐためにも、アジェンダでの時間配分や見落とし箇所がないかチェックしてみるといいでしょう。

アジェンダとファシリテーターを一緒に任されることも時にはあります。そのときには、「デキる会議のファシリテーターが使っているアジェンダと便利なフレーズ9選」を参考にしてみてくださいね。

■アジェンダテンプレート

アジェンダの作成方法は、会社ごとに違いがありますので、下記テンプレートをアレンジして使いましょう。

Excel版のアジェンダ

PowerPoint版のアジェンダ

Word版のアジェンダ

■アジェンダ作成者のためのメール例

アジェンダの作成ができたら、下記内容を参加者へ伝達しましょう。

件名：○月○日会議詳細のお知らせ

○○ 各位

お疲れ様です。
●●部の山田です。

表題の件でご連絡いたしました。
会議詳細が決まりましたので、各位ご確認お願いいたします。

■会議詳細
日時：○月○日　11：00～13：00
場所：第一会議室
参加者：
議題：
　1.～～
　2.～～

以上です。

都合により出席できない場合は、
次の木曜日までにその旨を山田までご連絡ください。

当日は何とぞよろしくお願いいたします。

＝署名＝

■会議を効率化するための3つのポイント

時間は刻一刻と過ぎ去ってしまいます。せっかく開催した会議を有意義なものにするためにも、次の3つは運営に取り入れましょう。

1.アイディア出しの円滑

ブレーンストーミングのようなアイディアを出し合う会議の場合、誰からも意見が出ないのはいたずらに時間が過ぎてしまい非常にもったいないです。意見が出ない理由として、問題を解決する意見を考えがちなことがあります。本来、どんなアイディアでも受け入れるのがブレーンストーミングのメリットです。時間配分を決めたり、1人1つは発言したりするなど会議を始める前にルールを決めておくとよいでしょう。出された意見を精査するのは、あとで意見をまとめる時間を確保すれば解決します。

2.時間配分、効率化

会議の中で気づけば脱線、雑談をして時間がズルズルと過ぎているということありませんか。議題に沿った話を決めていく上で、どんな判断基準・資料が必要かあらかじめ準備しておくことで時間の節約になります。また、ファシリテーターを置くことで進行や発言者の選定など、円滑に会議を進める手助けをしてくれます。

3.冗長的にしないための決議運営

長い会議をしたのに、結局何も決まらなかった...。会議参加者にとって、会議に割いた時間は本来の通常業務に取って代わった貴重な時間です。そうであるにもかかわらず、時間を無駄にしてしまっては元も子もありません。会議を行うからには、なんらかの結論を出し、次回までのToDo設定を行いましょう。結論の出し方として、長期目標・中期目標・短期目標とものごとを細分化することで決定すべきことが明確になるのでオススメです。

■効率のいい会議のご相談はエッサムへ

アジェンダがあるかないかで、会議の質は180度違いが生まれます。アジェンダが何か分からないといって、尻込みするのではなく、今回ご紹介したアジェンダテンプレートを元に書くことから始めてみましょう。

発表者やファシリテーターとの連携は、アジェンダの善し悪しで左右されます。アジェンダができてすぐに参加者へ配布するのではなく、円滑な会議運営のためにも先手を打って用意することを心がけてみてください。

エッサムでは、会議室として場所の提供だけではなく、利用者がより有意義な時間を過ごせるようスタッフ一同で改善・提案を行っております。いままで貸し会議室といえば、場所を貸すだけ貸して利用者の自由に使用するだけでした。もちろん、明確な利用ができる人にとって自由に使えることはとても魅力的です。ただ、今の会議現状を本当に解決・改善をしたいというのではあれば、新たなカードを切るタイミングと感じます。

私たちエッサムは貸し会議室のプロとして、これまで培った経験とノウハウで会議準備や運営などのアドバイスやお手伝いを行っております。お気軽にご相談くださいね。

参照先：

[1]^ 環境省, 国連環境開発会議（地球サミット：1992、リオ･デ・ジャネイロ）, アジェンダ21（行動計画）の構造

http://www.env.go.jp/council/21kankyo-k/y210-02/ref_05_2.pdf