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オフサイトミーティングのメリット・デメリットとは?成功させるためのポイント解説!
2024年 01月 31日
業務効率化や組織改変の手法で注目を集める「オフサイトミーティング」。オフサイトミーティングを開催したいけど、何から手を付けてよいか分からない担当者も多いのではないでしょうか。
今回は、オフサイトミーティングがどのようなモノか、メリット・デメリットを含めご紹介します。
目次
■オフサイトミーティングとは
オフサイトミーティング(off-site meeting)は、直訳すると「現場から離れた会議」といいます。欧米企業の組織開発の手法として認知されており、近年日本でも取り入れられるようになりました。
社内の環境下で行う会議やミーティングを「オンサイトミーティング(on-site meeting)」というのに対し、社外の環境下で行う会議やミーティングを「オフサイトミーティング」と区別しています。
オフサイトミーティングでは、上下関係を気にせず意見を述べることが大前提です。普段とは異なる環境で会議することで、新たな視点を得られたり、参加者との親睦を深めたりすることが期待できます。
オフサイトミーティング®は、株式会社スコラ・コンサルトが2001年に登録商標しています。(1)
欧米の風土で培われたオフサイトミーティングの形を日本の風土に最適化させ、広めてきたリーディングカンパニーです。オフサイトミーティング®は、「気楽にまじめな話をする」をコンセプトにしており、日本各地で行われているオフサイトミーティングの原型とされています。
■オフサイトミーティングのメリット
オフサイトミーティングには、次の4つのメリットが存在します。それぞれについて見てみましょう。
1.チームワークの向上
オフサイトミーティングでは、普段接点のない他部署や他支店同士でグループを組むことにより、意見交換をするチャンスです。同じ課題でも立場や環境が違えば、人の意見は多岐に渡ります。課題や問題点への理解が深まり、所属部署だけでなく、組織全体で見た時のチームワークの向上が期待できます。
2.ミーティングに集中できる
社内で行っていた会議中に、急な来客や電話で中断された経験がある人もいるのではないでしょうか。
オフサイトミーティングはその名の通り、現場あるいは会社から離れた場所でミーティングを行うため、中断されることなく集中して話し合いに臨めます。
3.新しいアイディアが生まれやすい
これまで新しいアイディアが生まれるためには、人の知能や能力に答えを求める論文が多くありました。しかし、近年では環境の与える影響が新しいアイディアの創造性にも関係しているということが分かってきました。
普段から見慣れた場所でのミーティングでは、話し合いにも行き詰まりが生じやすいものです。非日常の環境下なら新しいアイディアが生まれやすかったり、見落としていた視点の発見をしたりと、活発なミーティングが行えるでしょう。
4.仕事の疲れをリフレッシュ
海外でのオフサイトミーティングは、イベントの余興のひとつとして捉えられている側面もあります。オフサイトミーティングを非日常的な環境、例えばキャンプ場やプール付きのロケーションで行い、立場や所属に関係なく思っていることを発言します。オフサイトミーティング後には必ずと言っていいほど親睦会を開催するので、オフサイトミーティングをきっかけに話に花が咲き、組織の親睦を深めることにも貢献しています。日本でも会社を離れ、海や山といったリゾート地でオフサイトミーティングを行うことも増えてきました。
■オフサイトミーティングのデメリット
魅力の多いオフサイトミーティングですが、デメリットも存在します。オフサイトミーティングを検討する際には、デメリットも含め検討しましょう。
1.施設利用料などの費用がかかる
社内の会議室を利用する場合は、直接的な費用が発生する訳ではあります。しかし、社内で会議をするにあたり、電気代や参加者の人件費、維持費などの間接的な費用を考える人は少ないのではないでしょうか。そのため、オフサイトミーティングのように現場から離れた場所を借りて会議を行うことで、施設利用料などの費用がかさむことに対し、よい印象を持てない人もいます。開催するにあたって、自社内で行うべきか、社外で行うべきかを検討しておきましょう。
2.参加者の事前準備が必要になる
社内で行われる会議のような手軽さに対し、オフサイトミーティングは準備に手間がかかります。参加者の日程調整はもちろん、参加者の抜ける業務の引継ぎや調整が必要です。オフサイトミーティングを開催する場合、十分な日程を確保し、準備を事前に行うべきでしょう。
3.雑談で終わってしまう可能性がある
オフサイトミーティングを実行しようと場所を変えミーティングしたとしても、ミーティングの内容や進行がいつもと変わらないのであれば、オフサイトミーティングの意義がありません。かといって、参加者が好きに発言しているだけでは意見がまとまらず雑談で終わってしまう可能性もあります...。
オフサイトミーティングの参加者には、意義や目的を伝え、話をまとめるファシリテーターを用意しておくとよいでしょう。
>>デキる会議のファシリテーターが使っているアジェンダと便利なフレーズ9選
■オフサイトミーティング成功のポイント
オフサイトミーティングの開催にあたって、事前準備・当日・終了後でそれぞれどのようなことを意識しておくべきか、ポイントをまとめました。
◎事前準備
オフサイトミーティングの成功は、事前準備で決まるといっても過言ではありません。開催前に行うべきポイントを見ておきましょう。
・ミーティングの目的とテーマを明確にする
なぜオフサイトミーティングを行うのか、開催目的やテーマを明確にしておくべきです。この軸がぶれてしまうと、現場外で開催しても意味がありません。時間や費用などのコストをかけるからには、組織の抱える問題点や課題に目を向け、参加者の話し合いを活発にするテーマを選びましょう。
・参加者を選定し、ミーティング内容を共有する
ミーティングへの参加者を全員にするのか、選抜するのかを決めていきます。大人数での参加となった場合、小グループを組むとよいでしょう。小グループのため参加者みんなが意見を出しやすく、話がまとめやすくなります。
参加者が決まったらミーティング内容を共有することで、把握しておくべき情報や事前に必要な資料などを準備しやすくなります。
・オフサイトミーティングの日時や会場を選定する
参加者の予定を確認し日時を決めていきます。オフサイトミーティングの内容やテーマ、参加人数に合わせて会場を選定し、予約を取りましょう。会場選びでは、「アクセスの良さ」や「設備の充実度」、「キャパシティーに余裕がある」などを確認します。
◎当日
ミーティング当日は、会をスムーズに進めるための司会進行が重要です。次のポイントを押さえておきましょう。
・グランドルールを設ける
グランドルールとは、会議やミーティングを円滑にするために予め定めておくルールのことをいいます。オフサイトミーティングは、立場や所属に関係なく思ったことを言うための場なので、開催前には参加者へ周知しておきましょう。
・活発な意見交換ができるようアシストする
通常の会議であれば議題に対し、結論を出すことが求められます。しかし、オフサイトミーティングの場合、問題点や課題に対し、さまざまな視点から意見を出し合うことで新たなアイディアを生み出すことが大切です。活発な意見交換ができるよう司会者やグループリーダーを設け、意見が出せていない人がいたら、アシストしてあげるとよいでしょう。
・話の流れに応じた柔軟な進行を意識する
会の進行をするにあたりスケジュールを組みますが、時間は余裕をもっておくようにしましょう。話の流れによっては話に熱が入り、より議論を煮詰めていくことも。進行をスムーズにするためにスケジュールを設けているはずが、スケジュールに縛られて進行したことで有益な意見を失っては本末転倒です。司会を任された人は焦らず、状況に合わせて対応してみましょう。
・メリハリを付ける
時間丸々使ってミーティングするのではなく、小休憩やアクティビティをこまめに取り入れましょう。グループの参加者に初対面の人がいれば、緊張を解くためにも軽いレクリエーションをやってみるのもオススメです。
また、ミーティングの合間にアイスブレイクを入れることで、参加者の意識にもメリハリがついて、より有意義なミーティングとなります。
>>定番から変わり種まで、会議の緊張を一気にほぐすアイスブレイク集
◎ミーティング終了後
ミーティング準備から当日の運営までこなしたら、あとは会のまとめを残すのみ。事前準備の際に、ひな型を用意しておくとよいでしょう。
・参加者へミーティングのアンケートを取る
ミーティングが終わったら、参加者へアンケートを取りましょう。参加者の評価をまとめておくことで、次回の開催に活かすことができ、よりよいオフサイトミーティングを開催できます。もし可能であれば、参加前と参加後の考え方の変化も聞けるとなおよいでしょう。
■エッサム神田ホールでオフサイトミーティング!
オフサイトミーティングを行うことで、組織の課題や問題点へ向き合い理解を深められます。部署間の連携や親睦を深めるのに、オフサイトミーティングは最適です。従来の会議の在り様に疑問を感じているのであれば、試してみる価値ありです。
エッサム神田ホールでは、オフサイトミーティングの開催が可能です。エッサム神田ホールは、神田駅から徒歩2分の場所に専用ビルをご用意しております。館内はNURO光を開通しているためネット環境も充実しています。また、会議やミーティングに必要なプロジェクターやスクリーンなどの備品も完備しているため、会議のための備品を持ち込む必要がありません。クリエイティブな話し合いを行いたいのであれば、天井から床までホワイトボードウォールのクリエイティブルームもございます。
オフサイトミーティングの会場をお探しの方は、一度当館へ見学してみてはいかがでしょうか。館内常駐のスタッフがご案内いたします。
参照元:
(1)^ 工業所有権情報・研修館サイト.特許庁.特許情報プラットフォーム. https://www.j-platpat.inpit.go.jp/ ,(参照 2024-01-26)