企業イベントの会場選びで必ず見るべき9つのポイントを解説！

記念式典とは、会社に関わる特定の出来事や記念日を祝うために行われる式典です。レセプションパーティーはその後に行われる懇親会や祝宴のことを指します。一般的には、重要な節目や成果を祝うために開催され、関係者やゲストとの交流・感謝の意を表す場として利用されるイベントです。開催の目的として、社内外との結びつきを強めることや、自社の商品やサービスの認知度向上などが挙げられます。

・表彰式

表彰式は、個人あるいは団体の優れた業績や功績を称えるために行われるイベントです。優秀な成果や行動を評価し、その功績を公に認めることで、励みやモチベーション向上に貢献します。表彰式の目的はもちろん表彰することですが、他にもメリットがあることをご存知でしょうか。それは、表彰される人にとってワーク・エンゲージメントが高まる場であり、表彰式に参加する人にとっても仕事への指標や、正当な評価を出してもらえるなど会社への信頼度向上にも期待されます。

・キックオフイベント、社員総会

キックオフイベントは、新しいプロジェクトや活動のスタートを切るためのイベントであり、社員総会は企業内での重要な意思決定や情報共有の場です。それぞれ、目標や方針の共有、チームの意気込み、コミュニケーションの促進が行われます。どちらも組織の団結力向上やインナーブランディングにうってつけのイベントです。

・社内コンテスト

社内コンテストは、社員が自身の能力やアイデアを競い合う場です。スピーチやプレゼンテーション、デザインなどコンテストの内容は会社ごとに変わります。社内コンテストでは、コミュニケーション能力やプレゼンテーションスキルの向上を図るとともに、アイデアの共有やフィードバックを得ることが目的です。社員同士で切磋琢磨することで、社内人材育成や人材発掘が期待できます。

・入社式

入社式は、新入社員が企業に入社する際に行われるイベントです。社内のルールや文化、価値観などについての説明や歓迎の意を表す場として行われます。従業員として向かい入れる会社としても大きなイベントのひとつですよね。

・内定式

内定式は、採用が決定した学生や新卒者を対象に、その内定を受け入れる意思を表明する式典です。企業側からの歓迎や契約の交わし、新入社員としてのスタートを祝う場として行われます。昨今、内定が決まってから実際に入社するまでに長い期間空いてしまうことも...。内定式は、同期の内定者をつなげる場を設けたり、内定者フォローを行ったりすることで入社前の離職を防ぐことが期待されます。

・展示会

展示会は、特定のテーマや産業分野に関する製品やサービスを展示するイベントです。企業や団体が自社の製品や技術を紹介し、顧客や関係者との交流や情報発信を行います。展示会には、合同説明会といった複数の企業がテーマに沿って出展している場もあれば、プライベートショーのような一企業あるいはグループ会社の技術・サービスをPRする場もあります。

・株主総会

株主総会は、株主が企業の経営に関する意思決定を行うための会議です。会社の業績や方針についての報告や議決が行われ、株主の意見や権利を行使する場として重要な役割を果たします。株主総会の開催には入念な準備が必要です。

>>新任担当者のために失敗しない株主総会の運営方法を伝授！

・懇親会

懇親会は、仕事や学びの場以外で交流や親睦を深めるために行われるイベントです。リラックスした雰囲気の中で、参加者同士がコミュニケーションを取り合い、人間関係を構築したり強化したりする場として利用されます。会社で行う懇親会には、歓送迎会や忘年会、新年会が含まれます。

>>セミナー後の懇親会は貸し会議室で開くのが最適。その理由とは？

■企業イベント開催のための会場選びのポイント9つ

企業イベント開催にあたって、次の9つを元に会場を選んでいきましょう。最終決定は、必ず下見に行ってから決めることをオススメします。

（1）目的・目標の設定

イベントごとの開催目的を把握したら、企画したいイベントの目的や目標を明確にし、それに合った会場を選ぶことが重要です。例えば、社内コンテストや株主総会であれば静かで落ち着いた場所がよいですが、記念式典や展示会ならば広々とした会場が必要です。

（2）アクセス

参加者がアクセスしやすい場所にあるかどうかも重要です。公共交通機関や駐車場の利便性を考慮し、交通アクセスのよい場所を選ぶことがポイントです。最寄り駅から遠かったり、場所が分かりづらかったりすると参加者の満足度が低くなりやすいので、注意しましょう。

（3）収容人数

イベントの規模に合わせて収容人数を考慮しましょう。人数が多すぎると狭苦しく、人数が少なすぎると会場が寂しい印象を与えてしまいます。収容人数については、会場の公式サイトに記載されていることが多いので、事前にチェックしておきましょう。

（4）会場の内装・レイアウトの自由度

イベントのテーマやコンセプトに合わせて、会場の内装やレイアウトを自由に変更できるか確認しましょう。柔軟性があり、自由度の高い会場を選ぶことで、イベントの演出や雰囲気作りがしやすくなります。もし会場準備に時間を掛けられないが豪華にしたいのであれば、ラグジュアリーな会場を探すのも手です。また、新入社員研修では、レイアウトの自由度が高く、常設備品が無料で使えるところがオススメです。

（5）会場設備

イベントに必要な設備や機器が揃っているか事前に確認しましょう。プロジェクターや音響機器、マイクなどが必要な場合、それらの設備が充実しているかをチェックしましょう。イベントで使用したい機材が無い場合、自分たちで機材を搬入する必要も出てきます。搬入時の動線を含めた会場の広さを考慮しておきましょう。

（6）電波状況

今のご時世、電波状況は運営側も参加者側もネックになる項目です。スマートフォンやPCを利用する場合、電波状況が良好であることは非常に重要です。通信環境が悪いと、参加者が不便を感じる可能性があるため、電波状況を下見の際に確認しましょう。

（7）飲食の可否・ケータリングの有無

イベント会場で飲食が許可されているか、またケータリングサービスが利用できるかどうかも調べておきたいポイントです。飲食が禁止されている場合やケータリングサービスが提供されていない場合、別途手配が必要となります。

（8）会場利用のルール

会場の利用に関するルールや制約を事前に確認しましょう。音量や利用時間、ごみの処理方法など、会場側が定めたルールに従う必要があります。会場を利用する際には、イベントの時間だけでなく準備や片付けの時間も考慮して予約するようにしましょう。

（9）利用料金

予算内でイベント会場を選ぶために、利用料金をしっかりと確認しましょう。会場費だけでなく、追加料金やサービス料なども含めた総額を把握し、コストパフォーマンスを考慮して選ぶ必要があります。会場によっては、会場にすでにある備品は追加料金無しで利用可能なところもあるので、分からないことがあればスタッフさんに質問しましょう。

■エッサム神田ホールで企業イベントの開催可能！

企業イベントと一言でいってもその種類はさまざまです。イベントの目的や目標に合わせて、よりよいイベントを開催していきましょう！

エッサム神田ホールでは、神田駅から徒歩圏内に3つの貸し会議室専用ビルがございます。貸し会議室と聞くと、会議をする場所のイメージがありますが、利用の幅は会議室だけにはとどまりません。

全37部屋の貸し会議室は、企業イベントの趣旨に合わせた会場を選ぶことが可能！壇上付きのホールもあれば、高級感ある会議室、最大175席の会議室などがございます。

またイベント運営において、ご不明点等がございましたら、当館には常駐スタッフがおります。機材のトラブル等が起こった時にすぐに相談できるため、安心してご利用いただけます。

貸し会議室に完備されているパントリーがバーカウンターへ早変わりすることも！懇親会・パーティーの開催のご相談も可能です。また、エッサム神田ホールには、新入社員研修でよく行う「声だし研修」や「ビジネスマナー研修」などの広いスペースが求められる会場もご用意しております。

どの部屋も事前見学が可能ですので、気になるお部屋がございましたら、お気軽にお問合せください。